Kategoria: 1. Mitä on puheviestintä?

Vinkkejä tehokkaaseen kuunteluun

• Älä totea heti alkuun, ettei aihe kiinnosta sinua. Tällöin et aktivoidu kuuntelemaan. Suhtaudu sen sijaan avoimin ja myönteisin mielin niin puhujaan kuin asiaankin.

• Älä arvioi asian arvoa ennakkoluulojen, esiintyjän ulkoisten piirteiden tai tämän esiintymistavan perusteella. Esimerkiksi harjaantumaton esitystapa ei automaattisesti merkitse asiasisällön huonoutta.

• Vältä keskittymistä toisarvoisiin seikkoihin, kuten vaikkapa puhujan puhetapaan tai ulkonäköön. Pyri kiinnittämään huomio sen sijaan itse sanomaan.

• Malta olla takertumatta sisällön epäolennaisuuksiin tai yksityiskohtaisiin ”nippelitietoihin”. Muuten kokonaisuus jää hahmottamatta. Yritä sen sijaan poimia olennainen ja keskittyä siihen.

• Muistiinpanojen tekeminen edistää aktiivista kuuntelemista, mutta liika on liikaa. Mikäli keskityt yksinomaan kirjoittamiseen, et kykene enää kuuntelemaan tarkkaavaisesti. Älä siis pyri kirjoittamaan kuulemaasi ylös sana sanalta, vaan suosi avainsanoja ja lyhyitä lauseita. Viestin muotoileminen omin sanoin edistää myös sisällön ymmärtämistä.

• Seuraa sisällön rakentumista esimerkiksi juuri muistiinpanojen avulla. Se auttaa olennaisten seikkojen havainnointia.

• Suosi arvioivaa kuuntelemista. Se tarkoittaa asiasisällön kriittistä tarkastelua, tosiasioiden ja mielipiteiden erottamista toisistaan ja puhujan esittämien perustelujen punnitsemista.

• Älä keskity pelkkään faktaan, vaan arvosta myös esimerkkejä ja käytännön sovelluksia. Ne havainnollistavat kuultua.

• Älä sulje korviasi asioilta, joista olet eri mieltä puhujan kanssa. Tarkkaavainen kuunteleminen ei tarkoita automaattista samanmielisyyttä. Omien ajatusten vertailu esiintyjän näkökulmaan on suotavaa, sillä se edistää syvällistä ymmärtämistä.

• Ole kärsivällinen. Älä tee puutteelliseen tietoon pohjautuvia johtopäätöksiä, vaan päätä oma näkökulmasi asiaan vasta, kun olet kuullut kaiken, mitä puhujalla on sanottavanaan.

• Suosi reflektiivistä kuuntelemista. Ole vuorovaikutuksessa puhujan kanssa, kysele rohkeasti ja varmista, että olet ymmärtänyt sanotun oikein. Vastavuoroisuus auttaa myös puhujaa: hän voi olla varma, että on tullut ymmärretyksi. Muista, että kyse ei kuitenkaan ole harkitsemattomien välikommenttien huutelemisesta.

• Älä kuiski vierustoverillesi, rapistele papereitasi tai muuten häiritse kuuntelutilanteessa. Sinun ei tarvitse sietää myöskään toisten aikaansaamaa häiriötä. Siitä saa ja pitääkin huomauttaa.

Omia kuuntelutottumuksia on jokaisen syytä tarkkailla, sillä omien tottumusten tunnistaminen on avain niiden kehittämiseen!

Vinkkejä jännittäjälle

• Ajattele positiivisesti. Myönteinen suhtautuminen esiintymiseen sekä vireytymisen tulkinta positiiviseksi, normaaliksi ilmiöksi auttaa saavuttamaan hyvän lopputuloksen. Yleisön edessä esiintyminen voi olla myös iloinen ja palkitseva kokemus.

• Pyri vuorovaikutukseen yleisön kanssa. Yritä kiinnittää huomio jännittämisen sijasta asiaan ja sen välittämiseen kuuntelijoillesi.

• Muista, ettei yleisön tehtävä ole tuomita sinua. Viisas yleisö kuuntelee puhujaa kiinnostuneesti ja avoimin mielin, ei valmiiksi vihamielisesti asennoituneena. Yleisö on myös enemmän kiinnostunut puhujan asiasta kuin puhujasta itsestään ja siitä, mahtaako tämä jännittää.

• Valmistautuminen esiintymistilanteeseen auttaa vähentämään jännitystä. Kun tiedät harjoitelleesi, tiedät myös osaavasi – ainakin paremmin kuin siinä tapauksessa, ettet olisi harjoitellut lainkaan. Tukisanalista auttaa pitämään pääkohdat mielessä.

• Kokeile myös mielikuvaharjoittelua. Näe itsesi onnistumassa – valmistaudu onnistumaan.

• Rentoutusharjoitusten, vaikka vain lyhytkestoistenkin, on havaittu auttavan ennen jännittävää puhetilannetta.

• Vireytyminen tasaantuu yleensä alun jälkeen. Panosta siis harjoittelussakin enemmän esiintymisesi alkumetreihin.

• Mikäli huomion keskipisteenä oleminen tuntuu kovin hermostuttavalta, voit kiinnittää kuulijoiden huomion alun ”pahimmiksi hetkiksi” vaikkapa valkokankaalle heijastettuun, esitykseen liittyvään kuvaan. Yleisön huomioon kuitenkin tottuu kokemuksen karttuessa.

• Seiso tai istu mukavassa asennossa, älä jännitä lihaksiasi. Älä myöskään liikaa ajattele liikehdintääsi – keskity asiaan.

• Jännittyneisyyttä yritetään usein pakonomaisesti peittää. Usein peittely kuitenkin vain lisää jännittyneisyyden tunteita, sillä silloin puhujalla on kaksi jännitettävää asiaa: oma jännittäminen ja se, miten se pysyy kuulijoilta piilossa. Jännittämisen voi kuitenkin reilusti ”tunnustaa” kuulijoilleen. Se ei ole häpeä, sillä jokainen kuulija on varmasti itsekin joskus jännittänyt.

