Intranet

Intranet – yhteisön tai organisaation sisäiseen käyttöön tarkoitettu, internetteknologiaan perustuva verkkopalvelu tai verkkosivusto – löytyy jo lähes kaikista suurista organisaatioista Suomessa ja ulkomailla. Intranetejä käytetään organisaation sisäisenä viestintä- ja työvälineenä yritysmaailmassa, yliopistoissa ja korkeakouluissa, muissa julkisen sektorin organisaatiossa sekä monissa muissa yhteisöissä.

Intranetin suosioon on monia syitä. Intranet helpottaa tiedonvälitystä ja yhteistyötä erityisesti suurissa kansainvälisesti toimivissa organisaatioissa, joissa mahdollisuus kasvokkain kanssakäymiseen on kustannus- tai muista käytännön syistä hankalaa tai mahdotonta. Tiedonvälityksen nopeus ja kustannustehokkuus tarjoavat mahdollisuuden myös organisaation jäsenten aiempaa tasavertaisempaan kohteluun: tietoa voidaan jakaa kaikille intranetin käyttäjille samanaikaisesti yli aikavyöhykkeiden ja maantieteellisten rajojen. Intranet mahdollistaa internetsivustojen tapaan sekä tiedon tallentamisen että sen välittämisen hyödyntämällä mm. tekstejä, kuvia, grafiikkaa, videoita sekä ääntä. Multimediaominaisuuksiensa lisäksi intranet tukee organisaation sisäistä, monisuuntaista viestintää ja mahdollistaa organisaatiorajat ylittävän yhteistyön ja työn ohjaamisen tarjoamalla virtuaalisia työtiloja tiimien käyttöön.

Intranetin päätehtävinä pidetään yleisesti mm. seuraavia asioita:

• Tiedon jakaminen ja arkistoiminen
• Vuorovaikutuksen lisääminen
• Yhteisön jäsenten tavoittaminen maailmanlaajuisesti ja nopeasti
• Yhteisön strategian esitteleminen ja jalkauttaminen
• Yhteisöllisyyden ja yhteenkuuluvuuden lisääminen maantieteellisistä etäisyyksistä huolimatta
• Yhteisöidentiteetin rakentaminen ja vahvistaminen
• Yhteisön jäsenten tarvitsemien palvelujen ja työvälineiden tarjoaminen

Intranetin strateginen arvo

Intranetit voivat olla operatiivisia välineitä; ne voivat ohjata organisaation tekemään asioita oikein. Intranetit voivat olla myös strategisia välineitä ja ohjata organisaatiota tekemään oikeita asioita. Intranet ei kuitenkaan ole operatiivinen tai strateginen itsestään tai automaattisesti, vaan intranetin rooli ja sen yritykselle tarjoamat hyödyt riippuvat pitkälti siitä, minkälaista sisältöä intranet käyttäjilleen tarjoaa.

Intranetiä pidetään yleisestä strategisena työvälineenä ja viestintäkanavana. Tästä huolimatta esimerkiksi intranetissä julkaistavien uutisten julkaisupäätökset tehdään tyypillisimmin asioiden uutisarvon perusteella (esim. tarjoaa uutta, ajankohtaista, lukijoita yleisesti kiinnostavaa tietoa) niiden strategisen arvon sijasta (esim. tarjottava tieto ohjaa organisaatiota kohti strategisten tavoitteiden saavuttamista). Intranetsisältöjen julkaiseminen on näin ollen usein spontaania ja reaktiivista, ei tavoitteellista ja suunnitelmallista. Sama spontaanius koskee myös intranetin toiminnallisuuksien kehittämistä. Liian usein intraneteihin lisätään blogeja tai wikejä (ks. Intranetsanastoa alla) siksi, että kaikilla muillakin organisaatioilla on nykypäivänä sellaiset. Liian vähän mietitään, miten nämä toiminnallisuudet tukisivat organisaation toimintaa ja millä tavalla ne voisivat tukea organisaation tavoitteiden toteutumista.

