Ryhmätyöskentelyn apuvälineet

Tällä sivulla kerrotaan seuraavista ryhmätyöskentelyä helpottavista ohjelmista ja palveluista:

  • Kalenterivaraukset, ryhmätyötilat ja etätapaamiset
  • OneDrive – tallenna ja jaa tiedostojasi pilvessä
  • Office Online – luo ja muokkaa tiedostoja reaaliaikaisesti selaimella
  • Microsoft Teams – alusta pikaviestintään ja ryhmätöihin
  • Skype for Business
  • Yliopiston wikit
  • Yliopiston blogit

Kalenterivaraukset, ryhmätyötilat ja etätapaamiset

Omat ja ryhmien kanssa tehtävät työt kannattaa hyvissä ajoin oppia aikatauluttamaan muun elämän kanssa. Yliopiston Office 365 -palvelun Outlook-sähköposti- ja kalenteriohjelmisto on kätevin tapa ottaa käyttöön sähköinen kalenteri, joka on kaikkien yliopistolaisten käytössä.

Lisäksi kampuksilla on varattavia ryhmätyötiloja etenkin kirjastojen yhteydessä. Voit varata niitä Outlook-kalenterin avulla. Kalenterin käytöstä ja tilavarausten tekemisestä kerrotaan lisää toisaalla tässä luvussa.

OneDrive – jaa ryhmän tiedostot pilvessä

Pilvipalvelun kautta yhteisten töiden käsittely on helppoa, koska voit jakaa ryhmällesi oikeudet lukea ja muokata yksittäisiä tiedostoja tai kokonaisen kansion.

OWA:sta löytyvässä OneDrivessa voit jakaa sinne tallentamaasi materiaalia kahdella tapaa:

  1. Lisää oikeudet käyttäjille yksitellen. Valitse ensin kansio tai tiedosto, jonka haluat jakaa. Valitse sitten yläpalkista Share. Kun lisäät käyttäjät yksitellen Share-toiminnolla, varmistat, että kukaan muu kuin ryhmän jäsenet eivät pääse katsomaan tai muokkaamaan tiedostoa. Yksittäiselle käyttäjälle jaettu materiaali ilmestyy hänen omaan OneDrive palveluunsa Shared with me -keräilykansion alle, mistä hän löytää aineiston helposti uudelleen.
  2. Luo jaettava linkki, jota klikkaamalla toiset pääsevät käsiksi materiaaliin. Valitse ensin kansio tai tiedosto, jonka haluat jakaa. Valitse sitten yläpalkista Get link. Voit määrittää, pääseekö linkin kautta muokkaamaan vai ainoastaan lukemaan tai lataamaan sen takana olevaa materiaalia. Linkin avulla on helpompaa jakaa tiedosto isolle joukolle, kun voit lähettää saman linkin kerralla kaikille sähköpostissa. Avoimessa linkkijaossa on toisaalta riski tiedon hallitsemattomasta leviämisestä. Voit parantaa turvallisuutta rajaamalla sen Helsingin yliopiston käyttäjille koko maailman sijaan.

Voit myös asettaa jaoille voimassaolon päivämäärän, jonka jälkeen jako loppuu. Näin sinun ei tarvitse myöhemmin yrittää muistaa, mitä olet jakanut kellekin.

Lisää tietoa OneDriven peruskäytöstä löydät toisaalla materiaalissa!

Office Online – ryhmätyöskentelyä reaaliaikaisesti selaimella

OneDrive-pilvipalvelussa olevia Word-, Excel-, PowerPoint- ym. tiedostoja voi käsitellä suoraan pilvessä joko koneelle asennetun Office-ohjelman avulla tai ohjelmien selainversioiden kautta. OneDrive-palvelussa voit valita, avataanko esim. .docx-tiedosto normaalissa Word-ohjelmassa vai selaimella pyörivässä Word Online -kevytversiossa.

open-pudotusvalikossa valittavana vaihtoehdot open in word ja open in word online

Selainversioiden etu on, että ne toimivat selaimessa millä tahansa koneella ja käyttöjärjestelmällä riippumatta siitä, onko koneelle asennettu Microsoft Office-paketti vai ei. Toinen hyöty on se, että tiedostoa muokkaavien muutokset näkyvät reaaliaikaisesti kaikille, joilla on sama tiedosto avoinna.