• Kaikkia ei voi miellyttää. Arvostelun ja erilaisten tulkintojen sietäminen on tärkeä taito kaikilla elämänaloilla, niin myös puheviestinnässä.

• Pienistä takaiskuista ei kannata lannistua. Niistä voi oppia, sillä ”tekevälle sattuu”.

• Arvioi omia esiintymistaitojasi realistisesti sen mukaan, mitä kulloinkin osaat, ja aseta itsellesi realistisia tavoitteita, jotka sinun on mahdollista saavuttaa. Pyydä palautetta – se auttaa sinua arvioimaan omaa osaamistasi.

• Hanki esiintymiskokemusta erilaisista tilanteista, sillä harjoittelulla monipuolistat toimintamalliesi repertuaaria ja saat lisää esiintymisvarmuutta.

• Erittäin voimakasta esiintymisjännitystä voidaan tarpeen niin vaatiessa hoitaa myös terapialla ja/tai lääkityksellä.

Vinkkejä tehokkaaseen päätöksentekoon ryhmässä

• Varmistukaa siitä, että kaikki ryhmäläiset ymmärtävät, millaista päätöstä ollaan tekemässä tai millaiseen ongelmaan ollaan etsimässä ratkaisua. Jolleivät nämä asiat ole selvillä, ei laadukkaan ratkaisun löytäminen ole mahdollista.

• Ryhmän jäsenten täytyy tiedostaa päätöksenteon ja vaihtoehtojen arvioinnin kriteerit, joten niistä tulee keskustella avoimesti.

• Kaikkien ryhmän jäsenten tulee osallistua päätöksentekoprosessiin.
  Arvioikaa kaikkia ratkaisuvaihtoehtoja ja etsikää niistä sekä hyvät että huonot puolet.

• Kun valinta on tehty, kannattaa se vielä tarkistaa. Onko se todella paras
  mahdollinen kaiken prosessin aikana kertyneen tiedon valossa?

Vinkkejä tehokkaaseen neuvotteluun

• Haasteellisissa neuvottelutilanteissa on yritettävä pitää ajatukset selkeinä ja tavoite kirkkaasti mielessä. Jos tuntuu, että neuvottelun toinen osapuoli painostaa ja hyökkää, voi tilanteeseen ottaa etäisyyttä. Etäisyyttä voi ottaa pyytämällä neuvottelutaukoa tai vaikkapa vain laskemalla kymmeneen. Tässä välissä saa koottua ajatukset ja hillittyä omat tunteensa. Vastahyökkäykseen ei ole syytä lähteä, vaan kannattaa yrittää selvittää toisen osapuolen hyökkäävistäkin puheenvuoroista heidän tavoitteitaan ja motiivejaan. Niiden avulla päästään rakentamaan jälleen eteenpäin omaa toimintaa.

• Neuvottelua kutsutaan distributiiviseksi silloin, kun neuvottelun lopputulos nähdään joko–tai-tilanteena, voittona tai tappiona. Tällöin monesti neuvottelijat pitävät liian tiukasti kiinni omista kannoistaan ja tavoitteistaan. Ratkaisuna lukkiutuneeseen tilanteeseen voi olla neuvoteltavien lisäresurssien keksiminen käsiteltävään asiaan. Tällöin neuvoteltavaa asiaa voidaan laajentaa ja näin saavuttaa tilanne, jossa kaikki voittavat. Lisäresurssien ansiosta neuvottelun toiselle osapuolelle voidaan antaa jostain myöten, kun tiedetään, että myös itse hyötyy. Neuvottelua, jossa kaikki voittavat, kutsutaan integratiiviseksi.

• Jumiutunutta neuvottelutilannetta voi auttaa myös neuvottelutauko tai se, että joku kokoaa yhteen ne asiat, joista osapuolet ovat jo päässeet yhteisymmärrykseen. Myös näkökulman vaihtaminen voi tuulettaa tilannetta ja auttaa taas eteenpäin. Jos neuvottelu-umpikujaa ei saada purettua neuvottelijoiden kesken, saattaa tilanne vaatia ulkopuolista sovittelijaa. Sovittelija voi puolueettomana osapuolena ohjata keskustelua takaisin oleellisiin asioihin sekä tuoda mukanaan uusia ideoita ja näkökulmia. Miettimistaukoja ja hiljaisia hetkiä ei neuvottelussa kannata säikähtää, vaan niitä saa tulla. Tällöin neuvottelijat ehtivät hyvin koota ajatuksiaan.

• On hyvä muistaa sananlasku “asiat riitelevät, eivät ihmiset” eli käsiteltävien asioiden ja mielipiteiden ei pitäisi antaa henkilöityä ihmisiin. Olisi keskityttävä yhdessä objektiivisesti käsittelemään neuvoteltavaa asiaa ja pääsemään siinä yhteisymmärrykseen.

Erotukseksi verbaalisesta viestinnästä nonverbaalisen viestinnän ilmiö kiteytetään useimmiten tarkoittamaan viestinnän sanatonta, ei-kielellistä ulottuvuutta kuten ilmeitä, eleitä, kehonasentoja ja äänen paralingvistisiä piirteitä. Nonverbaalinen viestintä antaa esimerkiksi vihjeitä siitä, kuinka sanottua tulisi tulkita. Nonverbaalista viestintää havainnoimalla voidaan kuvata, miten jotakin sanotaan; verbaalista viestintää havainnoimalla puolestaan, mitä sanotaan.

Lyhyttä kiteytystä mielekkäämpää on määritellä nonverbaalinen viestintä jakamalla se osiin – eri merkkijärjestelmiksi. Näiden järjestelmien kuvaaminen avaa samalla sitä, mitä nonverbaalisen viestinnän tutkimus sisältää. Nonverbaalisen viestinnän merkkijärjestelmiä ovat

• kinesiikka
• puheen paralingvistiset piirteet
• proksemiikka
• haptiikka
• kronemiikka
• fyysinen olemus
• artefaktit.

