Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaamista valtuudettomalta tai sinua vahingoittavalta käytöltä. Käytännössä tietosuoja liittyy pitkälti henkilörekisterien tietoturvallisuuteen.
Tietosuojalain mukaan (Finlex) henkilötieto on henkilöä, hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaava tieto, jonka perusteella henkilö tai hänen perheensä on yksilöitävissä. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, osoite, syntymäaika, sähköpostiosoite tai henkilötunnus ja yliopistolla esimerkiksi opiskelijan kurssisuorituksia koskevat rekisteritiedot.
Henkilötiedot on lain mukaan pidettävä salassa asiattomilta ja ulkopuolisilta. Niiden oikeellisuus on lisäksi varmistettava, eikä niitä saa tuhota tai käsitellä asiattomasti. Merkittävien henkilötietojen on myös oltava saatavilla silloin, kun niitä tarvitaan.
HY:n tietosuojasivuilta löydät tietoa mm. Yliopistolla tapahtuvasta henkilötietojesi käsittelystä.
Tietosuojalaki
Jos sinua yksilöiviä tietoja tallentuu johonkin käyttämääsi palveluun, sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaan oikeus päästä katsomaan ja korjaamaan rekistereihin tallennettuja tietojasi. Laissa on säädetty rekisteröidyille seuraavat oikeudet:
- Tiedonsaantioikeus: rekisterinpitäjä on velvollinen antamaan tietoja henkilötietojesi käsittelystä niitä kerättäessä, koska käsittelyn edellytetään olevan avointa.
- Tarkastusoikeus: sinulla on oikeus käyttää tarkastusoikeutta kun haluat tietää, mitä tietoja sinusta on tallennettu eri rekistereihin. Näin voit myös varmistaa, että sinusta rekisteröidyt tiedot ovat oikeita.
- Oikeus saada tietonsa korjatuiksi: sinulla on oikeus vaatia rekisterinpitäjää korjaamaan rekisterissä oleva virheellinen tieto.
- Kielto-oikeus: sinulla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä sinua koskevia tietoja tiettyihin tarkoituksiin, esimerkiksi koneelliseen suoramarkkinointiin.
Myös syntymäaikasi ja sähköpostiosoitteesi ovat myös henkilötietoa. Se tarkoittaa, että kukaan ei saa lähettää markkinointipostia sähköpostiisi ilman etukäteissuostumustasi.
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, ota yhteyttä ensiksi asianomaisen rekisterin ylläpitäjään. Rekisterinpitäjän tulee informoida rekisteröityjä siitä, miten henkilötietoja käsitellään. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä löytyy tietosuojavaltuutetun sivuilta.
HY:n henkilörekistereitä ovat mm. opintosuoritusrekisteri, tiedot valituista opiskelijoista, harjoitustöiden palautusrekisterit, tenttisuoritukset ja kurssirekisterit sekä verkkokeskustelut.
Jos et saa selvitettyä asiaa rekisterinpitäjän kanssa, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutetun toimistoon. Jos henkilötietojesi käsittelyssä on mielestäsi rikottu tietosuojalakia tai rikoslakia, voit pyytää myös poliisia selvittämään asiaa. Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista ja yllä kuvattujen tietojen lähde: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR
Kaikkia Euroopan unionin jäsenmaita velvoittaa 25.5.2018 voimaan tullut tietosuoja-asetus, jonka tarkoitus on parantaa yksilöiden henkilötietojen suojaa. Se määrittelee ja vahvistaa mm
- minimivaatimukset tiedon huolelliselle käsittelylle
- yritysten ja yhteisöjen velvollisuutta avata, mitä tietoa yksilöistä käsitellään ja miten sekä
- yksilön valtaa omien henkilötietojensa käsittelyyn
Käytännössä jokaisella EU-kansalaisella on oikeus tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, tietää miten tiedot on kerätty sekä tietää miten ja kenen toimesta niitä käsitellään. Lisäksi asetus takaa kansalaisille oikeuden saada korjatuksi mahdolliset väärät tiedot sekä poistaa tietonsa rekistereistä.
Tämän lisäksi tietosuoja-asetus koskee myös tahoja tai palveluita, jotka tallentavat EU-kansalaisten henkilötietoja EU:n ulkopuolelle.
Tietosuoja-asetus velvoittaa rekisterinpitäjät (yleensä yhteisöt ja yritykset) toimimaan läpinäkyvästi siten, että edellä esitetyt oikeudet toteutuvat.
Voit lukea lisää GDPR:stä Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta.
Helsingin yliopiston tietosuojasivuilta löydät tietoa mm. yliopistolla tapahtuvasta henkilötietojesi käsittelystä. Katso erityisesti kohta “Opiskelijoiden henkilötietojen käsittely”.