Esityksen koostaminen

Tällä sivulla kerrotaan diaesityksen koostamisen perusasiat:

  • diaesityksen asetusten valinta
  • diojen lisääminen esitykseen
  • dian rakenteen valinta
  • tekstin kirjoittaminen diaan
  • diaesityksen kirjasinlajit
  • luettelotekstin sisennystasot
  • dian poistaminen esityksestä
  • diojen järjestyksen muuttaminen
  • kuvien käyttö dioissa
  • muut esitysohjelmat

Diaesityksen asetusten valinta

Diaesityksen asetuksissa kerrot esitysgrafiikkaohjelmalle, millaista esitystä olet tekemässä. Diaesityksen tietyt asetukset kannattaa määritellä jo ennen kuin lisäät tietoja yksittäisiin dioihin. Tällaisia ovat mm. esityksen koon ja kuvasuhteen asetukset. PowerPoint-ohjelmassa löydät sivun nauhavalikon Design (Rakenne) -välilehdeltä Customize (Mukauta) -työkaluryhmästä (ks. kuva alla).

pp2016_slidesize

Suluissa olevat luvut ilmentävät esitysnäytön kuvasuhdetta. Kuvasuhde on useimmiten 4:3 projektorilla kankaalle heijastettavassa esityksessä. Tietokoneen tai television ruudulta näytettävään esitykseen kannattaa valita kuvasuhteeksi laajakuva (16:9). Hyväksy tekemäsi määritykset OK-painikkeella.

Tarkempia valintoja voit tehdä klikkaamalla samassa valikossa Customize Slide Size (Mukautettu dian koko).

Diojen lisääminen esitykseen

Aloita uuden esityksen luominen muokkaamalla näytöllä olevaa, tyhjää otsikkodiaa. Tämän jälkeen voit lisätä esitykseesi lisää erilaisia dioja.

Jos uusi dia ei ole näkyvissä, luo uusi diaesitys avaamalla vasemman yläkulman File (Tiedosto) -välilehti ja napsauttamalla sieltä löytyvää New (Uusi) -painiketta. Ohjelma tuo näkyviin uuden otsikkodian ja voit aloittaa esityksesi tekemisen. Alla kuva otsikkodiasta.

office2013_pp_clicktoaddtitle

Lisää uusi dia  esitykseesi napsauttamalla Home (Aloitus) -välilehdeltä New Slide (Uusi dia) -kuvaketta.

Voit siirtyä diasta toiseen pyörittämällä rullahiiren rullaa. Vaihtoehtoisesti voit siirtyä diojen välillä näppäimistön PageUp ja PageDown -painikkeilla tai nuolinäppäimillä.

Dian rakenteen valinta

Useimmissa esitysgrafiikkaohjelmissa on tarjolla sekä valmiita rakennepohjia (Slide layout) että mahdollisuus luoda omia rakenteita esityksiä varten. Toisissa rakennemalleissa on paikat otsikolle ja tekstille, kun taas osassa on paikat esimerkiksi otsikolle ja kuville.

Voit valita dialle haluamasi rakenteen useiden valmiiden rakennemallien joukosta. Seuraava kuva esittää muutamia PowerPoint -ohjelman diarakenteita: ylävasemmalla esityksen “Otsikkodia”, seuraavana “Vain otsikko”-dia, “Otsikko ja teksti” -dia sekä alarivillä “otsikko ja kaksipalstainen teksti”-dia.

pp2016_slidelayout

Esityksen jokaisen dian rakenne voi olla erilainen. Voit lisäksi muuttaa minkä tahansa dian mallia toiseksi milloin tahansa. Valinta tapahtuu seuraavasti:

  1. Valitse Home (Aloitus) -välilehden Slides (Diat) -työkaluryhmästä Layout (Asettelu).
  2. Valitse avautuvasta valikosta haluamasi rakenne. Dian rakenne muuttuu.

Tekstin kirjoittaminen diaan

Voit lisästä diaan tekstiä paikkamerkin kohdalle. Paikkamerkki on tekstikehys, joten käytämme tässä materiaalissa siitä myös kehys-termiä.

Teksti lisätään diaan klikkaamalla kohtaa, jossa lukee Click to add title (Lisää otsikko napsauttamalla) tai Click to add text (Lisää teksti napsauttamalla), sen mukaan kumpaa tekstiä olet lisäämässä:

office2013_pp_addtext

Kirjoittaessasi tekstiä diaan, teksti rivittyy automaattisesti. Enter-näppäimen painalluksella saat käyttöösi uuden rivin eli kappaleen.

Diaesityksen kirjasinlajit

Käytä esityksissäsi yleisiä fontteja, kuten Calibri, Arial, Times New Roman, Courier New jne. Tietokoneella esitettävissä esityksissä suositellaan käytettäviksi pääasiassa päätteettömiä fontteja (lisätietoa kirjaintyypeistä), joita ovat mm. Calibri, Arial, Helvetica ja Futura.

Päätteelliset antiikvakirjaimet (esimerkiksi Times, Times New Roman ja Century Schoolbook) ovat helppolukuisimpia pienemmässä fonttikoossa, ja siksi niitä käytetään useimmiten paperille tulostettavien, pitkien asiakirjojen leipätekstinä.

Luettelotekstin sisennystasot

Diaesityksissä teksteistä tehdään usein luettelomaisia. Kun käytät luettelorakennetta, voit tarvita useampaa kuin yhtä luettelotasoa.