Näistä merkkijärjestelmistä puheviestinnällisen tarkastelun keskiössä ovat ne merkkijärjestelmät, joita ihminen tuottaa kehollaan ja joiden muoto ja merkitys voivat vuorovaikutustilanteen kuluessa muuttua (esim. ilmeet, mutta eivät hiukset). Vuorovaikutuksessa muuttuvia merkkijärjestelmiä ovat kinesiikka, puheen paralingvistiset piirteet ja proksemiikka.

Nonverbaalisen viestinnän merkkijärjestelmät

Kinesiikalla tarkoitetaan nonverbaalista viestintää, joka toteutuu kehoa käyttäen eleiden, liikkeiden ja kehonasennon kautta. Lisäksi sillä viitataan sellaiseen nonverbaaliseen viestintään, joka tapahtuu kasvonilmeiden tai silmien välityksellä (kuten hymyileminen, kulmien kohottaminen, katsekontaktin ottaminen tai sen vältteleminen, pupillien laajeneminen tai supistuminen).

Kinesiikkaa pidetään usein nonverbaalisen viestinnän rikkaimpana alueena. Ilmeiden ja eleiden avulla voidaan esimerkiksi ilmaista tunteita, säädellä vuorovaikutusta sekä ottaa ja antaa puheenvuoroja vuorovaikutustilanteessa. Eleiden avulla on lisäksi mahdollista havainnollistaa puhetta, piirtää ilmaan muotoja tai osoittaa suuntia sekä jaksottaa ja rytmittää puhetta esimerkiksi käsien liikkeillä tai painottaa jotakin tiettyä osaa sanoman sisällössä. Kehonasennolla voidaan viestiä esimerkiksi läheisyyttä (esim. nojautua kohti vuorovaikutuskumppania) tai etäisyyttä suhteessa vuorovaikutuskumppaniin tai osallistumisen intensiivisyyttä vuorovaikutustilanteessa.

Puheen paralingvistiset piirteet liittyvät siihen, miten jotakin sanotaan. Niitä edustavat puhetempo, äänenkorkeus ja äänenvoimakkuus, äänen laadulliset piirteet, taukojen ja painotusten käyttäminen puhetta jaksottamassa sekä epäröinnin äänellinen ilmaiseminen.

Puheen paralingvistiset piirteet vaikuttavat vahvasti kuulijoiden tulkintoihin puhujasta ja sanoman merkityssisällöstä. Vuorovaikutustilanteessa vaihtelevat piirteet ilmaisevat muun muassa puhujan asenteita ja tunteita sekä aikeita päättää tai aloittaa puheenvuoro tai vuorovaikutustilanne. Suhteellisen pysyvät puheen paralingvistiset piirteet puolestaan kertovat puhujan iästä tai sukupuolesta. Vuorovaikutustilanteen konteksti sekä se, kenen kanssa puhumme, vaikuttavat usein puheen paralingvistisiin piirteisiin (vrt. yleisölle puhumista, illanviettoa ystävien kanssa tai puheen paralingvistisiä piirteitä konfliktitilanteessa).

Proksemiikka (tilankäyttö) ja haptiikka (koskettamalla viestiminen) liittyvät molemmat fyysiseen kontaktiin. Proksemiikalla viitataan siihen, miten henkilö asettuu tilaan tai millaiselle etäisyydelle muista vuorovaikutustilanteen osapuolista.
Proksemiikan yhteydessä puhutaan usein henkilön “reviiristä”, toisin sanoen tilasta, jonka henkilö haluaa eri tilanteissa säilyttää ympärillään. Tämä henkilökohtaisen tilan tarve on sekä yksilöllistä että kontekstisidonnaista. Osa bussimatkustajista merkitsee reviirikseen viereisenkin penkin, toiset istuvat hyvinkin lähelle ventovierasta kanssamatkustajaa.

Haptiikalla tarkoitetaan tapaa koskea vuorovaikutuskumppaneita ja viestiä koskettamalla. Kätteleminen, halaaminen tai koskettamalla lohduttaminen ovat kaikki esimerkkejä haptiikan piiriin kuuluvasta nonverbaalisesta viestinnästä.

Kronemiikka liittyy ajankäyttöön tai ajanhallintaan puhetilanteessa, kuten henkilön käyttämän puheenvuoron kestoon, vuorovaikutustilanteen kokonaiskestoon tai henkilön aikakäsitykseen yleensä. Vuorovaikutustilanteen normit määrittelevät usein puheenvuoron ihannepituuden. Kulttuurinen konteksti puolestaan vaikuttaa henkilön kokonaisvaltaiseen käsitykseen ajasta.

Fyysisellä olemuksella ja artefakteilla viitataan staattiseen nonverbaaliseen viestintään, joka ei merkittävästi muutu yhden vuorovaikutustilanteen kuluessa. Esimerkiksi henkilön fyysinen koko tai sukupuoli saattavat vuorovaikutustilanteessa vaikuttaa ensivaikutelmiimme tai tekemiimme (usein stereotyyppisiin) tulkintoihin meille tuntemattomasta henkilöistä.

Artefakteiksi kutsutaan muun muassa henkilön valitsemia vaatteita, koruja ja laukkua tai henkilön tapaa käyttää kosmetiikkaa.

Käyttäytymistä vai nonverbaalista viestintää?

Viestintä on jatkuva ja dynaaminen prosessi — oikeastaan emme voi olla viestimättä “We cannot not communicate“, kuten puheviestinnän tieteenalalla tunnettu fraasi kuuluu. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että kaikki käyttäytyminen olisi viestintää. Seuraava Guerreron, Hechtin ja DeViton (2008) esimerkki havainnollistaa sitä, millä tavoin tietoisuus viestinnässä sekä viestin vastaanottajan tulkinnat vuorovaikutustilanteessa vaikuttavat määritelmiin siitä, onko jokin toiminta käyttäytymistä vai nonverbaalista viestintää.

