Tekijä: JanneN

Liikkuvan kuvan ja äänen käyttö internetin välityksellä on lisääntynyt viime aikoina merkittävästi. Yksi syy tähän on internetin laajakaistaliittymien yleistyminen, mikä mahdollistaa isojenkin videotiedostojen siirron. Myös musiikin ja videoiden lataaminen on kohtuullisen yksinkertaista.

Videoviestintäpalvelut kaikkien ulottuville

Omien videoiden jakelu voidaan toteuttaa tietoverkkojen välityksellä hyödyntämällä useita eri palveluita. Nämä palvelut tarjoavat usein selainpohjaisen videoiden siirron palvelimille, joista videot ovat laajan yleisön käytettävissä. Videoiden tiedostomuunnokset on automatisoitu, ja näin ollen käyttäjän ei tarvitse huolehtia jakelukanavien välittämistä tiedostoformaateista. Palveluissa videoiden indeksointi ja hakutoiminnot on toteutettu yleensä siten, että ne tukevat erilaisia hakukäytäntöjä.

Yleiset ja useimmissa tapauksissa maksuttomat videoviestintäpalvelut (esimerkiksi YouTube ja Vimeo) tarjoavat internetin käyttäjille helpon tavan katsella ja julkaista verkkovideoita. Videotiedostojen saavutettavuus on myös olennaisesti parantunut. Elokuvavuokraamotkin ovat siirtymässä internetjakeluun samaan tapaan kuin levy-yhtiöt, joiden musiikkitiedostojen myynti ja jakelu on jo huomattavaa liiketoimintaa.

Videotallenteiden saavutettavuuden parantumisen lisäksi videovälitteiset keskustelut ja internet-puhelut ovat yleistyneet voimakkaasti. Tekstipohjaisten, vuorovaikutteisten chat-kanavien rinnalle ovat nousseet ääntä ja kuvaa reaaliajassa välittävät sovellukset, joiden avulla voidaan olla yhteydessä äänen ja videokuvan välityksellä yhteen tai jopa useampaan henkilöön tai pisteeseen yhtä aikaa. Saatavilla on useita videopuhelut ja -neuvottelut mahdollistavia ilmaisohjelmia. Muun muassa nuorison suosimat ohjelmistot, kuten Windows Messenger tai Skype, ovat lisänneet internetin välityksellä tapahtuvaa reaaliaikaista videoviestintää.

Kyseessä olevien sovellusten käyttö on yleistynyt myös eri organisaatioiden tiedonvälityksessä ja yhteydenpidossa, ja voidaankin perustellusti todeta, että 2000-luku on videoviestinnän läpimurron vuosikymmen. Tähän ovat ensisijaisesti vaikuttaneet järjestelmien helppokäyttöisyys sekä video- ja äänitiedostojen vaivaton saavutettavuus: vähimmäisvaatimuksena on tietokone ja internetyhteys, lisäksi tarvitaan mikrofoni ja web-kamera. Järjestelmät mahdollistavat tiedostojen jakamisen ja tarjoavat erilaisia yhteistoiminnallisia työkaluja, kuten chatin. Lisäksi neuvotteluihin voi osallistua useita henkilöitä yhtä aikaa. Ilmaisohjelmien laajennettuja ominaisuuksia voidaan ottaa käyttöön maksullisina palveluina, jolloin esimerkiksi internetpuhelut voidaan yhdistää kännykkäliittymiin.

Videoviestintäpalvelut organisaatioiden tukena

Videoviestintäjärjestelmiä on saatavissa myös kaupallisilta toimijoilta: maksulliset ohjelmistot tarjoavat ilmaisohjelmia monipuolisempia ominaisuuksia, kuten tallenteiden tekoa ja niiden jakelua. Tällaisia järjestelmiä kutsutaan verkkokokousjärjestelmiksi. Niihin on etukäteen mahdollista luoda käyttäjille omia verkkokokousympäristöjä, joihin taas voidaan kutsua osallistujia. Useat organisaatiot ovatkin ryhtyneet käyttämään omassa toiminnassaan kuvatun kaltaisia välineitä. Näin on tehostettu työajankäyttöä ja säästetty muun muassa matkakustannuksissa. Käytön suosio perustuu järjestelmän kohtuullisen yksinkertaiseen käyttöönottoprosessiin ja helppokäyttöisyyteen. Kokoukseen tai tapaamiseen osallistuminenkin edellyttää vain kokouksen www-osoitteen tuntemista. Verkkokokousjärjestelmien yleistyminen eri organisaatioiden käytössä on entisestään lisännyt videoviestinnän suosiota.

Perinteinen ryhmätyötiloissa ja niitä isommissa auditorioissa erillisillä videoneuvottelulaitteistolla käytävä videoneuvottelu on siirtymässä teräväpiirtoaikaan. Kuvan- ja äänenlaatu vastaavat tv:n digilähetysten tasoa, ja reaaliaikainen yhteys yhden tai useamman pisteen välillä muistuttaa laadultaan tv-lähetystä. Yhteyksien muodostaminen on osittain automatisoitu, ja etukäteen laadittujen yhteyskirjastojen (ns. puhelinluetteloiden) avulla käyttäjän on helppo muodostaa ennalta testatut ja varmennetut yhteydet. Yhteistyöverkostojen kokouksia on pidetty videoneuvottelun välityksellä jo vuosia. Myös seminaareihin ja erilaisiin tilaisuuksiin osallistuminen videoneuvottelun välityksellä on ollut mahdollista ja yleistynyt vähitellen eräänä verkostojen ja yhteistyökumppaneiden toimintamallina. Erillisiä kustannuksia ei tule, kun yhteyden muodostuksessa käytetään olemassa olevia internetyhteyksiä.

