Neuvottelutaidot

Erityyppisissä neuvotteluissa tarvitaan erilaisia viestintätaitoja. Neuvottelijalla on oltava ennakointi- ja suunnittelutaitoja, joiden avulla valmistautua neuvotteluun sekä yhteistyö- ja osallistumisvalmiutta, joiden kautta hyödyntää valmistautumista itse neuvottelutilanteessa. Vuorovaikutus neuvotteluissa rakentuu sekä ilmaisu- että kuuntelutaidolle. Neuvottelijan olisi hyvä hallita myös erilaisia neuvottelutaktiikoita, joiden avulla hän pystyisi tarpeen tullen rauhoittamaan ja ohjailemaan neuvottelua.

Ennakointi- ja suunnittelutaidot

Perusteellinen valmistautuminen neuvotteluun, neuvoteltavan asian hyvä tuntemus ja tavoitteiden asettaminen antavat tukevan pohjan onnistuneelle toiminnalle varsinaisessa neuvottelutilanteessa.

Yhteistyötaidot

Neuvottelijalla on oltava kyky ja halu kommunikoida erilaisten ihmisten kanssa erilaisissa tilanteissa. Neuvottelijan on hyvä osata joustaa epäolennaisissa asioissa päästäkseen tulokseen tärkeämmissä asioissa. Neuvottelutehtävässä onnistumisen lisäksi on panostettava myös neuvottelun osapuolten väliseen luottamukseen ja kunnioitukseen. Jos toinen osapuoli joutuu luopumaan kannastaan, tulisi heille tarjota kunniallinen perääntymistie. Empaattisuus edistää vuorovaikutuksen laatua neuvottelussa, sillä kyky asettua toisen osapuolen asemaan synnyttää yhteisymmärrystä ja auttaa omien näkökulmien esittämistä.

Kuuntelemisen taito

Aktiivisella ja avoimella kuuntelulla neuvottelija saa selville toisen osapuolen asenteita, neuvottelulähtökohtia, perusteluita ja tavoitteita. Näiden tietojen perusteella neuvottelija pystyy rakentamaan omaa neuvotteluviestintäänsä edulliseksi toisten ja erityisesti omia tavoitteitaan silmällä pitäen.

Verbaalisen viestinnän taidot

Selkeän, vakuuttavan, huomaavaisen, asiallisen ja eloisan kielenkäytön hallinta auttaa neuvottelijaa saavuttamaan tavoitteensa. Tiukka tavoitteeseen pyrkiminen ei tarkoita sitä, ettei kielenkäyttö voisi samanaikaisesti olla joustavaa ja kohteliasta.

Puheenvuoron kohdentamiseen, jäsentämiseen, havainnollistamiseen ja perustelemiseen löytyy apua esiintymisosiosta. Näiden taitojen avulla neuvottelija pyrkii muokkaamaan esityksestään sellaisen, että se vakuuttaa toiset neuvottelijat hänen oman ratkaisuvaihtoehtonsa kannalle. Neuvottelun yhteydessä on kuitenkin huomioitava, että kyse ei ole vain yhdestä puhe-esitystilanteesta vaan viestintäprosessista. Kaikkea tietoa ja kaikkia perusteluita ei tiivistetä samaan puheenvuoroon. Mitä jäsennellympi ja jämäkämpi puheenvuoro on, sitä paremmin se on otettavissa vastaan.

Myös kysymystekniikka on osa tehokasta ja vakuuttavaa neuvotteluviestintää. Kysymysten esittäminen oikealla hetkellä ja oikealla tavalla vaatii tarkkaa havainnointikykyä ja nopeaa reagointitaitoa.

Kysymysten avulla saadaan selville

• asiatietoja (esim. Milloin voitte aloittaa työskentelyn?)
• mielipiteitä (esim. Miten suhtaudut tähän uudistukseen?)

Niiden avulla voidaan myös

• tarkistaa (esim. Olitko sinä tämän kannalla?)
• selventää (esim. Miten tämä on suunniteltu toteuttaa?)
• varmistaa asiaa (esim. Onko samasta käytännöstä aiempia kokemuksia?)

Avoimilla ja laajoilla kysymyksillä neuvottelun vetäjä pystyy herättelemään keskustelua. Tätä varten kysymysten tulisi kuitenkin olla tarpeeksi yksiselitteisiä, selkeästi rajattuja ja täsmällisesti esitettyjä. Toisaalta kysymysten olisi oltava myös riittävän väljiä, jotta ne jättävät tilaa pohdinnalle. Suljetuilla ja tiukoilla kysymyksillä vetäjä taas auttaa ryhmää täsmentämään kantaansa.

Kysymystekniikka toimii neuvottelutaktisena keinona, koska sillä pystytään vaikuttamaan neuvottelun kulkuun hidastamalla tai tehostamalla keskustelua. Neuvottelija voi esimerkiksi hankkia itselleen lisäaikaa oman vastauksensa miettimiseen esittämällä toiselle osapuolelle kysymyksen.

Nonverbaalisen viestinnän taidot

Omien tunteiden sekä olemuksen tiedostaminen ja hallinta ovat tärkeitä taitoja neuvottelutilanteessa. Tällöin ei tule sanottua jotain sopimatonta, eikä paljastettua omia reaktioita väärällä hetkellä. Aktiivisella kuuntelulla ja nonverbaalisella viestinnällä, kuten katsekontaktilla ja pään nyökyttelyllä, neuvottelija osoittaa kiinnostusta puheenvuoron esittäjää ja tämän sanomaa kohtaan. Tällainen toiminta herättää positiivista neuvotteluilmapiiriä ja halua päästä ratkaisuun toisen osapuolen kanssa. Lue lisää nonverbaalisesta viestinnästä.