Pohdi, miten seuraavat toiminnat eroavat toisistaan:

• Henkilö räpyttelee silmiään.
• Henkilö räpyttelee silmiään pitääkseen kyyneleet loitolla.
• Henkilö iskee jollekin silmää.

Silmien räpytteleminen on useimmiten tiedostamatonta toimintaa, johon henkilö itse tai muut vuorovaikutustilanteen osapuolet eivät kiinnitä huomiota. Jos sen sijaan räpyttelet silmiäsi kiivaasti, estääksesi kyyneliä valumasta, toiminnallasi on jokin tarkoitus tai suunta (esimerkiksi peittää tai hillitä tunteita vuorovaikutustilanteessa). Lisäksi toimintasi herättää todennäköisesti tulkintoja vuorovaikutustilanteen osapuolissa ja saa heidät pohtimaan, mitä räpyttelemisesi viestii tai miten toimintaa tulisi kyseisen vuorovaikutustilanteen konteksti huomioon ottaen tulkita. Vielä selvempi suunta toiminnalla on silloin, kun henkilö iskee silmää toiselle. Lisäksi viestin vastaanottaja todennäköisesti pyrkii tulkitsemaan, mitä silmän iskeminen kyseisessä vuorovaikutustilanteessa viestii.

Yhteenvetona voidaan todeta, että viestinnästä on kyse silloin, kun toiminnalla on tietoinen suunta tai tarkoitus ja/tai se herättää vuorovaikutustilanteen osapuolissa tulkintoja. Lisäksi tulisi huomioida, että nonverbaalisen viestinnän eri merkkijärjestelmiin kuuluvat viestit esiintyvät usein kimppuuntuneina sekä vahvasti verbaaliseen viestintään kietoutuneina, joten nonverbaalisen ja verbaalisen viestinnän erottaminen toisistaan on jo lähtökohtaisesti keinotekoista.

Nonverbaalinen viestintä osana vuorovaikutusprosessia

2000-luvulla nonverbaalisen viestinnän tutkimuksessa on yksittäisten nonverbaalisten viestien tarkastelemisen sijaan keskitytty tutkimaan nonverbaalista viestintää osana vuorovaikutusprosessia ja näkökulmaa on laajennettu yksittäisen ihmisen viestinnän tutkimisesta vuorovaikutustilanteen osapuolten viestinnän tutkimukseen.

Jos nonverbaalisen viestinnän tutkijat aikaisemmin keskittyivät enemmän siihen, miltä nonverbaalinen viestintä näyttää, nykyään kuvataan sitä, mitä nonverbaalisella viestinnällä tehdään. Kun tutkimuksessa keskitytään siihen, mitä nonverbaalisella viestinnällä tehdään, puhutaan nonverbaalisen viestinnän funktioista vuorovaikutusprosessissa.

Vaikka tutkijat jakavatkin nonverbaalisen viestinnän funktiot hieman eri tavoin, yksimielisiä he kuitenkin ovat siitä, että nonverbaalisella viestinnällä on suuri merkitys vuorovaikutusprosessissa silloin, kun

• luodaan ensivaikutelma tai tehdään henkilöstä tulkintoja
• lähetetään suhdeviestejä (kuten viestitään läheisyyttä tai etäisyyttä suhteessa toiseen)
• ilmaistaan tunteita
• halutaan lähettää ristiriitaisia viestejä tai valehdella
• viestitään valta-asetelmia tai suostutellaan toisia. (Guerrero, L. K. & Hecht, M. L. (toim.) 2008.)

Nonverbaalisen viestinnän havainnoiminen ja tulkinta

Nonverbaalisen viestinnän tutkimustuloksia on popularisoitu 1970-luvulta lähtien ja esimerkiksi lehdistössä nonverbaaliseen viestintään liitetään edelleen tutkimuksen pohjalta pintapuolisesta tulkittuja uskomuksia siitä, miten sitä tulisi tulkita. Nämä usein sensaatiohakuiset lehtikirjoitukset antavat nonverbaalisesta viestinnästä lukijoille jännittävän, mutta valitettavan harhaanjohtavan kuvan.

Nonverbaalisen viestinnän havainnoinnissa ja tulkinnassa väärinymmärrysten vaara on suuri. Kun henkilön nonverbaalisesta viestinnästä tehdään tulkintoja, tulisi havainnoinnissa ottaa huomioon esimerkiksi vuorovaikutustilanteen kulttuurinen konteksti, vuorovaikutustilanteen osapuolten välinen suhde, yksilölliset tekijät henkilöiden viestinnässä sekä kyseisen vuorovaikutustilanteen muut erityispiirteet. Kun viestintäkontekstiin ja -tilanteeseen liittyvät tekijät otetaan tulkinnassa huomioon, voidaan päästä hieman lähemmäs totuutta – ja ainahan voi kysymällä varmistaa, oliko tulkinta vuorovaikutuskumppanin nonverbaalisesta viestinnästä oikea.

Puheviestinnän alalla verbaalista merkkijärjestelmää, puhetta, voidaan tarkastella muun muassa sen funktioiden, ilmaisevuuden, informatiivisuuden, havainnollisuuden ja vivahteiden näkökulmasta. Myös puheen tyyli (esim. suoruus/epäsuoruus, runsassanaisuus/ytimekkyys) ja virallisuusaste vaihtelevat tilannekohtaisesti.

