Mötesfunktionärernas och mötesdeltagarnas roller

Ordförandens roll
Ju formellare möte, desto viktigare är ordförandens roll. Han eller hon förbereder mötet genom att skriva en möteskallelse och en föredragningslista. Han eller hon måste också förbereda de ärenden som skall behandlas under mötet.
Ordföranden leder mötet. Han eller hon skall:

• hålla fast vid en klar agenda
• få fram klara beslut inom en rimlig tid
• se till att tidsramarna för mötet håller
• låta alla mötesdeltagare yttra sig
• avsluta mötet med ett sammandrag så att nyttan av besluten blir klar för alla.

Om mötet måste rösta om en fråga så leder ordföranden omröstningen och delger mötesdeltagarna resultatet i valet. Ordföranden har ansvar för att protokollet blir skrivet. Han eller hon bör också se till att de beslut som fattas på mötet verkställs inom utsatt tid.

Sekreterarens roll
Sekreteraren sköter om de praktiska arrangemangen i samarbete med ordföranden. Han eller hon kopierar möteshandlingar och postar dem, reserverar mötesrum och organiserar trakteringen vid mötet. Sekreteraren skriver också protokoll under mötet, samt ser till att protokollet justeras efter mötet och att de andra mötesdeltagarna får ta del av det. Han eller hon ser också till att protokolljusterarna får protokollet och kan skriva under det.
På ett mycket informellt möte är sekreterarens uppgift i första hand att föra anteckningar under mötets gång samt därefter skriva ett protokoll som skickas ut till alla mötesdeltagare.
Protokollet skall vara kort och koncist, och det skall klart framgå vilka beslut som fattats.

Protokolljusterarnas roll
Protokolljusterarna skall granska att sekreteraren antecknat alla beslut och händelser under mötet korrekt. Dessa skall liksom sekreteraren göra anteckningar under mötet för att sedan kunna granska det protokoll som sekreteraren skrivit. Protokolljusterarna skall sedan justera protokollet genom att underteckna det.

Mötesdeltagarnas roll
Mötesdeltagarnas uppgift är att påverka de beslut som fattas på mötet. För att bättre kunna göra det bör deltagarna förbereda beslutsärendena genom att bl.a. fundera på bakgrunden till ärendet och tidigare beslut som fattats om liknande ärenden, alternativa lösningar samt följderna av dessa.
Som mötesdeltagare kan man diskutera ärendet med de andra deltagarna och leta reda på information om ärendet på förhand. På det sättet kan man sammanställa ett eget förslag och försöka vinna understöd för det.
Mötesdeltagarna ber alltid om ordet av ordföranden, även på mycket informella möten. Ordföranden delar ut taltiderna i den ordning de begärts. Inläggen ska vara klara och korta, och enligt god mötessed inleder man alltid yttrandet med ”Ordförande,..”. Detta är ovanligare vid informella möten.