Eri tv-kanavat ovat ryhtyneet lähettämään ohjelmiaan myös internetin välityksellä joko suorina lähetyksinä tai tallenteina: Ylen Arkisto tarjoaa muun muassa uusimmat uutiset videotallenteina, ja kesäkuussa 2008 järjestettyjen jalkapallon EM-kilpailuiden ottelut olivat seurattavissa internetissä suorina lähetyksinä. Myös jotkut kaupalliset tv-kanavat tarjoavat suosikkisarjojansa internetissä. Internetlähetysten laatu paranee koko ajan, ja samalla kysyntä kasvaa. Myös korkeakoulut ovat CSC:n (Opetusministeriön hallinnoiman tieteen tietotekniikan keskuksen) johdolla kehittäneet internetvideolähetyksiä siten, että nykyisin Funet-verkossa voidaan seurata omalta työasemalta kaikkia maksuttomia digi-tv-lähetyksiä. Korkeakoulujen julkisia tapahtumia tullaan jatkossa välittämään saman foorumin kautta.

Vaikutus tiedemaailmaan

Tieteen julkisuuskuvaa on alettu kohentaa verkkovideoiden välityksellä. Tieteentekijät ovat viime aikoina julkaisseet tieteellisiä koeasetelmia ja kokeita muun muassa verkkovideoiden muodossa. Kemian nobelisti Harry Kroton visio verkko-opetuksesta on uraa uurtava. Hänen verkkosivustonsa pyrkii tuomaan videot osaksi tiedekasvatusta Yhdysvaltain kouluihin. Tieteen tekemiseen liittyvien prosessien läpivalaiseminen verkkovideoiden muodossa popularisoi tieteellistä ajattelua. Siten havainnollistetaan monimutkaisiakin prosesseja. Samalla tuodaan kansantajuisesti esille tieteellisiin tutkimuksiin liittyviä keskeisiä työskentelymenetelmiä.

Verkkovideoiden avulla kyetään myös simuloimaan perinteisiä opetusmenetelmiä verkkoluentojen muodossa, jolloin opetustilanne ja opetuksessa käytetty materiaali voidaan välittää opiskelijoille internetin avulla. Verkkoluentoja voidaan hyödyntää opiskelun tukena, internetyhteyksistä riippuen, lähes milloin tahansa. Lisäksi opiskelija voi halutessaan kerrata materiaalin avulla keskeisimpiä sisältöjä, keskeyttää välillä ja palata valitsemiinsa kohtiin haluamallaan tavalla. Voisi ajatella, että tämänkaltainen toiminta tehostaa oppimisprosessia ja tukee erilaisia oppijoita tarjoamalla heille mahdollisuuden yksilölliseen sisällön prosessointiin.

Videoviestinnän tulevaisuus

Videoviestinnän merkitys organisaatioiden julkisuuskuvalle kasvaa tulevaisuudessa: Ne kykenevät kuvaamaan toimintaansa havainnollisesti ja tarkasti ja sitä myötä välittämään tapojaan ja arvojaan niin oman organisaationsa sisällä kuin sen ulkopuolelle. Yhteistyökumppaneiden on siten helpompi seurata käynnissä olevia hankkeita ja arvioida mahdollisuuksiaan ja tarpeitaan yhteistyön kehittämisessä. Videoviestintä tehostaa organisaatioiden toimintaa, ja helppo käyttöönotettavuus lisää erilaisia käyttömahdollisuuksia. Teknologian kehittymisen myötä verkkovideot ja vuorovaikutteiset neuvottelujärjestelmät tuovat tai itse asiassa ovat jo tuoneet video- ja äänimateriaalin myös laajan yleisön tietoisuuteen.

Yksinkertaistettuna wiki tarkoittaa muokattavissa olevaa julkista www-sivua tai -sivustoa, jota kuka tahansa voi muokata millä tahansa tavallisella www-selaimella. Muokkaaminen on yksinkertaista ja suoraviivaista, joten kynnys käyttää wiki-järjestelmiä on hyvin matala. Useiden muiden www-teknologioiden tapaan wikejä voidaan käyttää monin eri tavoin ja moniin eri tarkoituksiin – pienten ryhmien prosessikirjoittamisen tukemisesta aina maailmanlaajuiseen tietosanakirjaan Wikipediaan.

Wikien perusperiaatteet

Vapaasti muokattavissa oleva www-sivu saattaa kuulostaa siltä, että muokkauksilla voi vahingossa tai tahallaan tehdä hallaa sivun sisällölle. Vapaan muokkauksen lisäksi wikien toinen perusperiaate kuitenkin on, että jokainen muutettu versio tallennetaan automaattisesti siten, että kaikki vanhatkin versiot säilyvät saatavilla. Tällöin kuka tahansa voi palauttaa vanhan version tarvittaessa käyttöön. Nykyisissä wiki-toteutuksissa onkin helppoa verrata tallennettujen versioiden eroja.

Www-sivun tai -sivuston tuottaminen wiki-järjestelmässä perustuu ajatukseen, että mahdollisimman laaja osallistujien joukko ja helppo muokattavuus johtavat tuotoksen laadun ja viimeistelytason paranemiseen. Usein myös ajatellaan, ettei wiki-sivusto oikeastaan valmistu koskaan, vaan se säilyy avoimena ja parantuu käyttäjien ponnisteluiden seurauksena jatkuvasti.