Puhekieli ja kirjakieli

Puhekielellä tarkoitetaan puhetilanteessa syntyvää kieltä, kirjakielellä puolestaan huoliteltua kirjoitettua yleiskieltä. Nämä kaksi kielen muotoa poikkeavat toisistaan huomattavasti samallakin henkilöllä. Tämä johtuu suurimmilta osin siitä, että kirjallisessa ilmaisussa tulee pyrkiä huolellisempaan lopputulokseen – täytyyhän välitettävä sanoma tehdä ymmärrettäväksi pelkillä sanoilla, ilman viestin lähettäjän ja vastaanottajan välistä vuorovaikutustilannetta. Kasvokkain viestittäessä puhuja voi sen sijaan olla kielenkäyttönsä suhteen huolettomampi – sanojen avuksi kun tulee sanaton eli nonverbaalinen viestintä, joka antaa omalta osaltaan vihjeitä viestin tulkintaan. Lisäksi viestijöiden välillä on mahdollisuus suoraan palautteenantoon, jolloin viestin vastaanottajan on mahdollista muun muassa kysellä, tarkentaa ja ohjailla keskustelun kulkua. Puhekielelle ovatkin tavallisia lyhennetyt sanat ja yksinkertaiset lauserakenteet, usein jopa suoranainen kieliopin vastaisuus. Periaatteessahan riittää, että puhuja saa asiansa sanotuksi niin, että kuulija sen ymmärtää.

Puhekieli vaihtelee paitsi henkilökohtaisesti myös alueittain. Murteeksi kutsutaan jonkin maantieteellisen alueen tyypillistä puhetapa. Slangilla puolestaan tarkoitetaan sellaista puhekieltä, joka on muotoutunut esimerkiksi iän tai ammatin vaikutuksesta (esim. nuorisoslangi, atk-slangi).

Puhuttu kieli – mielikuvat vs. todellisuus

Suomalainen koululaitos on pitkään suosinut kirjoittamista ja kirjoitettua kieltä, minkä seurauksena suulliseen viestintään ja kielitaitoon on kiinnitetty vain vähän huomiota. Suomalaisen puhekasvatuksen juuret juontavatkin lukemiseen ja kirjallisuuden opetukseen. Lausuntaa ja kirjoitettujen puheiden pitämistä on vanhastaan arvostettu korkealle. Tämän seurauksena puhutulle kielelle asetetaan usein vielä nykyäänkin samanlaisia odotuksia ja vaatimuksia kuin kirjoitetulle: puhutun kielen tulisi olla sujuvaa ja kielellisesti virheetöntä sekä muodoltaan mahdollisimman viimeisteltyä.

Puhuttuun kieleen, toisin kuin kirjoitettuun, kuuluu kuitenkin aina jossakin määrin sanojen hakemista, toistoa ja epäröintiä, saatetaanpa lauseita keskeyttää ja aloittaa kokonaan uudelleenkin. Myös tauot ja erilaiset täytesanat (”tota”, ”niinku”, ”öö” jne.) ovat tavallisia. Mainitut ilmiöt johtuvat puheprosessin monimutkaisuudesta: samaan aikaan kun puhumme, me myös suunnittelemme seuraavia lauseita ja tarkkailemme vielä, että lausuttu tuotos on sellaista, millaiseksi se oli tarkoitettukin. Nämä puheen ”sujumattomuudet” ovat siis täysin luonnollinen osa suullista kielenkäyttöä, ja ovat hyväksyttäviä myös julkisemmissa puhetilanteissa. Mikäli ne eivät ole esityksen pääosassa, ne palvelevat kuulijaa antaen tälle aikaa tulkita, ymmärtää ja jäsentää kuulemaansa.

Ei suoraan paperista

Useissa virallisemmissa puhetilanteissa, kuten puheita tai esitelmiä pidettäessä, on kaikkein tarkoituksenmukaisinta käyttää yleiskieltä eli huoliteltua puhekieltä. Kirjoitetun tekstin lukeminen paperista (tai ulkomuistista) ei sellaisenaan sovellu julkisen puheen tilanteisiin, sillä sen lauserakenteet ovat usein pitkiä ja raskaita ja siten kuultuina hankalasti ymmärrettäviä.

Koska kuulijoiden mahdollisuudet ohjailla sanoman välittymistä ovat esimerkiksi kahdenkeskisiä viestintätilanteita vähäisemmät, tulisi puhujan välttää myös toista ääripäätä, liiallista puhekielisyyttä. Esiintymistilanteessa ei pidäkään käyttää slangisanastoa tai sellaisia murteisiin liittyviä ilmauksia, jotka eivät välttämättä aukene kuulijoille. Puhe tulee siis mukauttaa tilanteeseen ja kuulijoille sopivaksi, kuten monissa arkipäivän tilanteissa huomaamatta teemmekin – puhumme useasti eri tavoin esimerkiksi lapsille ja vanhuksille, tutuille ja tuntemattomille.

Esiintymistilanteessa huomioon otettavia seikkoja ovat myös sanoman kohdentaminen, jäsentäminen, havainnollistaminen ja perusteleminen.

Vaikka paperista lukeminen ei olekaan esiinnyttäessä soveliasta, se ei kuitenkaan tarkoita, etteikö esimerkiksi puheita ja esitelmiä kannattaisi kirjoittaa. Kirjoittaminen auttaa esimerkiksi sisällön suunnittelemisessa ja jäsentämisessä. Itse esiintymistilanteessa tulisi kuitenkin suosia muistiinpanotyylisiä tukisanoja ja –lauseita ja niiden pohjalta käytettyä yleiskieltä, sillä usein juuri se on sitä kielenkäyttöä, mitä kuulija pitää sujuvana.

Puheviestinnän merkkijärjestelmät

Puheviestinnässä on käytössä kaksi merkkijärjestelmää, verbaalinen eli sanallinen (lat. verbum, ’sana’) ja nonverbaalinen eli sanaton merkkijärjestelmä. Tulkitessamme lähettäjän meille lähettämää sanomaa käytämme hyväksemme molempien merkkijärjestelmien kautta saamaamme tietoa. Yksinkertaistaen voitaisiin sanoa, että verbaaliset vihjeet kertovat meille sen, mitä sanotaan, ja nonverbaaliset vihjeet sen, miten sanotaan. Käytännössä nämä kaksi merkkijärjestelmää liittyvät yhteen niin tiiviisti, että niiden erotteleminen on pohjimmiltaan varsin keinotekoista, jopa mahdotonta.

