Käytännön vinkkejä

Vinkkejä tehokkaaseen kuunteluun

• Älä totea heti alkuun, ettei aihe kiinnosta sinua. Tällöin et aktivoidu kuuntelemaan. Suhtaudu sen sijaan avoimin ja myönteisin mielin niin puhujaan kuin asiaankin.

• Älä arvioi asian arvoa ennakkoluulojen, esiintyjän ulkoisten piirteiden tai tämän esiintymistavan perusteella. Esimerkiksi harjaantumaton esitystapa ei automaattisesti merkitse asiasisällön huonoutta.

• Vältä keskittymistä toisarvoisiin seikkoihin, kuten vaikkapa puhujan puhetapaan tai ulkonäköön. Pyri kiinnittämään huomio sen sijaan itse sanomaan.

• Malta olla takertumatta sisällön epäolennaisuuksiin tai yksityiskohtaisiin ”nippelitietoihin”. Muuten kokonaisuus jää hahmottamatta. Yritä sen sijaan poimia olennainen ja keskittyä siihen.

• Muistiinpanojen tekeminen edistää aktiivista kuuntelemista, mutta liika on liikaa. Mikäli keskityt yksinomaan kirjoittamiseen, et kykene enää kuuntelemaan tarkkaavaisesti. Älä siis pyri kirjoittamaan kuulemaasi ylös sana sanalta, vaan suosi avainsanoja ja lyhyitä lauseita. Viestin muotoileminen omin sanoin edistää myös sisällön ymmärtämistä.

• Seuraa sisällön rakentumista esimerkiksi juuri muistiinpanojen avulla. Se auttaa olennaisten seikkojen havainnointia.

• Suosi arvioivaa kuuntelemista. Se tarkoittaa asiasisällön kriittistä tarkastelua, tosiasioiden ja mielipiteiden erottamista toisistaan ja puhujan esittämien perustelujen punnitsemista.

• Älä keskity pelkkään faktaan, vaan arvosta myös esimerkkejä ja käytännön sovelluksia. Ne havainnollistavat kuultua.

• Älä sulje korviasi asioilta, joista olet eri mieltä puhujan kanssa. Tarkkaavainen kuunteleminen ei tarkoita automaattista samanmielisyyttä. Omien ajatusten vertailu esiintyjän näkökulmaan on suotavaa, sillä se edistää syvällistä ymmärtämistä.

• Ole kärsivällinen. Älä tee puutteelliseen tietoon pohjautuvia johtopäätöksiä, vaan päätä oma näkökulmasi asiaan vasta, kun olet kuullut kaiken, mitä puhujalla on sanottavanaan.

• Suosi reflektiivistä kuuntelemista. Ole vuorovaikutuksessa puhujan kanssa, kysele rohkeasti ja varmista, että olet ymmärtänyt sanotun oikein. Vastavuoroisuus auttaa myös puhujaa: hän voi olla varma, että on tullut ymmärretyksi. Muista, että kyse ei kuitenkaan ole harkitsemattomien välikommenttien huutelemisesta.

• Älä kuiski vierustoverillesi, rapistele papereitasi tai muuten häiritse kuuntelutilanteessa. Sinun ei tarvitse sietää myöskään toisten aikaansaamaa häiriötä. Siitä saa ja pitääkin huomauttaa.

Omia kuuntelutottumuksia on jokaisen syytä tarkkailla, sillä omien tottumusten tunnistaminen on avain niiden kehittämiseen!

Vinkkejä jännittäjälle

• Ajattele positiivisesti. Myönteinen suhtautuminen esiintymiseen sekä vireytymisen tulkinta positiiviseksi, normaaliksi ilmiöksi auttaa saavuttamaan hyvän lopputuloksen. Yleisön edessä esiintyminen voi olla myös iloinen ja palkitseva kokemus.

• Pyri vuorovaikutukseen yleisön kanssa. Yritä kiinnittää huomio jännittämisen sijasta asiaan ja sen välittämiseen kuuntelijoillesi.

• Muista, ettei yleisön tehtävä ole tuomita sinua. Viisas yleisö kuuntelee puhujaa kiinnostuneesti ja avoimin mielin, ei valmiiksi vihamielisesti asennoituneena. Yleisö on myös enemmän kiinnostunut puhujan asiasta kuin puhujasta itsestään ja siitä, mahtaako tämä jännittää.

• Valmistautuminen esiintymistilanteeseen auttaa vähentämään jännitystä. Kun tiedät harjoitelleesi, tiedät myös osaavasi – ainakin paremmin kuin siinä tapauksessa, ettet olisi harjoitellut lainkaan. Tukisanalista auttaa pitämään pääkohdat mielessä.

• Kokeile myös mielikuvaharjoittelua. Näe itsesi onnistumassa – valmistaudu onnistumaan.

• Rentoutusharjoitusten, vaikka vain lyhytkestoistenkin, on havaittu auttavan ennen jännittävää puhetilannetta.

• Vireytyminen tasaantuu yleensä alun jälkeen. Panosta siis harjoittelussakin enemmän esiintymisesi alkumetreihin.

• Mikäli huomion keskipisteenä oleminen tuntuu kovin hermostuttavalta, voit kiinnittää kuulijoiden huomion alun ”pahimmiksi hetkiksi” vaikkapa valkokankaalle heijastettuun, esitykseen liittyvään kuvaan. Yleisön huomioon kuitenkin tottuu kokemuksen karttuessa.