Wikien luonne

Wiki on samaan aikaan sekä ryhmätyön väline että tuotosten julkaisupaikka. Yhteistä wiki-järjestelmille ja -ajattelulle on avoimuuden ja yhteisöllisyyden korostuminen. Yksin tekeminen ei ole luontevaa wiki-maailmassa. Yhteisöllisyydestä kumpuaa myös verkostomaisuus, eli wiki-sivustoa on helppo kasvattaa uusilla wiki-sivuilla. Avoimuus taas tarkoittaa mahdollisimman suurta vapautta lukea ja muokata wiki-sivuja.

Wikejä käytetään kuitenkin nykyään paljon myös eri työyhteisöjen sisällä sellaisissa hankkeissa, joissa halutaan antaa kaikille rajatun yhteisön jäsenille mahdollisuus osallistua sisällön tuottamiseen. Wikin käyttö ei kuitenkaan tarkoita sitä, että osallistujien panokset olisivat – tai niiden tulisi olla – yhtä suuret. Usein wikejäkin käytettäessä on syytä sopia tarkat roolit tai tehtävät eri osallistujille. Konkreettinen esimerkki tällaisesta rajatun työyhteisön wikin käytöstä on työyksikön toimintakäsikirja, johon halutaan dokumentoida yksikköön vuosien aikana vakiintuneet käytänteet ja tiedottaa ne samalla työyhteisön sisällä. Toinen esimerkki on tyypillisesti viime hetkeen saakka tarkentuva seminaarin ohjelma, jota usea järjestäjän edustaja täydentää tilaisuuden lähestyessä. Wikin etuna on se, että viimeisin versio on aina automaattisesti esillä. Toisaalta wikiä käytettäessä muutosten helppouden takia lukija ei voi olla täysin varma, onko esillä oleva versio täydellisin kaikista talletetuista versioista.

Rajattujen yhteisöjen wikien lisäksi myös täysin avoimet, mahdollisimman laajaa yhteisöllisyyttä hakevat hankkeet, kuten vapaa oppimisyhteisöhanke Wikiversity, ovat luontevia wiki-tekniikan hyödyntäjiä. Hyvin laajan osallistujapohjan saavuttaessaan toiminta wikissä voi kuitenkin johtaa kiusallisiin ilmiöihin, kuten edestakaisiin tekstin muokkauksiin tai jopa systemaattiseen vandalismiin. Tällöin täysin avoimenkin wikin ympärille joudutaan rakentamaan luottamusmekanismeja, joilla muutoksien tekemistä rajoitetaan.

Wikien käyttö

Eri wiki-järjestelmiä on lukuisia, ja käyttäjän kannalta niiden toiminnallisuus vaihtelee hyvinkin paljon. Tyypillisesti wiki-järjestelmässä olevan sivun muokkaus tapahtuu muokkaustilassa, johon päästään erillistä painiketta tai linkkiä seuraamalla (usein nimetty “muokkaa” tai “edit”) Muokkaustila muistuttaa yksinkertaista tekstieditoria tai tekstinkäsittelyohjelmaa. Nykyään monet wikit tarjoavat graafisista tekstinkäsittelyohjelmista tuttuja painikkeita esimerkiksi lihavoinnille ja kursivoinnille, joiden avulla tekstin muokkaus muistuttaakin tavallisella tekstinkäsittelyohjelmalla työskentelyä. Kuvien, linkkien ja uusien wiki-sivujen luonti onnistuu wiki-ajattelun mukaan yhtä suoraviivaisesti.

Monissa iäkkäämmissä wiki-toteutuksissa teksti muotoillaan ja uudet sivut luodaan tekstieditorissa merkitsemällä haluttu toiminto sovituilla merkeillä: esimerkiksi tekstin ympäröiminen yhtäsuuruusmerkeillä tarkoittaa sen muuttamista otsikoksi. Käytännöt vaihtelevat eri wiki-toteutusten välillä niin, ettei mitään yleisohjetta voi antaa, vaan käyttäjän on tutustuttava käytössään olevan wiki-järjestelmän ohjeisiin. Oppimiskynnys on kuitenkin aina matala, ja tietokoneen peruskäyttötaito riittää täysipainoiseen wikin käyttöön.

Käyttöliittymän lisäksi myös käyttölogiikka vaihtelee wiki-järjestelmien välillä: Esimerkiksi wiki-periaatteisiin kuuluvaa avoimuutta rajoitetaan usein erilaisin mekanismein, ja muokkauksia saavat siten tehdä vain rekisteröityneet käyttäjät tai ne käyttäjät, joilla on muokkauksiin erityinen oikeus. Joillakin käyttäjillä voi myös olla oikeus lukita sivu muutoksilta kokonaan.

Tekninen ongelma wiki-järjestelmissä syntyy siitä, jos useampi kuin yksi käyttäjä yrittää muokata samaa wiki-sivua yhtäaikaa. Eri wiki-järjestelmissä ongelma on ratkaistu eri tavoin: joissain wikeissä vain yksi käyttäjä kerrallaan saa avattua sivun muokkaustilaan, toisissa wiki tarkistuttaa muokkaajalla oman muokkausajan aikana talletetut uudet muutokset. Samanaikaisen muokkaamisen ongelmien minimoimiseksi voi joskus olla tarpeen sopia, että muokkauksista keskustellaan ensin erillisellä alueella ja vasta sen jälkeen nimetty vastuuhenkilö tekee muokkauksen wiki-sivulle.