Intranetin strategisen arvon kasvattamista ajatellen olisi tärkeää, että intranetin sisältöjen tuottajat eli editorit ymmärtäisivät oman vastuullisen portinvartijan roolinsa organisaation todellisuuden rakentajina. Portinvartijan roolissa toimivat editorit valitsevat, mitä sisältöjä julkaistaan ja mitä jätetään julkaisematta. Omilla julkaisupäätöksillään editorit vaikuttavat siihen, mitä asioita pidetään organisaatiossa tärkeinä ja mitä ei (ks. mm. gatekeeping ja agenda setting -teoriat).

Intranetin strategisen arvon kasvattamiseksi olisi olennaista, että intranetin tavoitteisiin sekä sen kehittämiseen ja sisällöntuotantoon liittyvät päätökset perustuisivat organisaation strategiaan ja tähtäisivät tavoitteiden saavuttamiseen. Luonnollisesti intranetin keskeisenä tavoitteena tulisi olla strategian toteutumisen ja tavoitteiden saavuttamisen tukeminen, ei vain niiden esitteleminen. Tavoitteellisuuden ja suunnitelmallisuuden tulisi korostua intranetsisältöjen tuottamisessa.

Intranetiin pääsy

Intranetin strategisen roolin, mutta myös aiemmin mainittujen intranetin päätehtävien täyttäminen edellyttää, että intranet on laajasti organisaation jäsenten käytössä. On kuitenkin hyvin yleistä, etteivät kaikki organisaation jäsenet pääse intranetiin ja sen tarjoamiin tietoihin ja työvälineisiin. Yritysmaailmassa erityisesti tuotanto-, tehdas- ja asiakaspalveluhenkilöstöllä on harvoin mahdollisuus käyttää intranetiä oman työnsä ohessa. Myöskään paljon matkustavalla myyntihenkilöstöllä tai esim. rakennustyömailla työskentelevillä ei ole mahdollisuutta päästä intranetiin yhtä kätevästi kuin tietokoneen ääressä työskentelevällä toimistotyöntekijöillä.

Monet organisaatiot ovat pyrkineet ratkaisemaan näitä haasteita tarjoamalla jäsenilleen yhteyden intranetiin yhteiskäytössä olevilta tietokoneilta. Toiset ovat puolestaan rakentaneet toimitiloihinsa digitaalisia info-TV:itä, joista organisaation jäsenet voivat ohi kulkiessaan vilkaista ruudulla pyörivät viimeisimmät intranetissä julkaistut uutiset ja muun tärkeän informaation. Osa organisaatioista tarjoaa jäsenilleen mahdollisuuden päästä intranetiin etäyhteyksillä joko tietokoneen tai mobiilipäätelaitteen, esim. matkapuhelimen kautta.

Huolimatta edellä mainituista ratkaisuista osa oganisaatioiden jäsenistä jää aina intranetin tavoittamattomiin syystä tai toisesta, mikä osaltaan pienentää intranetin strategista arvoa. Organisaatioiden täytyykin muistaa, että huolimatta lukuisista vahvuuksistaan, intranet on vain yksi monista sisäisistä viestintäkanavista. Kriittisen tärkeä informaatio tulisi aina jakaa organisaatiossa monia eri kanavia, mm. kasvokkain viestintää hyödyntäen.

Monisuuntaisuus edellyttää avoimuutta

Nykypäivän intranetit ovat pääasiassa portaaleja, jotka tarjoavat keskitetysti pääsyn organisaation tietovarastoihin, työkaluihin, järjestelmiin ja palveluihin sekä työssä päivittäin tarvittaviin tietoihin, ohjeisiin ja työvälineisiin sekä yhteydet muihin organisaation jäseniin ja yhteisöihin. Yritysmaailmassa intranetit tarjoavat ympäristön, jossa työntekijöille tarjotaan kaikille yhteisten konsernitason sisältöjen ja työvälineiden lisäksi sisältöjä myös mm. hänen työtehtäviinsä ja vastuualueeseensa, maantieteelliseen sijaintiinsa sekä edustamaansa yksikköön tai divisioonaan perustuen. Näin ollen työntekijä saa yhdellä näkymällä ja yhdellä sisään kirjautumisella tarvitsemansa tiedon ja tarvitsemansa välineet.

