Esiintymistilanteeseen valmistautuminen

Esiintymistilanteeseen kannattaa aina valmistautua, sillä valmistautuminen ja esiintymistilanteen harjoitteleminen parantavat esiintymistä (Menzel & Carrell 1994). Valmistautumisen tulee olla joustavaa siten, ettei se vaaranna tai häiritse esiintyjän spontaania toimintaa yleisön kanssa (Isotalus 1995). Seuraavassa on käsitelty keskeisimpiä esiintymisen osa-alueita, joihin voit keskittyä esiintymistilanteeseen valmistautumisessa.

Kohdentaminen on sitä, että otat kuuntelijasi ja vuorovaikutuskumppanisi huomioon viestintää sekä viestintätilannetta suunnitellessasi ja siinä toimiessasi. Kohdennettaessa muokkaat sanottavasi sopivaksi juuri kyseiselle yleisölle huomioiden myös esityksen ajan ja paikan. Kohdentaminen edellyttää kuuntelijakeskeistä ajattelua. Tämä tarkoittaa sitä, että tutustut riittävässä määrin yleisöösi sekä esiintymistilanteeseen liittyviin odotuksiin. Kohdentaessasi sanomaasi voit pohtia esimerkiksi seuraavia kysymyksiä.

  • Miksi yleisösi tulee kuuntelemaan esitystäsi? Mitä he odottavat esitykseltä ja esiintymistilanteelta?
  • Keitä yleisöön kuuluu; ikä, sukupuoli, koulutustausta…?
  • Mitä ja millaista tietoa kuuntelijoilla on asiasta? Miten tieto voi poiketa omasta tiedostasi? Millaista kokemustietoa yleisöllä voi olla asiasta?
  • Miten yleisö voi asennoituvat asiaan? Millaisia mielipiteitä heillä voi olla asiaa kohtaan? Voiko yleisön jäsenillä olla asiaa kohtaan ennakkokäsityksiä ja -luuloja?
  • Kuinka tärkeä tai merkittävä käsiteltävä asia on yleisöllesi? Kuinka sitoutuneita he ovat asiaan?
  • Miksi asia kiinnostaa heitä? Jos asia ei lähtökohtaisesti kiinnosta yleisöäsi, mikä saisi heidät kiinnostumaan?

Viestinnän sisällön kohdentamisen lisäksi voit kohdentaa viestiäsi monin keinoin myös itse esiintymistilanteessa. Erilaiset puhuttelut, esimerkit kohdeyleisön todellisuudesta tarkoituksenmukainen katsekontakti ja sopiva fyysinen etäisyys yleisöön lisäävät yleisön kokemusta siitä, että olet kiinnostunut heistä ja, että haluat tuoda asiasi juuri heille.

Sanoman kohdentaminen välittyy esityksessäsi muun muassa seuraavista.

Sisältö – Miten olet valinnut näkökulman ja aiheen rajauksen?
Tavoite – Mitä toivot yleisön ajattelevan, tuntevan tai tekevän puheesi aikana tai jälkeen?
Sanoman jäsentäminen – Millainen on vastaanottajalähtöinen ja motivoiva asioiden käsittelyjärjestys?
Perusteleminen – Mitä, milloin ja miten perustelet?
Havainnollistaminen – Mitä, milloin ja miten havainnollistat?

Jäsentely auttaa kuuntelijoita vastaanottamaan, tulkitsemaan ja käsittelemään esitettyä asiaa. Jäsenneltyä puheenvuoroa on vaivatonta seurata ja sen sanoma on helpompi muistaa. Kirjoitettua tekstiä lukiessaan vastaanottaja voi palata tekstissä taaksepäin, jopa aloittaa lukemisen aivan alusta, mutta puhutussa tekstissä vastaanottajalla ei ole tätä mahdollisuutta. Siksi puhutussa viestinnässä esityksen jäsennys on erityisen tärkeää. Selkeä jäsentely auttaa myös puhujaa itseään, sillä valmistellun esityksen esittäminen on varmempaa ja hyvin jäsenneltyinä asiat pysyvät vaivatta myös puhujan mielessä.

Esityksen jäsentelyssä on otettava huomioon puheenvuoron pituus. Lyhyissä keskustelupuheenvuoroissa ei välttämättä tarvita jäsentelyä, mutta esimerkiksi esiinnyttäessä tai ryhmätyöskentelyssä jäsentely helpottaa kuuntelemista merkittävästi. Lisäksi jäsentelyyn vaikuttavat esityksen rajaus, tavoite sekä esiintymistilanteen luonne.

Puheen aloitus ja lopetus ovat puhe-esityksen kenties merkittävimmät kohdat. Ensivaikutelman muodostumisen aikana kuuntelijat totuttautuvat puhujan puhetyyliin sekä arvioivat puheenvuoron sisällön kiinnostavuutta itselleen. Hyvä aloitus on lyhyt, herättää kuuntelijoiden kiinnostuksen ja johdattelee tulevaan.