Esimerkkejä wikin käytöstä

Wiki-järjestelmän käyttökohteita tai käyttötapoja on lukuisia. Koulujärjestelmässä tyypillisimpiä lienee raporttiin tähtäävä ryhmätyö, jolloin työryhmän koko ja käytettävä aika on rajatumpi verrattuna wikille tyypilliseen avoimeen yhteisöllisyyteen. Joillakin verkkokursseilla wikin käyttö saattaa olla pakollista, mutta wikin voi perustaa myös tukemaan spontaania verkkovälitteistä ryhmätyötä. Joissakin palveluissa voi perustaa myös salasanalla suojattuja wiki-sivustoja.

• http://www.wikiversity.org — avoin oppimisen verkkoyhteisö, eri kieliversioita
• http://www.wikipedia.org — avoin tietosanakirja, eri kieliversioita

Blogit ovat viime vuosina löytäneet tiensä myös yliopistoihin. Siinä missä akateemiset blogit vielä etsivät muotoaan ja asemaansa osana tiedeviestintää, blogosfääri eli blogien muodostama julkinen verkosto on jo ehtinyt muodostaa itselleen joukon vakiintuneita käytäntöjä ja sääntöjä.

Tässä tyylioppaassa käsitellään näitä käytäntöjä suhteessa muuhun verkkokirjoittamiseen ja kirjalliseen tiedeviestintään ja pyritään erityisesti tuomaan esille joitain blogikirjoittamisessa esiintyviä yleisiä virheitä. Akateemisten blogien lisäksi esitettävät tyyliohjeet pätevät myös muuhun blogikirjoittamiseen.

Blogin anatomia

Blogiformaatti – päivätyistä kirjoituksista koostuva verkkosivu, jonka uusimmat merkinnät esitetään ensimmäisellä sivulla – on nykyään tuttu useimmille. Sen sijaan jotkin kaikille blogeille yhteiset toiminnallisuudet ja käsitteet eivät ole tuttuja edes kaikille bloggaajille.

Termi blogi viittaa aina blogimuotoiseen verkkosivustoon kokonaisuudessaan. Yksittäistä blogikirjoitusta voi kutsua merkinnäksi tai artikkeliksi. Yksittäistä merkintää ei siis tule kutsua blogiksi. Merkinnät ovat aina julkaisuajan mukaan päivättyjä, ja jokaisella merkinnällä on pysyvä, viitattava osoite eli ikilinkki. Pysyvä osoite mahdollistaa yksittäiseen merkintään viittaamisen linkkien avulla. Blogeissa käydäänkin vuoropuhelua paitsi merkintöjen lopusta löytyvän kommentointitoiminnon avulla myös blogien ja blogimerkintöjen välisten linkkien välityksellä.

Blogimerkinnät löytyvät julkaisupäivän mukaan järjestetyistä arkistoista. Lisäksi blogimerkintöjä on yleensä mahdollista järjestää ja hakea kategorioiden tai tagien eli vapaamuotoisten avainsanojen avulla. Kategorioiden ja tagien välinen suhde tulee ymmärrettäväksi vertaamalla sitä sisällysluettelon ja asiasasanahakemiston väliseen työnjakoon tietokirjoissa.

Blogeja aktiivisesti seuraavat eivät yleensä vieraile säännöllisesti lukemiensa blogien etusivulla tarkistamassa, onko blogiin tullut uusia merkintöjä. Useita blogeja voi seurata keskitetysti erillisen uutistenlukijan avulla. Lukija on ohjelma, joka seuraa käyttäjän valitsemien verkkolähteiden (muidenkin kuin blogien) uusimpia kirjoituksia sivustojen julkaisemien syötteiden kautta. Syötteet, joihin viitataan myös niiden yleisimmän formaatin mukaisesti lyhenteellä RSS, ovat blogiohjelmistojen automaattisesti tuottamia XML-kielisiä tiedostoja. Ne sisältävät blogin uusimmat otsikot ja usein myös koko tekstin erilaisten ohjelmien osaamassa muodossa.

Merkinnän rakenne

Hyvä blogimerkintä käsittelee yleensä vain yhtä asiakokonaisuutta. Mikäli kirjoittaja haluaa samaan aikaan käsitellä useaa selkeästi toisistaan erillistä aihetta, ne on syytä jakaa erillisiksi merkinnöiksi. Koska blogeja luetaan usein vain otsikot esittävillä uutistenlukijoilla, sisältöä selkeästi kuvaava otsikointi on tärkeää.

Blogikirjoitukset ovat tyypillisesti lyhyitä. Linkkiblogeissa tyypillinen merkintä saattaa olla pelkkä kirjoittajan lyhyellä huomioilla täydennetty lainaus tai linkki. Osin ehkä intuition vastaisesti tällainen jo julkaistua materiaalia toistava linkkibloggaaminen ei lisää blogosfäärin hälyä vaan suodattaa informaatiota ja välittää sitä uusille yleisöille.

Merkintöjen pituus voi vaihdella suurestikin eikä mitään varsinaista kattoa ole. Mikäli merkintä on hyvin pitkä, tekstin alun tulisi toimia tiivistelmänä käsiteltävästä aiheesta.