• Seiso tai istu mukavassa asennossa, älä jännitä lihaksiasi. Älä myöskään liikaa ajattele liikehdintääsi – keskity asiaan.

• Jännittyneisyyttä yritetään usein pakonomaisesti peittää. Usein peittely kuitenkin vain lisää jännittyneisyyden tunteita, sillä silloin puhujalla on kaksi jännitettävää asiaa: oma jännittäminen ja se, miten se pysyy kuulijoilta piilossa. Jännittämisen voi kuitenkin reilusti ”tunnustaa” kuulijoilleen. Se ei ole häpeä, sillä jokainen kuulija on varmasti itsekin joskus jännittänyt.

• Kaikkia ei voi miellyttää. Arvostelun ja erilaisten tulkintojen sietäminen on tärkeä taito kaikilla elämänaloilla, niin myös puheviestinnässä.

• Pienistä takaiskuista ei kannata lannistua. Niistä voi oppia, sillä ”tekevälle sattuu”.

• Arvioi omia esiintymistaitojasi realistisesti sen mukaan, mitä kulloinkin osaat, ja aseta itsellesi realistisia tavoitteita, jotka sinun on mahdollista saavuttaa. Pyydä palautetta – se auttaa sinua arvioimaan omaa osaamistasi.

• Hanki esiintymiskokemusta erilaisista tilanteista, sillä harjoittelulla monipuolistat toimintamalliesi repertuaaria ja saat lisää esiintymisvarmuutta.

• Erittäin voimakasta esiintymisjännitystä voidaan tarpeen niin vaatiessa hoitaa myös terapialla ja/tai lääkityksellä.

Vinkkejä tehokkaaseen päätöksentekoon ryhmässä

• Varmistukaa siitä, että kaikki ryhmäläiset ymmärtävät, millaista päätöstä ollaan tekemässä tai millaiseen ongelmaan ollaan etsimässä ratkaisua. Jolleivät nämä asiat ole selvillä, ei laadukkaan ratkaisun löytäminen ole mahdollista.

• Ryhmän jäsenten täytyy tiedostaa päätöksenteon ja vaihtoehtojen arvioinnin kriteerit, joten niistä tulee keskustella avoimesti.

• Kaikkien ryhmän jäsenten tulee osallistua päätöksentekoprosessiin.
  Arvioikaa kaikkia ratkaisuvaihtoehtoja ja etsikää niistä sekä hyvät että huonot puolet.

• Kun valinta on tehty, kannattaa se vielä tarkistaa. Onko se todella paras
  mahdollinen kaiken prosessin aikana kertyneen tiedon valossa?

Vinkkejä tehokkaaseen neuvotteluun

• Haasteellisissa neuvottelutilanteissa on yritettävä pitää ajatukset selkeinä ja tavoite kirkkaasti mielessä. Jos tuntuu, että neuvottelun toinen osapuoli painostaa ja hyökkää, voi tilanteeseen ottaa etäisyyttä. Etäisyyttä voi ottaa pyytämällä neuvottelutaukoa tai vaikkapa vain laskemalla kymmeneen. Tässä välissä saa koottua ajatukset ja hillittyä omat tunteensa. Vastahyökkäykseen ei ole syytä lähteä, vaan kannattaa yrittää selvittää toisen osapuolen hyökkäävistäkin puheenvuoroista heidän tavoitteitaan ja motiivejaan. Niiden avulla päästään rakentamaan jälleen eteenpäin omaa toimintaa.

• Neuvottelua kutsutaan distributiiviseksi silloin, kun neuvottelun lopputulos nähdään joko–tai-tilanteena, voittona tai tappiona. Tällöin monesti neuvottelijat pitävät liian tiukasti kiinni omista kannoistaan ja tavoitteistaan. Ratkaisuna lukkiutuneeseen tilanteeseen voi olla neuvoteltavien lisäresurssien keksiminen käsiteltävään asiaan. Tällöin neuvoteltavaa asiaa voidaan laajentaa ja näin saavuttaa tilanne, jossa kaikki voittavat. Lisäresurssien ansiosta neuvottelun toiselle osapuolelle voidaan antaa jostain myöten, kun tiedetään, että myös itse hyötyy. Neuvottelua, jossa kaikki voittavat, kutsutaan integratiiviseksi.

• Jumiutunutta neuvottelutilannetta voi auttaa myös neuvottelutauko tai se, että joku kokoaa yhteen ne asiat, joista osapuolet ovat jo päässeet yhteisymmärrykseen. Myös näkökulman vaihtaminen voi tuulettaa tilannetta ja auttaa taas eteenpäin. Jos neuvottelu-umpikujaa ei saada purettua neuvottelijoiden kesken, saattaa tilanne vaatia ulkopuolista sovittelijaa. Sovittelija voi puolueettomana osapuolena ohjata keskustelua takaisin oleellisiin asioihin sekä tuoda mukanaan uusia ideoita ja näkökulmia. Miettimistaukoja ja hiljaisia hetkiä ei neuvottelussa kannata säikähtää, vaan niitä saa tulla. Tällöin neuvottelijat ehtivät hyvin koota ajatuksiaan.

• On hyvä muistaa sananlasku “asiat riitelevät, eivät ihmiset” eli käsiteltävien asioiden ja mielipiteiden ei pitäisi antaa henkilöityä ihmisiin. Olisi keskityttävä yhdessä objektiivisesti käsittelemään neuvoteltavaa asiaa ja pääsemään siinä yhteisymmärrykseen.