Puheen alussa voi esittää väitteen, kysymyksen, ongelman, vertailun, sitaatin, vitsin tai kokemuksen. Johdattelussa puolestaan voi tuoda esille asioiden taustaa, kertoa etenemisestä ja nimetä esityksesi keskeisimmät teemat, väitteet tai käsitteet. Aloituksessa kannattaa välttää esityksensä tai itsensä vähättelyä (”En nyt ehtinyt hirveästi valmistella tätä esitystä…” tai ”En tiedä asiasta kovastikaan, mutta jos nyt yrittäisin silti kertoa teille jotakin…”), sillä vähättely voi madaltaa kuuntelijoiden kuuntelumotivaatiota ja aiheeseen keskittymistä. Kuuntelijat haluavat kokea itsensä arvostetuksi ja toivovat voivansa kuulla mielenkiintoista asiaa, arvostaa puhujaa ja pitää tästä. Mikäli puhuja koetaan miellyttäväksi, myös tämän sanomaan suhtaudutaan useimmiten myönteisesti.

Puheen lopetus on luonteva paikka esityksen sanoman tiivistämiseen ja pääpointin tai kehoituksen toistamiseen. Lopetus voi joskus olla puheen mieleenpainuvin kohta.

Jos puheenvuoron sisältö on laaja, lopetuksessa voi kerrata käsitellyt asiat lyhyesti. Puheen jäsennyksen voi rakentaa myös kehäksi, jolloin lopetuksessa ympyrän sulkeutuminen toteutuu palaamalla aloituksessa esitettyihin teemoihin tai väitteisiin. On myös sopivaa kiittää yleisöä mielenkiinnosta puheen lopuksi. Sekä aloituksessa että lopetuksessa tärkeintä on, että yleisö ymmärtää puheen alkaneen tai päättyneen ja siksi ne on hyvä rakentaa napakoiksi kokonaisuuksiksi.

Puheen jäsentelyvaihtoehdot auttavat johdonmukaisen kokonaisuuden rakantamisessa. Johdonmukainen eteneminen luo vaikutelman selkeästä kokonaisuudesta, auttaa kuuntelijoita hahmottamaan esityksen pääkohdat ja muistamaan esityksen ydinsisällön. Johdonmukainen eteneminen voi olla löydettävissä puheenaiheesta itsestään; aihe saattaa jäsentyä luonnostaan muutamaan alakohtaan, joiden esittäminen saattaa edellyttää myös tiettyä järjestystä esimerkiksi ymmärrettävyyden vuoksi. Toisaalta voi olla, että tilanne tai kohderyhmä määrittävät sen, millainen jäsennys on toimiva.

Puheen voi jäsentää esimerkiksi seuraavasti

  • kokonaisuus ja sen osat
  • kronologinen järjestys (menneisyys – nykyisyys – tulevaisuus)
  • tärkeysjärjestys
  • syy-seuraussuhteet
  • vastakohta-asettelu (ennen – nyt, puolesta – vastaan, edut – haitat)
  • yleisestä yksityiseen (deduktiivinen)
  • yksityisestä yleiseen (induktiivinen)
  • faktoista johtopäätöksiin/väitteisiin
  • vaihtoehdot – vaihtoehtojen punninta – valinta
  • epäkohta tai ongelma – korjausehdotus tai ratkaisukeino – ehdotuksen toimivuuden osoittaminen
  • väite – väitteen oikeaksi todistaminen – johtopäätös.

Havainnollistaminen tarkoittaa esitettävän asian konkretisointia niin, että viestin vastaanottajan on helppo ymmärtää puhujan sanoma. Havainnollistaminen auttaa kuuntelijaa tiedon vastaanottamisessa ja käsittelyssä. Toimiva havainnollistaminen helpottaa pääasioiden erottamista sekä asioiden välisten suhteiden ymmärtämistä. Havainnollistaminen tuo myös puheeseen vaihtelua, mielenkiintoa, täsmällisyyttä ja motivoi kuuntelemaan. Se auttaa sisällön muistamisessa, kun asia esitetään ja vastaanotetaan useamman aistikanavan kautta samanaikaisesti (kuulo, tunto, näkö…). Havainnollistaminen auttaa myös rytmittämään puheen etenemistä sekä ilmaisemaan esityksen siirtymiä ja niiden kautta jäsentelyä.

Yleisimmin käytettyjä havainnollistamisvälineitä ovat Powerpoint-esitykset, erilaiset kuvat ja kaaviot, ääni- ja videomateriaali sekä monisteet. Puhuja voi myös havainnollistaa toiminnallisesti: hän voi esimerkiksi näyttää itse tai antaa kuulijoiden kokeilla, miten jokin esine toimii tai mitä tietyssä tilanteessa tapahtuu. Seuraavassa on joitakin yleisiä neuvoja havainnollistamiseen.