Tunne tunnisteet

Blogikirjoittamisen helppous perustuu pitkälti siihen, että blogialustat mahdollistavat verkkosivuston julkaisemisen ilman sivujen kuvailuun käytettävän HTML-kielen tuntemista. Kaikkien bloggaajien olisi kuitenkin hyvä tuntea HTML-kielen perusrakenne, yleisimmät tunnisteet ja niiden oikeaoppinen käyttö.

Yleinen tunnisteiden käyttöä ohjaava periaate on, että verkkotekstiä tulee muotoilla tekstin rakennetta kuvaavin tunnistein pelkästään ulkoasua, esimerkiksi merkkilajia, -kokoa tai värejä muokkaavien tunnisteiden sijaan. Rakenteellisten tunnisteiden käyttämiselle on monia käytettävyyteen, tekstin löydettävyyteen ja esteettömyyteen liittyviä syitä. Verkkosivuja ja erityisesti blogeja ei lueta vain selaimen avulla tietokoneen ruudulta. Selaimen lisäksi monet muut ohjelmat pyrkivät tulkitsemaan tekstin rakennetta, mikäli se vain on määritelty.
Esimerkiksi hakukoneet painottavat otsikoissa käytettyjä sanoja hakutuloksissa, ja tekstiä ääneksi muuttavat puhesyntetisaattorit osaavat vaihtaa äänensävyään lainauksen kohdalla – mikäli nämä tekstielementit on määritelty niitä kuvaavilla tunnisteilla. Rakenteellisten elementtien käyttö pitää myös sivuston ulkoasun johdonmukaisena ja blogissa käytetyn ulkoasuteeman mukaisena.

Useimmissa blogialustoissa käytetään tekstin kirjoittamiseen oletuksena WYSIWYG-periaatteella toimivaa editoria. Tällöin teksti tuotetaan lopullista muistuttavassa muodossa. Editoreissa on myös lähes aina mahdollista tarkastella ja muokata merkintää HTML-kielisenä. Toiminnon avulla voidaan tarkastaa, minkälaista HTML-kieltä editori tuottaa sekä yleensä myös lisätä merkintään muotoiluja, joiden lisääminen ei onnistu graafisella editorilla.

Viittaaminen on linkittämistä

Linkkejä hyödynnetään blogikirjoittamisessa hyvin runsaasti. Hyvä blogimerkintä onkin usein synteesi useasta eri lähteestä. Tekstissä mainittuun lähteeseen tulee aina tehdä linkki, mikäli lähde vain on julkaistu verkossa. Tämä sääntö on blogeissa yhtä pitävä kuin lähdeviitteiden käyttö tieteellisessä tekstissä.

Toinen konventio, joka muistuttaa tieteellistä kirjoittamista, on käyttää linkkejä eräänlaisina ulkoistettuina alaviitteinä: linkittämällä blogi muualla julkaistuihin teksteihin voidaan selventää vaikeita käsitteitä tai tehdä ekskursioita varsinaista aihetta sivuaviin kirjoituksiin.

Eräs ainoastaan blogikirjoittamiselle ominainen linkkimuoto ovat via-linkit. Ne viittaavat blogimerkintöihin, joiden avulla kirjoittaja on löytänyt varsinaisen lähteen. Via-linkin avulla kirjoittaja antaa tunnustusta tiedon alkuperäiselle “löytäjälle”.

Suomen historiaverkko on avannut historiaa käsittelevien blogien seurantasivun. (Via Nina N.)

Blogimerkintä on usein kommentti toiseen blogimerkintään tai keskustelupuheenvuorona jo toisaalla aloitettuun keskusteluun. Tällöin aiempiin puheenvuoroihin yhdistetyt linkit liittävät merkinnät osaksi kyseisessä blogissa käytävää keskustelua. Tämä mahdollistaa sivustolta toiselle jatkuvien verkostomaisten keskustelujen seuraamisen.

Linkkien asettelussa tekstiin tulee pyrkiä tekstin sujuvuuteen ja linkkien selkeyteen. Linkeistä huolimatta tekstin tulisi edetä sujuvasti ja siten, ettei niiden käyttö vaikuttaisi lainkaan kirjoitettuun tekstiin, joka toimisi luettuna myös ilman linkkejä. Erityisesti tulee välttää viittauksia itse linkkiin, kuten ”klikkaa tästä”. Toinen tekstin kulun tarpeettomasti keskeyttävä tapa on linkin osoitteen käyttäminen linkkitekstinä:

Artikkeli löytyy osoitteesta www.example.net.

Tekstistä tulisi käydä aina mahdollisimman hyvin ilmi se, mihin tai millaiseen kohteeseen linkki vie. Tämä ei ole este tekstin sujuvuudelle, mikäli linkit asetetaan tekstiin harkiten:

Kari K. on kirjoittanut vastineen Sakari S:n esittämään arvosteluun hänen Tieteessä tutkitaan -lehdessä julkaisemastaan artikkelista.

Linkeissä tulee käyttää aina HTML-kielen linkkitunnistetta (a). Merkinnässä olevia linkkejä ei tulisi koskaan määritellä avautumaan uuteen selainikkunaan.

Lainaukset

Suorien lainausten käyttöä ja muotoilua koskevissa blogimerkinnöissä pätevät pääosin samat säännöt kuin tieteellisessä kirjoittamisessa yleensäkin. Blogi- ja muiden verkkotekstien lainaaminen on blogimerkinnöissä kuitenkin huomattavasti akateemista kirjoittamista yleisempää. Lainauksia voidaan käyttää esimerkiksi esittelemään muissa blogeissa käytyä keskustelua merkinnän aiheesta.

