Tiedonhallinnan suunnittelu

Suunnittele tiedonhankinnan lisäksi myös tiedonhallintaa, esimerkiksi tiedon tallentamista, tiedostojen järjestelyä ja nimeämistä.

Tiedonhallintaan kuuluu esim.

  • tiedostojen nimeäminen ja töiden eri versiot
  • montako varmuuskopiota on ja mihin ne on tallennettu
  • missä yhteistyönä tehtäviä kirjallisia töitä työstetään ja säilytetään
  • missä säilytetään löydettyjen kirjojen ja artikkeleiden tiedot (viitteidenhallinta)

Kun suunnittelet tiedonhaun huolellisesti ja kirjaat muistiin hakusuunnitelman ja hakuprosessin vaiheet, vältät tarpeettomia virheitä ja turhaa työtä. Dokumentoituun suunnitelmaan ja tapahtumiin on helppo palata myöhemmin.

Järjestelmällisten työtapojen omaksuminen säästää aikaa, vaivaa ja hermoja!

Muistiinpanojen hallintaan voit käyttää esim. OneNote- ja OneDrive-ohjelmia, jotka ovat mukana Microsoft365 ProPlus -paketissa.

Kun kirjoitat tieteellistä tekstiä, johon tulee runsaasti lähteitä, voit käyttää viitteidenhallintaohjelmaa lähdeviitteiden hallintaan. Paljon käytettyjä viitteidenhallintaohjelmia ovat esimerkiksi Zotero, Mendeley ja Endnote.

Lue lisää:
Akateeminen aineistonhallinta (Datanhallinnan perusopas)
Viitteidenhallintaohjelmien käyttö (Viitteidenhallinnan opas)

Raimo oli päässyt opinnoissaan vaiheeseen, jossa Raimo viimeisteli ja oikoluki graduaan. Hän pyysi oikolukuun apua myös ystävältään Nelli Nokkelalta. Teksti näytti ystävysten silmiin palauttamiskelpoiselta, eivätkä he huomanneet enää virheitä. Raimo oli juuri palauttamassa gradua, kun hän huomasi, että työstä puuttuu kokonaan lähdeviitteet.
Raimo ei ollut muistanut merkitä lähteitä työskentelyn ohessa ylös. Hän palasi yliopiston kirjastolle ja alkoi etsiä gradussa käyttämiään lähteitä otsa hiessä eri tietokannoista ja kirjoista. Raimo naputti tietokoneella lähteitä työhönsä niin vimmatusti, että hänen koneensa kaatui. Raimo ei saanut konetta enää päälle, eikä hänellä ollut varmuuskopioita gradustaan.
Raimo myöhästyi gradun deadlinesta, koska hän käytti seuraavan viikon käyttämiensä lähteiden etsimiseen ja merkitsemiseen. Hän maksoi paljon rahaa tietokonefirmalle koneensa korjaamisesta ja tiedostojen palauttamisesta. ”Olisinpa heti alusta asti älynnyt merkitä lähdeviitteet ja muistanut tehdä varmuuskopioita”, Raimo mietti ja huokaisi syvään, kun sai gradunsa lopulta palautettua. Nelli oli tyytyväinen, että hänen ei enää tarvinnut kuunnella Raimon tuskailua.

Tutustu tarkemmin tiedostojen tallentamiseen Opiskelijan digitaitojen luvussa Tiedostojen varmuuskopiointi.