Puheviestinnän merkkijärjestelmät. Soveltaen teoksen Valo & Almonkari (1995) pohjalta

Mikä on merkki?

Viestijöiden toisilleen lähettämät sanomat rakentuvat yllä esitetyn kaltaisista merkkijärjestelmistä, jotka puolestaan rakentuvat yksittäisistä merkeistä. Merkki on jotakin sellaista, jonka voi havaita ja joka viittaa johonkin muuhun kuin itseensä. Se voi olla esimerkiksi jono kirjaimia (esim. TALO, KELTAINEN), jotka voi havaita puhuttuina äänteinä, tai jokin ele (esim. kulmien kohottaminen, huulien mutristaminen), joka on havaittavissa visuaalisesti.

Merkki viittaa aina johonkin tarkoitteeseen, kuten rakennukseen tai tiettyyn väriin, ja tämä viittaussuhde on sovittu merkkijärjestelmän, kuten kielen, käyttäjien keskuudessa. Merkkijärjestelmät ovatkin täten symbolisia. Esimerkiksi kirjainjono TALO ei sinällään millään tavoin muistuta sitä tarkoitetta, johon se viittaa, mutta kieliyhteisössämme noiden kirjainten ja äänteiden on sovittu tarkoittavan meidän taloksi nimittämäämme asiaa.

Erilaisia merkkejä

Merkit voidaan jakaa pääpiirteittäin kahteen eri luokkaan: luonnollisiin merkkeihin eli signaaleihin ja keinotekoisiin merkkeihin eli symboleihin. Luonnolliset merkit ovat pitkälti universaaleja, kuten esimerkiksi haukotteleminen, joka viestii väsymyksestä, ja ihon nouseminen kananlihalle, joka tarkoittaa tavallisesti kylmän tunnetta. Keinotekoiset merkit ovat sen sijaan yhteisön itsensä määrittelemiä. Niille on ominaista, että ne ovat symbolisia, sopimuksen- ja tulkinnanvaraisia sekä kulttuurisidonnaisia.

Merkkien symbolisuus ja tulkinnanvaraisuus

Symboli, esimerkiksi tietty kirjainjono ei merkitse mitään, ennen kuin sille päätetään määritellä jokin merkitys. Meidän kieliyhteisömme on esimerkiksi sopinut, että kirjainjono TALO tarkoittaa tietynlaisia rakennuksia. Tällöin puhutaan denotatiivisesta, kaikille kielenkäyttäjille yhteisestä merkityksestä, niin kutsutusta sanakirjamerkityksestä.

Merkitys voi olla kuitenkin myös konnotatiivinen eli puhujan oma, subjektiivinen tulkinta. Talon käsite saattaa esimerkiksi tuoda hänen mieleensä päällimmäisenä tietynlaisen talon, vaikkapa sellaisen, joita hänen lähiympäristössään on kaikkein eniten. Tässä nousee esiin myös merkkien kulttuurisidonnaisuus: siinä, missä suomalainen kuulija saattaa talosta puhuttaessa ensimmäiseksi ajatella meidän oloissamme tyypillistä rintamamiestaloa, saattaa esimerkiksi Kreikan saaristossa asuva kuulija ensimmäisenä ajatella valkoiseksi kalkittua, meren rannalla sijaitsevaa rakennusta. Paitsi merkin tulkinta, myös itse merkki vaihtelee kulttuureittain. Kirjainjono TALO ei merkitse kreikkalaiselle mitään, ei ainakaan samaa kuin suomalaiselle.

Ihmisten erilainen tapa ajatella ja ymmärtää saattaakin aiheuttaa ongelmia viestinnässä. Yksilölliset tapamme ymmärtää merkkejä toisaalta luovat yksilöllisyyttä, toisaalta myös erottavat meitä toisistamme. Jotta kaksi henkilöä voi viestiä keskenään, täytyykin merkitysten olla heidän välillään siinä määrin yhteneviä, että he ymmärtävät toistensa tarkoituksia.

Vuorovaikutus – puhumista ja kuuntelemista

Viestintää voidaan ajatella tiedon siirtämisenä eli tiedon lähettämisenä ja vastaanottamisena. Viestintää voidaan ajatella myös vuorovaikutuksellisena toimintana: Tietoa ei siis niinkään siirretä tai välitetä osapuolelta toiselle, vaan viestintätapahtumaan osallistujat tuottavat, jakavat ja tulkitsevat merkityksiä yhdessä. Vuorovaikutus on monimutkainen prosessi, jonka mallintaminen on haastavaa.

Se, mitä sanomme toiselle ja miten toinen sen ymmärtää, on riippuvainen monesta tekijästä: teemme tulkintoja aiemmin sanotusta ja siinä hetkessä ilmentyvistä puhujan ja kuulijan hienovaraisista ilmaisun sävyistä, katseesta, kasvojen ilmeestä tai vartalon liikkeistä. Lisäksi vuorovaikutukseen vaikuttavat ainakin tilanne, viestijöiden välinen suhde ja puhekulttuuri.

Suurelle yleisölle pidettyä puhetta, työpaikan tiedotteita tai tekstiviestejä voidaan pitää pelkkänä tiedonsiirtona, mutta ne voidaan nähdä myös vuorovaikutuksena: esiintymiseen vaikuttaa yleisö ja esimerkiksi se, näkeekö puhuja yleisönsä nukahtelevan tai hymyilevän. Työpaikalla lähetetään tiedotteita, mutta tiedotetta laadittaessa otetaan huomioon vastaanottajat sekä työpaikan viestintätavat ja -tottumukset. Televisioesiintymisenkin voidaan kokea simuloivan kasvokkaista vuorovaikutusta: televisioesiintyjät puhuttelevat yleisöään ja kertovat milloin taas kohdataan. Televisio-ohjelmissa myös pyritään antamaan vaikutelma lähetyksen suoruudesta toivottamalla vaikka hyvää joulupäivän aamua, vaikka ohjelma on nauhoitettu pimeänä, sateisen marraskuun iltana.