Lainatun tekstin erottaminen itse tuotetusta tekstistä ja omista näkemyksistä on blogeissakin tärkeää. Lainatun tekstin yhteydessä on myös aina oltava linkki alkuperäiseen tekstiin, mikäli se vain on julkaistu verkossa.

Yhden tai useamman kappaleen pituiset suorat lainaukset merkitään HTML-kielen blockquote-tunnisteella. Useimmissa blogieditoreissa tämä muotoilu näkyy sisennettynä tekstinä. Lainausta ei siis tule muotoilla erikseen esimerkiksi kursiivilla. Samoin blockquote-tunnistetta käyttävää sisennystä ei tule käyttää muuhun kuin lainauksien merkitsemiseen. Lainausmerkkien käyttö lainauksen yhteydessä ei myöskään ole välttämätöntä, ellei lähdettä mainita suluissa lainatun kappaleen lopussa.

Väliotsikointi

Blogimerkinnät ovat usein lyhyitä, joten väliotsikoiden käyttö on harvinaista, eivätkä blogialustojen editorit yleensä tarjoa valmiita painikkeita niiden määrittelyyn. Mikäli väliotsikointi on tarpeen, näennäisten väliotsikoiden tekemistä tekstin kirjasinkokoa tai painotusta muuttamalla tulee välttää.

Blogeissa onkin käytettävä oikean tasoista otsikkotunnistetta lisäämällä tarvittaessa otsikkotunnisteet koodinäkymästä käsin: HTML-kieli mahdollistaa siis kuuden tasoisia otsikoita, joiden tunnisteet ovat h1, h2, … ja h6 . Blogien sivupohjissa blogin nimi on määritelty lähes poikkeuksetta ensimmäisen (h1) ja merkintöjen otsikot vastaavasti toisen (h2) tason otsikkotunnisteilla. Näin ollen merkinnän väliotsikot on yleensä turvallista määritellä kolmannen tason otsikoksi eli tunnisteella h3.

Kappalejako ja listat

Blogimerkintöjen kappaleet ovat yleensä verkkotekstille tyypillisesti lyhyempiä kuin painetussa tekstissä. Kappaleet tulee erottaa toisistaan käyttämällä kappaletunnistetta (p), ei koskaan hyödyntämällä yhtä tai kahta pakotettua rivinvaihtoa (br).

Listojen määrittelyssä tulee käyttää HTML-kielen listatunnisteita, jotka ovat ol järjestetyille ja ul järjestämättömille listoille. Tarvittavat painikkeet löytyvät useimmista editoreista. Listoja ei siten tule määritellä ranskalaisilla viivoilla, asteriskimerkeillä tai kirjoittamalla numeroita kappaleiden alkuun.

Vältettäviä muotoiluja

Vältettäviä ovat kaikki ne muotoilut, jotka muuttavat tekstin ulkoasua ilman rakenteellista syytä. Kun blogieditori sisältää valmiin toiminnon, tulee karttaa

• tekstilajin, koon tai värin muuttamista suoraan tekstiin
• tekstin keskittämistä tai reunojen kappalekohtaista tasausta
• alleviivauksen käyttämistä tekstikohdan painottamiseen, koska alleviivausta ei verkossa käytetä korostuksena, vaan se on muotoiluna varattu yksinomaan linkeille ja lisätylle tekstille.

Tekstin muokkaaminen julkaisemisen jälkeen

Vaikka blogimerkinnät ovat helposti muokattavissa, kerran julkaistua blogikirjoitusta ei tulisi enää jälkikäteen poistaa tai muuttaa. Selkeitä kirjoitus- tai muotoiluvirheitä voi toki korjata. Joskus merkintään voi olla tarpeen tehdä lisäyksiä, esimerkiksi jos merkinnässä lukijoille esitetty pyyntö ei enää ole ajankohtainen tai jos kirjoittaja haluaa tiedottaa merkinnän keskeisen viestin kumoavan tai sitä täydentävän merkinnän julkaisemisesta.

Merkintään jälkikäteen tehdyt täydennykset on aina osoitettava selkeästi. Oikeaoppinen tapa on merkitä teksti tunnisteella ins, joka esitetään yleensä alleviivattuna. Kun tekstiä halutaan puolestaan poistaa, se merkitään tunnisteella del, joka näkyy tekstissä yliviivauksena. Näiden tunnisteiden käyttö, niin oikeaoppista kuin onkin, on valitettavan harvinaista:

Esseiden viimeinen palautuspäivä on maanantaina 4. keskiviikkona 6. päivä huhtikuuta.

Linkit

1. David Shea: Markup Guide

Intranet – yhteisön tai organisaation sisäiseen käyttöön tarkoitettu, internetteknologiaan perustuva verkkopalvelu tai verkkosivusto – löytyy jo lähes kaikista suurista organisaatioista Suomessa ja ulkomailla. Intranetejä käytetään organisaation sisäisenä viestintä- ja työvälineenä yritysmaailmassa, yliopistoissa ja korkeakouluissa, muissa julkisen sektorin organisaatiossa sekä monissa muissa yhteisöissä.

