Et välttämättä voi avata tietyllä ohjelmalla tallentamaasi tiedostoa suoraan jollakin toisella ohjelmalla. Syy tähän on se, että useat ohjelmat tallentavat tietoa omaan erityiseen tiedostomuotoonsa. Tietojen siirtäminen ohjelmien välillä onnistuu yleensä ainakin seuraavilla tavoilla:

• Leikepöydän kautta kopioimalla
• Tallentamalla tiedosto muuhun kuin ohjelman oletustiedostomuotoon: esimerkiksi doc-tiedoston tallennus rtf-tiedostoksi.
• Avaamalla halutulla ohjelmalla muu kuin ko. ohjelman oletustiedostomuoto: esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmassa pdf-tiedoston avaaminen.
• Export (Vie) tai Import (Tuo) -toiminnolla: Export-toiminnolla voit viedä tietoa tiedostoon, Import-toiminnolla onnistuu puolestaan tiedon tuonti muokattavaan asiakirjaan (huomaa, että Export (Vie) -toiminto ei ole synonyymi Save (Tallenna) -toiminnolle eikä Import (Tuo) -toiminto ole synonyymi Open (Avaa) -toiminnoille.

Muiden kuin oletustiedostomuotojen käyttö tiedoston tallennuksessa ja avaamisessa

Ohjelmakohtaisen tiedostomuodon käyttö on useimmiten perusteltua, koska tällöin ohjelma tallentaa tiedostoon varmasti kaikki muokkaukset. Tarvittaessa voit kuitenkin helposti muuttaa tiedoston tallennustyypin toiseksi.

Tallennustyypin muuttaminen tapahtuu useimmissa ohjelmissa valitsemalla käyttämäsi ohjelman File (Tiedosto) -valikosta Save as (Tallenna nimellä) ja valitsemalla avautuneen ikkunan alaosasta Save as type (Tallennusmuoto) -luettelo. Luettelossa näet tiedostomuodot, joihin voit tallentaa käsittelemäsi tiedoston. Seuraavassa esimerkkikuvassa tif-muotoinen valokuva  tallennetaan jpeg-muotoon:

Tallentaessasi tiedostoa toiseen tiedostomuotoon, kaikki alkuperäisen tiedostomuodon ominaisuudet eivät aina tallennu uuteen tiedostoon. Tarkista siis uuteen tiedostomuotoon tallentamasi tiedosto tallennuksen jälkeen ja säilytä alkuperäistiedosto kaiken varalta!

Avattavan tiedostotyypin muuttaminen tapahtuu samalla periaatteella kuin yllä kerrottu tiedoston tallennus.

Export-toiminnon käyttö

Monissa – joskaan ei kaikissa – ohjelmissa tiedon vienti toisen ohjelman tunnistamaan muotoon tapahtuu avaamalla ko. tiedosto ja valitsemalla ohjelman File (Tiedosto) -valikosta Export (Vie) -toiminto (toiminnon sijainti voi vaihdella eri ohjelmissa). Tämän jälkeen vientitoiminnolle ilmaistaan, mihin muotoon tieto halutaan viedä.

Alla kuva erään ohjelman Export (Vie) -ikkunasta:

Import-toiminnon käyttö

Tiedon tuontitoiminto löytyy useista, joskaan ei kaikista ohjelmista. Tuontitoiminto löytyy useimmiten ohjelman File (Tiedosto) -valikosta Import (Tuo) -nimellä.