Office-ohjelmien selainversioissa ei ole kaikkia työpöytäversion ominaisuuksia, eivätkä ne näytä kaikkia muotoiluja aina oikein. Niinpä ne soveltuvat parhaiten luonnosteluun ja alkusisällön tuottamisvaiheeseen. Dokumentin jatkotyöstäminen ja viimeistely voi siis olla tarpeen tehdä ohjelman täysversion avulla.

Microsoft Teams

Teams on Office 365:n monipuolinen ryhmätyöalusta. Teamsin avulla voit

  • Luoda ryhmiä ja lisätä niihin sisältöä ja käyttäjiä
  • Ottaa yhteyttä muihin jäseniin chatin ja ääni- tai kuvayhteyden välityksellä ja jakaa työpöytäsi
  • Lisätä kalenterikutsuihin valmiiksi yhteyslinkin
  • Työstää yhdessä tekstiasiakirjoja, työlistoja, taulukoita ja wikisivuja ym.
  • Hoitaa projektien aikajanoja ja muuta suunnittelua

Teamsin voi asentaa mobiililaitteille sovelluskaupoista. Pöytäkoneille ja kannettaville sen voi asentaa ilmaiseksi muiden Office-kotiohjelmien mukana tulevassa asennuspaketissa. Kertakirjautuminen kaikkiin Office 365-ohjelmiin toimii yliopiston käyttäjätunnuksella.

Skype for Business

Skype for Business löytyy osana Office-pakettia Windows- ja Mac-koneille (tästä kerrottiin lisää aiemmin tässä luvussa). Lisäksi ohjelmasta löytyy versiot myös mobiililaitteille.

Jos koko ryhmä tai joku sen jäsenistä haluaa osallistua virtuaalisesti videopuhelun, ääniyhteyden tai chatin välityksellä, Outlook-kalenterissa voi sopia suoraan Skype for Business -kalenterivarauksen klikkaamalla Skype Meeting -nappia uuden tapahtumaikkunan valikkorivillä. Tällöin varauksen kautta syntyy myös linkki Skype-kokoukseen, johon voi liittyä klikkaamalla kutsussa olevaa linkkiä.

Skypen peruskäyttö on helppoa ja intuitiivista. Yleisimmät käyttötavat lienevät pikaviestin lähettäminen ja videoneuvottelu. Näin pääset alkuun:

  • Kirjoita nimen alkua kenttään (ks. kohta 1 kuvassa alla). Skype täydentää listaa ja ehdottaa sopivia henkilöitä. Kuvassa Anu Pöyry on tavoitettavissa ja lisäksi hänen kanssaan on mahdollista käydä videoneuvotteluja (2).
  • Pikaviestin voit lähettää valitsemalla hiiren kakkospainikkeella Send an IM (Lähetä pikaviesti). Videopuhelun voi aloittaa valitsemalla Start a Video Call (Aloita videopuhelu).
    skypeforbusiness_1
  • Kirjoita viesti avautuvaan viesti-ikkunaan ja paina Enter.
  • Vastaanottaja saa ilmoituksen tulevasta viestistä ja voi hyväksyä sen napsauttamalla Accept (Hyväksy) tai hylätä napsauttamalla Ignore (Ohita) (ks. kuva alla).
    skypeforbusiness_2

Verkkokokouksessa on kuitenkin enemmän läsnäoloa ja vuorovaikutusta siinä, että jokainen pakertaa omalla suunnallaan jotain osaa ryhmän työstä tietämättömänä siitä, missä vaiheessa muut ryhmän jäsenet menevät. Mikäli kasvokkain tapaaminen ei aikataulullisesti ole helppoa tai järkevää ryhmälle, voi hyvin ajoitetulla verkkokokouksella sopia työnjaosta ja sisällöistä tehokkaammin, jotta ryhmätyön aikataulu pitää.