Intranetin suosioon on monia syitä. Intranet helpottaa tiedonvälitystä ja yhteistyötä erityisesti suurissa kansainvälisesti toimivissa organisaatioissa, joissa mahdollisuus kasvokkain kanssakäymiseen on kustannus- tai muista käytännön syistä hankalaa tai mahdotonta. Tiedonvälityksen nopeus ja kustannustehokkuus tarjoavat mahdollisuuden myös organisaation jäsenten aiempaa tasavertaisempaan kohteluun: tietoa voidaan jakaa kaikille intranetin käyttäjille samanaikaisesti yli aikavyöhykkeiden ja maantieteellisten rajojen. Intranet mahdollistaa internetsivustojen tapaan sekä tiedon tallentamisen että sen välittämisen hyödyntämällä mm. tekstejä, kuvia, grafiikkaa, videoita sekä ääntä. Multimediaominaisuuksiensa lisäksi intranet tukee organisaation sisäistä, monisuuntaista viestintää ja mahdollistaa organisaatiorajat ylittävän yhteistyön ja työn ohjaamisen tarjoamalla virtuaalisia työtiloja tiimien käyttöön.

Intranetin päätehtävinä pidetään yleisesti mm. seuraavia asioita:

• Tiedon jakaminen ja arkistoiminen
• Vuorovaikutuksen lisääminen
• Yhteisön jäsenten tavoittaminen maailmanlaajuisesti ja nopeasti
• Yhteisön strategian esitteleminen ja jalkauttaminen
• Yhteisöllisyyden ja yhteenkuuluvuuden lisääminen maantieteellisistä etäisyyksistä huolimatta
• Yhteisöidentiteetin rakentaminen ja vahvistaminen
• Yhteisön jäsenten tarvitsemien palvelujen ja työvälineiden tarjoaminen

Intranetin strateginen arvo

Intranetit voivat olla operatiivisia välineitä; ne voivat ohjata organisaation tekemään asioita oikein. Intranetit voivat olla myös strategisia välineitä ja ohjata organisaatiota tekemään oikeita asioita. Intranet ei kuitenkaan ole operatiivinen tai strateginen itsestään tai automaattisesti, vaan intranetin rooli ja sen yritykselle tarjoamat hyödyt riippuvat pitkälti siitä, minkälaista sisältöä intranet käyttäjilleen tarjoaa.

Intranetiä pidetään yleisestä strategisena työvälineenä ja viestintäkanavana. Tästä huolimatta esimerkiksi intranetissä julkaistavien uutisten julkaisupäätökset tehdään tyypillisimmin asioiden uutisarvon perusteella (esim. tarjoaa uutta, ajankohtaista, lukijoita yleisesti kiinnostavaa tietoa) niiden strategisen arvon sijasta (esim. tarjottava tieto ohjaa organisaatiota kohti strategisten tavoitteiden saavuttamista). Intranetsisältöjen julkaiseminen on näin ollen usein spontaania ja reaktiivista, ei tavoitteellista ja suunnitelmallista. Sama spontaanius koskee myös intranetin toiminnallisuuksien kehittämistä. Liian usein intraneteihin lisätään blogeja tai wikejä (ks. Intranetsanastoa alla) siksi, että kaikilla muillakin organisaatioilla on nykypäivänä sellaiset. Liian vähän mietitään, miten nämä toiminnallisuudet tukisivat organisaation toimintaa ja millä tavalla ne voisivat tukea organisaation tavoitteiden toteutumista.

Intranetin strategisen arvon kasvattamista ajatellen olisi tärkeää, että intranetin sisältöjen tuottajat eli editorit ymmärtäisivät oman vastuullisen portinvartijan roolinsa organisaation todellisuuden rakentajina. Portinvartijan roolissa toimivat editorit valitsevat, mitä sisältöjä julkaistaan ja mitä jätetään julkaisematta. Omilla julkaisupäätöksillään editorit vaikuttavat siihen, mitä asioita pidetään organisaatiossa tärkeinä ja mitä ei (ks. mm. gatekeeping ja agenda setting -teoriat).

Intranetin strategisen arvon kasvattamiseksi olisi olennaista, että intranetin tavoitteisiin sekä sen kehittämiseen ja sisällöntuotantoon liittyvät päätökset perustuisivat organisaation strategiaan ja tähtäisivät tavoitteiden saavuttamiseen. Luonnollisesti intranetin keskeisenä tavoitteena tulisi olla strategian toteutumisen ja tavoitteiden saavuttamisen tukeminen, ei vain niiden esitteleminen. Tavoitteellisuuden ja suunnitelmallisuuden tulisi korostua intranetsisältöjen tuottamisessa.

Intranetiin pääsy

Intranetin strategisen roolin, mutta myös aiemmin mainittujen intranetin päätehtävien täyttäminen edellyttää, että intranet on laajasti organisaation jäsenten käytössä. On kuitenkin hyvin yleistä, etteivät kaikki organisaation jäsenet pääse intranetiin ja sen tarjoamiin tietoihin ja työvälineisiin. Yritysmaailmassa erityisesti tuotanto-, tehdas- ja asiakaspalveluhenkilöstöllä on harvoin mahdollisuus käyttää intranetiä oman työnsä ohessa. Myöskään paljon matkustavalla myyntihenkilöstöllä tai esim. rakennustyömailla työskentelevillä ei ole mahdollisuutta päästä intranetiin yhtä kätevästi kuin tietokoneen ääressä työskentelevällä toimistotyöntekijöillä.