  • Tarkista ennen esitystä, että havainnollistamisvälineet toimivat haluamallasi tavalla.
  • Ajoita monisteiden ja muun kiertävän materiaalin jakaminen siten, ettei se häiritse kuuntelemista. Materiaalin voi jättää tutkittavaksi myös puheen lopuksi.
  • Kerro miksi ja miten käytät havaintomateriaalia puheesi apuna.
  • Powerpoint-erityksessä (tai vastaavassa visualisoinnissa) jokaisella dialla tulee olla otsikko ja tarkoitus.
  • Näytä vain diat, jotka ehdit käsitellä, voi muuttaa käsittelyjärjestystä puheen aikana painamalla dian numeron ja enter.
  • Pohdi valmistautuessasi mikä on puheen ja kunkin dian suhde. Onko puheen tarkoitus esimerkiksi täydentää, avata, haastaa vai perustella dian sisältöä.
  • Laita vain vähän asiaa yhdelle dialle, jotta puheen rinnalla oleva visuaalinen tuki ei kuormita kuuntelijaa ja johda pahimmillaan sen ratkaisemiseen kuunteleeko vai lukeeko dian tekstiä.
  • Kaikissa visuaalisissa valinnoissa huolehdi, että niillä on viestinnällinen sanoma eli että et käytä esimerkiksi tekstissä tiettyä väriä tai lihavointia vain ulkonäkösyistä. Yleisösi voi antaa valinnoillesi merkityksiä, joten on hyvä olla lähtökohtaisesti itse niitä luomassa, jotta vältyt väärinymmärryksiltä.
  • Fonttikoon on hyvä olla vähintään 24 pistettä, joskus sen on oltavat jopa vähintään 30. Valinta riippuu fontin tyylistä sekä esitystilan ja valkokankaan koosta.
  • Dian ajatuksen olisi hyvä avautua yhdellä katsomisella.
  • Ohjaa kuuntelijoita kuvan katsomisessa otsikoimalla tai kuvatekstin keinoin.
  • Merkitse esityksesi lähdemateriaali asianmukaisesti.

Esimerkit, kuvailut ja vertaukset, rinnastukset, täsmennykset, kielikuvat, vastakkainasettelut, kärjistykset sekä omien kokemusten ja havaintojen kertominen ovat kaikki keinoja havainnollistaa asiaa kielellisesti. Ne auttavat kuulijoita hahmottamaan puheen sisältöä ja nivomaan sen omaan kokemusmaailmaansa. Siksi puhujan onkin tärkeää tietää kuuntelijoistaan, jotta voi kohdentaa puheensa juuri heille. Havainnollistaminen onkin yksi tärkeimmistä kohdentamisen keinoista.

Puhutun kielen lauserakenteet ovat parhaimmillaan yksinkertaisia. Puheelle on ominaista myös toiston suuri määrä. Toistaminen ja toisin sanominen onkin havainnollistamisen kannalta suositeltavaa, sillä se parantaa puheen ymmärrettävyyttä ja toistettavien seikkojen muistamista.

Siirtymät helpottavat kokonaisuuksien hahmottamista. Niiden avulla puhuja muun muassa osoittaa asiakokonaisuuksien suhteita toisiinsa, siirtyy kokonaisuudesta toiseen ja erottelee olennaisen asiasisällön vähemmän tärkeästä. Siirtymiä tulee olla puheessa enemmän kuin kirjoitetussa tekstissä.

“Yhteenvetona edellisestä…”
“Nyt siirryn käsittelemään…”
“Edelleen…”, “Lisäksi…”, “Samoin…”
“Kuitenkin…”, “Toisaalta…”, “Päinvastoin kuin…”
“Aluksi…”, “Lopuksi…”
“Kuinka ongelma voidaan ratkaista?”
“Miten olemme päätyneet tähän tilanteeseen?”

Sanavalinnat, kielenkäytön ilmeikkyys ja ytimekkyys, osuvat ja mieleenpainuvat ilmaisutavat sekä toisaalta kielen yksiselitteisyys ja konkreettisuus auttavat kuulijoita keskittämään huomionsa esitykseen.

Puhe-esityksen jäsentelyssä on olennaista puheen jaksottaminen. Esityksestä on käytävä selville, mikä on olennaista, milloin siirrytään alakohdasta toiseen ja millaiset ovat asioiden keskinäiset suhteet. Tätä osoitetaan siirtymien avulla. Pitkässä esityksessä voi olla tarpeellista tehdä silloin tällöin myös välitiivistyksiä (“Edellä kertomastani on siis hyvä muistaa x, y, z … ja seuraavaksi kuvaan tarkemmin näiden kolmen…”). Myös esityksen eri kohtien tarkoitusta on hyvä kuvailla etenkin informatiivisissa esityksissä: “Alustukseksi tuon esille…”, “Havainnollistaakseni tätä, kerron…”, “Vastakkainen näkökulma olisi…”.