Yliopiston wikit

Yliopiston wikipalvelussa voit perustaa alueen, jolla tallentaa ja työstää yhteistä tekstiä. Wikisivuille voi myös lisätä kuvia ja liitetiedostoja. Helsingin yliopiston wikipalvelu löytyy osoitteessa https://wiki.helsinki.fi.

Etusivun (Dashboard) oikeasta yläreunasta löydät  sisäänkirjautumispainikkeen. Kirjaudu palveluun klikkaamalla Login-painiketta (ks. kuva alla) ja valitsemalla seuraavasta ikkunasta kirjautumistavaksi Helsinki University account. Syötä sitten avautuvassa ruudussa näkyviin kenttiin yliopiston käyttäjätunnuksesi sekä salasanasi sekä napsauta Kirjaudu-painiketta jatkaaksesi.

Ryhmätyö on wikin suola. Jos haluat perustaa wikin esimerkiksi kurssin ryhmätöitä tai harrastejärjestöä varten, tähän tarkoitukseen soveltuu paremmin vapaasti nimettävä ryhmäwiki. Tällaisen voit luoda yksinkertaisella wikialueiden luontityökalulla.

Kun olet luonut itsellesi wikitilan, voit alkaa luoda sinne sisältöä. Vasemmasta yläreunasta löydät Create-painikkeen (ks. kuva alla), jonka avulla voit luoda sivuja ja sisältöä wikitilaasi. Nappia painamalla ruudulle aukeaa ikkuna, josta voit valita joko tyhjän sivun tai jonkin tarjolla olevista sivupohjista.

hywiki2015_create

Klikkaamalla oikean yläreunan Edit-painiketta pääset muokkaamaan sivua. Sivu avautuu editori-ikkunaan, jonka painikkeet ovat useimmille tuttuja tekstinkäsittelyohjelmista. Usean henkilön työstäessä samanaikaisesti samaa sivua näkevät ryhmän jäsenet reaaliaikaisesti missä kohtaa kukin tekee mitäkin muutoksia. Seuraavassa esimerkkikuvassa on havainnollistettu editori painikkeineen.

hywiki2015_editor

Alueen tai yksittäisten sivujen käyttöoikeuksia voi säädellä täysin avoimesta täysin suljettuun. Alueen perustajana pääset määrittelemään perusoikeudet haluamillesi henkilöille  wikialueen oikeasta alalaidasta valikosta Space Tools > Permissions.

Kannattaa huomata, että ylläoleva ohje kattaa vain wikin perustoiminnot. Kattavampaa ohjeistusta löydät HY-wikin pikaohjeesta sivulta https://wiki.helsinki.fi/display/support.

Lisää yleistä tietoa wikeistä löydät ajokortin lisälukemistosta.

Yliopiston blogit

Helsingin yliopisto pitää yllä myös blogipalvelua, jonne kaikilla yliopistolaisilla on mahdollisuus luoda oma blogisivunsa. Blogipalvelu löytyy osoitteesta https://blogs.helsinki.fi. WordPress-alustalla toimiva HY:n blogipalvelu ei automaattisesti edellytä ”päiväkirjatyyppistä” julkaisua. Blogeissa tapahtuukin paljon muunlaista viestintää – etenkin opetusta. Paraikaa lukemasi oppimateriaali on siitä esimerkki.

Oman blogin perustaminen on helppoa. Riittää, kun kirjaudut osoitteessa https://blogs.helsinki.fi/wp-admin/, ja sinulle luodaan automaattisesti käyttäjätunnuksesi perusteella blogi HY:n blogipalveluun (esim. https://blogs.helsinki.fi/rkeskiva).