Monet organisaatiot ovat pyrkineet ratkaisemaan näitä haasteita tarjoamalla jäsenilleen yhteyden intranetiin yhteiskäytössä olevilta tietokoneilta. Toiset ovat puolestaan rakentaneet toimitiloihinsa digitaalisia info-TV:itä, joista organisaation jäsenet voivat ohi kulkiessaan vilkaista ruudulla pyörivät viimeisimmät intranetissä julkaistut uutiset ja muun tärkeän informaation. Osa organisaatioista tarjoaa jäsenilleen mahdollisuuden päästä intranetiin etäyhteyksillä joko tietokoneen tai mobiilipäätelaitteen, esim. matkapuhelimen kautta.

Huolimatta edellä mainituista ratkaisuista osa oganisaatioiden jäsenistä jää aina intranetin tavoittamattomiin syystä tai toisesta, mikä osaltaan pienentää intranetin strategista arvoa. Organisaatioiden täytyykin muistaa, että huolimatta lukuisista vahvuuksistaan, intranet on vain yksi monista sisäisistä viestintäkanavista. Kriittisen tärkeä informaatio tulisi aina jakaa organisaatiossa monia eri kanavia, mm. kasvokkain viestintää hyödyntäen.

Monisuuntaisuus edellyttää avoimuutta

Nykypäivän intranetit ovat pääasiassa portaaleja, jotka tarjoavat keskitetysti pääsyn organisaation tietovarastoihin, työkaluihin, järjestelmiin ja palveluihin sekä työssä päivittäin tarvittaviin tietoihin, ohjeisiin ja työvälineisiin sekä yhteydet muihin organisaation jäseniin ja yhteisöihin. Yritysmaailmassa intranetit tarjoavat ympäristön, jossa työntekijöille tarjotaan kaikille yhteisten konsernitason sisältöjen ja työvälineiden lisäksi sisältöjä myös mm. hänen työtehtäviinsä ja vastuualueeseensa, maantieteelliseen sijaintiinsa sekä edustamaansa yksikköön tai divisioonaan perustuen. Näin ollen työntekijä saa yhdellä näkymällä ja yhdellä sisään kirjautumisella tarvitsemansa tiedon ja tarvitsemansa välineet.

Perinteisesti intranetit ovat tukeneet johdon viestien välittymistä organisaation jäsenille eli ylhäältä alaspäin suuntautuvaa viestintää. Palaute- ja keskustelukanavien myötä ne ovat tarjonneet joitain välineitä myös alhaalta ylöspäin suuntautuvaan viestintään. Nykypäivän intranetien haasteena on tukea edellä mainittujen lisäksi myös horisontaalista viestintää organisaation eri osien ja ryhmien välillä sekä näiden sisällä.

Monisuuntaisen viestinnän tukemisen haasteet eivät kuitenkaan aina liity teknologiaan vaan asenteisiin – lähinnä avoimuuteen. Liian usein kaikille tarjottavat, yhteiset sisällöt kertovat saavutuksista ja onnistumisista samalla, kun haasteista ja mahdollisista epäonnistumisista ei puhuta kasvojen menetyksen ja rangaistuksen pelosta johtuen. Negatiivisista asioista pitäisi kuitenkin keskustella organisaation sisällä avoimesti, jotta organisaatio voisi oppia ja kehittyä.

Intranetit muutoksen tukena

Monissa suurissa organisaatiossa on aiemmin ollut useita, erillisiä intranetejä. Organisaatiot ovat kuitenkin viime vuosina lakkauttaneet tai yhdistäneet erillisiä intranetejä yhdeksi, kaikille organisaation jäsenille tarjottavaksi verkkopalveluksi. Tätä on yleensä edeltänyt kaikille yhteisten toimintatapojen ja prosessien jalkautus sekä tiedostettu tarve luoda tai vahvistaa organisaation kulttuuria, identiteettiä ja me-henkeä.

Intranetit ovat näissä muutoksissa usein keskeisessä roolissa mahdollistaen niin muutoksen valmistelun (mm. ryhmätyötilat ja ryhmätyövälineet), muutosviestinnän ja muutosten jalkauttamisen organisaation eri tasoilla, keskustelun ja palautteen keräämisen sekä uusien, yhtenäisten toimintatapojen mukaisen toiminnan tukemisen (mm. raportointi- ja seurantajärjestelmät). Näissä tapauksissa on selvää, etteivät intranetit ole vain viestinnän välineitä, vaan strategisia, monipuolisia kokonaisuuksia, joiden tarjoamien tietojen, järjestelmien ja työvälineiden avulla organisaation jäsenet pystyvät suoriutumaan entistä tehokkaammin tehtävistään ja jotka auttavat ohjaamaan organisaatiota kohti strategian toteutumista ja tavoitteiden saavuttamista.

Intranetsanastoa:

Blogi, http://fi.wikipedia.org/wiki/Blogi
Wiki, http://fi.wikipedia.org/wiki/Wiki

Lähteet:

Lehmuskallio, S. (2006), The uses, roles, and contents of intranets in multinational companies in Finland. Journal of Business and Technical Communication, Vol. 20, No. 3, pp. 288-324,

Lehmuskallio, S. (2008), Intranet editors as corporate gatekeepers and agenda setters. Corporate Communications: An International Journal, Vol. 13, No. 1, pp. 95-111.

McCombs, M. & Shaw, D. (1972), The agenda-setting function of the mass media. Public Opinion Quarterly, Vol. 36, pp. 176-187.

White, D. (1950), The ”gate keeper”: A case study in the selection of news. Journalism Quarterly, Vol. 27, pp. 383-390.