Vuorovaikutus on luonteeltaan monimutkainen prosessi. Se on jatkuvassa muutoksessa oleva tapahtumaketju, jolla ei välttämättä ole selkeää alkua ja loppua. Vuorovaikutus perustuu merkkeihin, joiden on yhteisesti sovittu tarkoittavan tiettyjä asioita. Se on yhteistoiminnallista: Puhuja ja kuuntelija vaikuttavat toisiinsa. He tuottavat ja tulkitsevat merkkejä samanaikaisesti. Vuorovaikutus on aina konteksti- ja lähes aina kulttuurisidonnaista. Lisäksi vuorovaikutus on intentionaalista: se perustuu vähintään jommankumman osapuolensa tarkoitukselliseen haluun välittää jokin viesti.

Onko viestinnän oltava intentionaalista?

Jos tarkastelemme viestintää tai vuorovaikutusta nimenomaan lähettäjän ja vastaanottajan näkökulmasta, vuorovaikutuksen voidaan ajatella vaativan kaksi tietoisesti ja tarkoituksellisesti viestivää osapuolta. Viestinnän tutkijat eivät kuitenkaan ole yksimielisiä tästä määritelmästä ja voidaankin kysyä, onko toiminta viestintää, mikäli sitä ei ole tarkoitettu viestinnäksi. Onko tapahtunut viestintää, jos viestin lähettäjä ei tarkoituksellisesti halua vaikuttaa viestin vastaanottajaan? Tai onko Lasse viestinyt Liisalle, mikäli Liisa on vain sattumoisin kuullut Lassen puhuvan itsekseen? Entä tapahtuuko viestintää, jos Piia yrittää puhua Paulille, mutta tämä ei huomaakaan Piian viestintäyritystä? Seuraavassa taulukossa kuvataan erilaisia mahdollisuuksia määritellä viestintää:

(Soveltaen Littlejohn 2002)

(1) Vastaanottaja ei huomaa, tiedosta eikä reagoi lähettäjän tahattomaan tai ei-intentionaaliseen toimintaan. Tätä yleisesti ei pidetä viestintänä.
(2) Vastaanottaja huomaa viipeellä tai vahingossa lähettäjän ei-intentionaalisen toiminnan. Esimerkiksi työntekijä on huomannut työkaverinsa haukotelleen edellisenä päivänä, mutta toteaakin vasta seuraavan työpäivänä kollegalleen tämän olleen eilen aika väsynyt.
(3) Vastaanottaja huomaa ja reagoi lähettäjän ei-intentionaalisen toiminnan. Esimerkiksi työntekijä huomaa työkaverin (ei-intentionaalisesti) haukottelevan ja kysyy tältä, haluaisiko tämä lähteä kahvitauolle taltuttaakseen selvä väsymyksensä.
(4) Lähettäjä lähettää viestin, mutta sitä ei jostain syystä oteta vastaan. Sähköposti tai kirje ei mene perille tai vastaanottaja ei vaikkapa kulttuurierojen vuoksi tiedä lähettäjän tarkoittaneen esimerkiksi jollain eleellä jotakin tiettyä asiaa.
(5) Lähettäjä lähettää viestin. Esimerkiksi vanhempi pyytää lasta siivoamaan huoneensa. Kuitenkaan vastaanottaja, lapsi, ei noteeraa vanhemman jo niin usein kuultua ja liian usein toistettua pyyntöön eikä reagoi siihen.
(6) Lähettäjä lähettää tietoisen viestin, johon vastaanottaja reagoi. Esimerkkinä ovat keskustelut, puhe yleisölle, joka reagoi puhujan sanomaan jne.

Tutkijoiden mukaan viestinnän määrittelyssä erityisesti intentionaalisuuden määritteleminen on haastavaa. Milloin tiedämme havainneemme jotakin, vaikka emme siihen tietoisesti reagoikaan? Joidenkin tutkijoiden mielestä määrittely on niin vaikeaa, että viestinnäksi voidaan määritellä kaikki muu toiminta paitsi sellainen, jota lähettäjä ei tietoisesti tarkoita viestiksi eikä vastaanottaja ole sitä huomannut (laatikko 1). Joidenkin tutkijoiden mielestä viestintää on tapahtunut vain silloin, kun lähettäjä on toiminut tietoisesti (laatikot 5 ja 6).

Joidenkin viestinnän tutkijoiden mukaan viestinnän määrittelyssä tulisikin tarkastella vastaanottajan näkökulmaa. Toisin sanoen viestintää on tapahtunut silloin, kun viestintä on jollakin tavalla merkityksellistä vastaanottajalle eli vastaanottaja reagoi lähettäjän tietoiseen tai ei-tietoiseen toimintaan välittömästi, viiveellä tai vahingossa (laatikot 2, 3, 5 ja 6).

Kuunteleminen on osa vuorovaikutusta

Kaikki kuuleminen ei ole kuuntelemista. Kuuleminen on fysiologinen toiminto, jossa korva vastaanottaa ääniaaltoja; kuunteleminen taas on pääsääntöisesti tahdonalaista toimintaa. Kuuntelija tekee päätöksen kuuntelemisesta. Kuunteleminen on aktiivinen ja vaativa prosessi, joka vaatii yhtä paljon ponnistelua kuin puhuminen.

Kuuntelemisen taito on keskeinen puheviestintätaitojen osa-alue – onnistunut vuorovaikutus kun ei edellytä pelkkää puhumista, vaan poikkeuksetta myös kykyä kuunnella. Esimerkiksi ryhmätilanteissa ryhmän jäsenten välinen ymmärrys riippuu pitkälti siitä, kuinka he kuuntelevat toisiaan ja reagoivat kuulemaansa.