Nonverbaalinen viestintä on pitkälle tiedostamatonta ja toimii viestijän asenteiden ja tunteiden ilmaisijana. Toisaalta nonverbaalisen viestinnän piirteitä voidaan käyttää myös tarkoituksellisesti puhujan ilmaisun tehokeinoina. Puhuja voi havainnollistaa viestintäänsä nonverbaalisesti sekä äänellisesti että äänettömästi.

Äänellistä havainnollistamista ovat esimerkiksi painokkaasti sanotut sanat, tauotus tai äänen voimakkuuden, sävyn tai puheen tempon vaihteleminen. Äänellisen havainnollistamisen keinoin puhuja voi jaksottaa esitystä tai painottaa sanottavaansa sekä auttaa kuuntelijoita kiinnittämään huomionsa esityksen keskeisiin seikkoihin tai puheenvuoron rakenteeseen. Äänellisen havainnollistamisen keinoin puheeseen saadaan kuuntelijoiden mielenkiintoa ylläpitävää vaihtelua.

Äänetöntä nonverbaalista ilmaisua ovat ilmeet, eleet, liikkeet, tilan- ja ajankäyttö. Eleillä, liikkeillä ja tilankäytöllä puhuja voi esimerkiksi havainnollistaa kokoja, muotoja, suuntia ja reittejä sekä ryhmitellä ja eritellä sanottua. Ilmeiden ja katsekontaktin avulla puhuja voi antaa ja saada välitöntä palautetta kuuntelijoihin sekä luoda heihin lähemmän suhteen. Ajankäytöllä voidaan ilmaista asioiden painoarvoa, mutta sillä voidaan myös tahattomasti loukata, mikäli puhuja ylittää aikansa toisen puhujan kustannuksella.

Perusteleminen tarkoittaa todisteiden esittämistä väitteille, mielipiteille tai ehdotuksille. Perustelut ovat siis se näyttö, jonka pohjalta tietty asia todistetaan paikkansapitäväksi ja uskomisen arvoiseksi. Tieteellisissä perusteluissa olennaista on argumentin tieteellinen merkityksellisyys.

Perusteleminen voi olla suoraa tai epäsuoraa. Mikäli puhuja haluaa vaikuttaa kuuntelijoihinsa tai saada heidän näkemyksensä muuttumaan, hänen on suunniteltava tarkkaan miten perustelee näkökantojaan. Erityisen tärkeäksi nousee tässäkin kohderyhmän tuntemus. Mikäli kuuntelijat vastustavat puhujan näkemystä, puhujan on hyvä kertoa tietävänsä tämän sekä sen, miksi oma näkökanta on silti sellainen kuin on. Erityisen tehokasta perusteleminen on, mikäli puhuja vastaa kuuntelijoiden vasta-argumentteihin ennen kuin ne on ehditty esittää hänelle.

Puhuja voi rakentaa perustelunsa sekä osoitettuun tietoon että arvoihin, tunteisiin tai asenteisiin vedoten. Tietopohjaiset perustelut:

  • Faktatieto (tilastotieto, tutkimustulokset ja laskelmat)
  • Auktoriteetteihin tai asiantuntijoihin vetoaminen
  • Syy-seuraussuhteen osoittaminen

Arvoihin, tunteisiin tai asenteisin vetoavat perustelut:

  • Kuuntelijan tunteisiin, tarpeisiin tai toiveisiin vetoaminen
  • Yleiseen mielipiteeseen tai uskomuksiin viittaaminen
  • Moraaliin ja oikeudenmukaisuuteen tukeutuminen

Perusteleminen voi olla joko yksi- tai kaksipuolista. Yksipuolisessa perustelemisessa puhuja vahvistaa jo olemassa olevia asenteita ja tietoja tai pyrkii luomaan yhteenkuuluvuuden tunnetta kuuntelijoiden kanssa. Hän voi esimerkiksi pyrkiä tuomaan asiaansa esille mahdollisimman myönteisessä valossa ottamatta esille aiheeseen kohdistuvaa kritiikkiä (esimerkiksi mainonta).

Sen sijaan uusien ideoiden ajamisessa tai kun puhuja pyrkii vaikuttamaan kuuntelijoiden asenteisiin, on suositeltavaa käyttää kaksipuolista perustelemista. Tällöin huomio kiinnitetään sekä asian edullisiin että kriittisiin puoliin, mutta puheen kokonaisuus asettuu kuitenkin puhujan oman näkemyksen kannalle.