Perinteisesti intranetit ovat tukeneet johdon viestien välittymistä organisaation jäsenille eli ylhäältä alaspäin suuntautuvaa viestintää. Palaute- ja keskustelukanavien myötä ne ovat tarjonneet joitain välineitä myös alhaalta ylöspäin suuntautuvaan viestintään. Nykypäivän intranetien haasteena on tukea edellä mainittujen lisäksi myös horisontaalista viestintää organisaation eri osien ja ryhmien välillä sekä näiden sisällä.

Monisuuntaisen viestinnän tukemisen haasteet eivät kuitenkaan aina liity teknologiaan vaan asenteisiin – lähinnä avoimuuteen. Liian usein kaikille tarjottavat, yhteiset sisällöt kertovat saavutuksista ja onnistumisista samalla, kun haasteista ja mahdollisista epäonnistumisista ei puhuta kasvojen menetyksen ja rangaistuksen pelosta johtuen. Negatiivisista asioista pitäisi kuitenkin keskustella organisaation sisällä avoimesti, jotta organisaatio voisi oppia ja kehittyä.

Intranetit muutoksen tukena

Monissa suurissa organisaatiossa on aiemmin ollut useita, erillisiä intranetejä. Organisaatiot ovat kuitenkin viime vuosina lakkauttaneet tai yhdistäneet erillisiä intranetejä yhdeksi, kaikille organisaation jäsenille tarjottavaksi verkkopalveluksi. Tätä on yleensä edeltänyt kaikille yhteisten toimintatapojen ja prosessien jalkautus sekä tiedostettu tarve luoda tai vahvistaa organisaation kulttuuria, identiteettiä ja me-henkeä.

Intranetit ovat näissä muutoksissa usein keskeisessä roolissa mahdollistaen niin muutoksen valmistelun (mm. ryhmätyötilat ja ryhmätyövälineet), muutosviestinnän ja muutosten jalkauttamisen organisaation eri tasoilla, keskustelun ja palautteen keräämisen sekä uusien, yhtenäisten toimintatapojen mukaisen toiminnan tukemisen (mm. raportointi- ja seurantajärjestelmät). Näissä tapauksissa on selvää, etteivät intranetit ole vain viestinnän välineitä, vaan strategisia, monipuolisia kokonaisuuksia, joiden tarjoamien tietojen, järjestelmien ja työvälineiden avulla organisaation jäsenet pystyvät suoriutumaan entistä tehokkaammin tehtävistään ja jotka auttavat ohjaamaan organisaatiota kohti strategian toteutumista ja tavoitteiden saavuttamista.

Intranetsanastoa:

Blogi, http://fi.wikipedia.org/wiki/Blogi
Wiki, http://fi.wikipedia.org/wiki/Wiki

Lähteet:

Lehmuskallio, S. (2006), The uses, roles, and contents of intranets in multinational companies in Finland. Journal of Business and Technical Communication, Vol. 20, No. 3, pp. 288-324,

Lehmuskallio, S. (2008), Intranet editors as corporate gatekeepers and agenda setters. Corporate Communications: An International Journal, Vol. 13, No. 1, pp. 95-111.

McCombs, M. & Shaw, D. (1972), The agenda-setting function of the mass media. Public Opinion Quarterly, Vol. 36, pp. 176-187.

White, D. (1950), The ”gate keeper”: A case study in the selection of news. Journalism Quarterly, Vol. 27, pp. 383-390.