Puutteellinen kuunteleminen paljastuu useimmiten vasta siinä vaiheessa, kun kuulijan tulee toimia kuulemansa pohjalta eikä hän osaakaan ottaa sitä omassa toiminnassaan huomioon. Hän saattaa esimerkiksi tehdä epäolennaisia kommentteja tai kysyä samoja asioita uudelleen.

Kuuntelemisen ja havaitsemisen taidoiksi voidaankin nimetä esimerkiksi

• taito ymmärtää kuulemansa pohjalta äidinkielisiä viestijä (esim. taito seurata ohjeita, opastusta, ymmärrys siitä, mitä puhuja on sanonut, taito tehdä synteesejä kuulemastaan ja tulkita puhujan sanoman vihjeitä)
• taito arvioida puhuttua (taito erottaa tunne ja fakta, taito erottaa evidenssi, havaita henkilökohtaisiin arvoihin tai uskomuksiin värittyvät viestit ja arvioida valtasidoksia)
• taito käyttää kuulemaansa viestintätilanteissa (taito liittää keskusteluissa puheenvuoro toisen puheeseen, taito hyödyntää sitä, mitä toiset ovat sanoneet, kehitellä ideoita ja vastata kuuntelijan kysymykseen).

Sen lisäksi että kuuntelemisen taito voidaan epäsuorasti päätellä vuorovaikutuksen osapuolten osallistumisesta viestintätilanteeseen, kuuntelija voi myös nonverbaalisesti ja suorasti osoittaa kuuntelevansa: hän voi esimerkiksi seurata katseellaan puhujaa, näyttää keskittyneeltä, nyökkäillä puhujalle ja jopa kommentoida sanottua satunnaisesti eri tavoin (”niin”, ”joo”, ”mmm” jne.). Kuuntelijan puhujalle antamaa palautetta kutsutaan minimipalautteeksi.

Tehokas kuunteleminen on arvioivaa ja erittelevää. Hyvä kuuntelija osaa ymmärtää ja tulkita viestiä, arvioida kuulemaansa sekä tehdä sen pohjalta yhteenvetoja ja johtopäätöksiä. Hän osaa erottaa olennaisen epäolennaisesta ja faktatiedon puhujan henkilökohtaisista mielipiteistä. Tehokkaaseen kuuntelemiseen kuuluu myös taito seurata sisällön rakentumista, ymmärtää puheessa esitettävien asioiden välisiä suhteita ja muistaa myös jälkeenpäin, mistä on puhuttu. Taitava kuuntelija osaa kiinnittää huomiota myös kontekstiin ja puhujan nonverbaaliseen viestintään – samat sanat kun voivat tarkoittaa eri tilanteissa aivan eri asioita, ja sanatonkin viestintä olla täysin ristiriidassa sanallisen kanssa.

Kuuntelemisen tehokkuuteen vaikuttavat monet seikat.
Hyvä kuuntelija

• selvittää itselleen, miksi kuuntelee
• on motivoitunut ymmärtämään puhujaa tavalla, jolla tämä haluaa tulla ymmärretyksi
• tunnistaa omat asenteensa ja mahdolliset häiritsevät tekijät (puutteellisen vireystilansa, epämukavan ympäristön, taukojen puutteen) sekä niiden vaikutuksen kuuntelemiseen
• pyrkii aktiivisesti keskittymään olennaisiin asioihin.

Suomessa puheviestintä on kehittynyt reilussa kahdessakymmenessä vuodessa omaksi tieteenalakseen, jolla tutkitaan ja opetetaan ihmisten välistä vuorovaikutusta. Tarkastelun kohteena on useita viestinnän tasoja kahden henkilön välisestä viestinnästä (dyadit) aina pienryhmä- ja organisaatioviestintään ja kulttuurienväliseen viestintään sekä julkiseen esiintymiseen ja joukkoviestintään. Akateemisena oppiaineena puheviestintä on siis paljon muutakin kuin esiintymistaidon tutkimista ja harjoittelemista!

Puheviestintä (speech communication) oppiaine tuotiin Suomeen Yhdysvalloista 1980-luvun alkupuolella. 1900-luvun alusta lähtien Suomen yliopistoissa oli opetettu esimerkiksi kaunolukua ja puhetaitoa ja opetuksessa pääpaino oli esiintymistaidon, taiteellisen puheilmaisun, puhetekniikan ja äänenkäytön opetuksessa. Uusi puheviestintä-oppiaine keskittyi ihmisten välisen vuorovaikutuksen tutkimiseen ihmissuhteissa, ryhmissä, yhteisöissä ja kulttuureissa eri konteksteissa. Se nähtiin ja nähdään edelleen viestintätieteisiin kuuluvana alana. Sellaista puheviestinnän tutkimusta, jossa tarkastelun kohteena on esimerkiksi äänenkäyttö tai puhetekniikka, voidaan puolestaan ajatella puhetieteisiin kuuluvaksi. Valtaosa puheviestinnän tutkimuksesta ja akateemisesta opetuksesta voidaan sijoittaa viestinnän tutkimuksen kentälle.

Puheviestinnän tietoja ja taitoja tarvitaan mitä erilaisimmissa opiskelutilanteissa, kuten luennoilla, seminaarityöskentelyssä, ryhmäprojekteissa, ohjaustilanteissa sekä esitelmiä ja alustuksia pidettäessä ja niitä kommentoitaessa. Myös opintojen jälkeinen työelämä edellyttää monipuolisia viestintätaitoja, joita tulisi harjoitella jo opiskeluaikana. Suuri osa akateemisista asiantuntijoista sijoittuu aloille, joilla puheviestintätaidot ovat keskeinen osa ammatillista osaamista ja työpäivät täynnään mitä erilaisimpia viestintätilanteita (esimerkiksi palavereita, kokouksia, neuvotteluja, haastatteluja sekä opetus-, koulutus- ja myyntitilanteita). Viestintä on yksi tärkeimmistä käytössä olevista työkaluista.