Voit määrittää luettelokohdan sisennystason seuraavasti:

  1. Klikkaa Home (Aloitus) -välilehden Paragraph (Kappale) -työkaluryhmästä löytyvää Increase List Level (Suurenna luettelotasoa) –painiketta:
    office2013_pp_inceaseindent
  2. Kun lopetat kappaleen ja painat Enter-näppäintä, ohjelma olettaa, että haluat pysyä samalla tasolla. Alla olevassa kuvassa näet kaksi eri luettelotasoa.office2013_pp_selkeakalvo
  3. Takaisin edelliselle tasolle pääset Decrease List Level (Pienennä luettelotasoa) –painikkeella:
    office2013_pp_decreaseindent

Dian poistaminen esityksestä

Voit poistaa dioja yksi tai useampi dia kerrallaan. Poistat dian seuraavasti:

  1. Tuo näkyviin poistettava dia.
  2. Paina näppäimistön Delete (Del)– tai Backspace-painiketta. Vaihtoehtoisesti klikkaa diaa oikealla napilla ja valitse listasta Delete Slide (Poista dia).

Diojen järjestyksen muuttaminen

Useimmat ohjelmat tarjoavat diojen järjestyksen vaihtamiseen monia eri tapoja.

View (Näytä) -välilehden Slide Sorter View (Dialajittelunäkymä) -painikkeen avulla pääset siirtymään dialajittelunäkymään, jossa näet esityksesi diat pienennettyinä (ks. kuva alla).

pp2016_slidesorter

Seuraavassa kuvassa näet em. lajittelunäkymän, jossa sinun on helppo muuttaa diojen järjestystä valitsemalla siirrettävä dia tarttumalla siihen hiirellä ja vetämällä dia haluamaasi paikkaan. Näytölle ilmestyy pystysuora katkoviiva, joka osoittaa dian uutta paikkaa. Vapauta hiiren painike siinä kohdassa, johon haluat dian siirtyvän.

office2013_pp_slidesortview

Kuvien käyttö dioissa

Vaikka esitysgrafiikkaohjelmissa on yleensä valmiita diapohjia kuvien esittämistä varten, voit liittää kuvia esityksesi mihin tahansa diaan. Kuvat voivat olla eri sovelluksilla luotuja, näytöltä siepattuja, skannattuja tai vaikkapa ns. ClipArt-piirroskuvia. Yleisesti tuettuja kuvatiedostomuotoja ovat mm. jpeg, bmp ja tiff.

Jos haluat lisätä tietyn kuvan esityksesi kaikkiin dioihin, tee lisäys dian perustyylin asetuksissa (lisätietoa perustyylistä). Näin sinun ei tarvitse muokata jokaista diaa erikseen. Älä kuitenkaan täytä esitystäsi merkityksettömillä kuvilla ja muulla grafiikalla, vaan pyri aina esityksessä selkeyteen!

Kuvan lisääminen

Voit tuoda esitykseesi kuvia, jotka ovat erillisinä kuvatiedostoina (esimerkiksi jpeg-kuvat). Kuvan lisäys tapahtuu seuraavasti:

  1. klikkaa Insert (Lisää) -välilehdellä Picture (Kuva)
  2. määrittele avautuneessa valintaikkunassa kuvan sijaintikansio.
  3. Valitse haluamasi kuva ja klikkaa Insert (Lisää) -painiketta.

pp2016_insertpicture

Muista, että kuvat kasvattavat esitystiedoston koon helposti hyvin suureksi. Jos käytät esityksessäsi kuvia, tarkistathan välillä esityksesi viemän tallennustilan.

Kuvien koon pienentäminen

Kuvien pakkaaminen on yksi tapa pienentää esityksesi vaatimaa tallennustilaa. Kuvien resoluutio (lisää resoluutiosta) pienenee pakkauksessa valintasi mukaan seuraavasti:

  • Pakkaaminen näyttö- ja verkkoesityksiä varten: kuva muutetaan 96 dpi resoluutioon
  • Pakkaaminen tulostusta varten: kuva muutetaan 200 dpi resoluutioon

Jos olet rajannut kuvaa, ohjelma on piilottanut kuvasta rajausalueen ulkopuolelle jäävän osan. Pakkaamisen yhteydessä tämä piilossa oleva alue poistetaan kokonaan ja näin saadaan kuvan tiedostokokoa pienemmäksi.

Kuvan pakkaaminen tapahtuu seuraavasti:

Valitse esityksestäsi kuva, jonka haluat pakata. Avaa Picture Tools (Kuvatyökalut) -valikon Format (Muotoile) -välilehti. Klikkaa Adjust (Säädä) -työkaluriviltä Compress Pictures (Pakkaa kuvat) –painiketta:

pp2016_compresspics

Saat näkyviin valintaikkunan. Valitse Apply only to this picture (Käytä vain tähän kuvaan) -kohdasta, mihin kuviin haluat käyttää pakkaamista. Määritä Target Output (Tulostuskohde) -kohdasta kuvan käyttötarkoitus. Voit myös valita, haluatko poistaa lopullisesti kuvasta aiemmin rajaamasi alueet (Delete cropped areas of pictures). Hyväksy asetukset OK-painikkeella.

pp2016_compresspicsmenu

Kuvien rajaaminen

Edellä käsiteltiiin kuvan rajaamista. Vaikka kuvat kannattaa rajata jo kuvankäsittelyohjelmassa, voit tehdä rajaamisen myös esitysgrafiikkaohjelmassa.

Valitsemalla ensin kuva. Avaa Picture Tools (Kuvatyökalut) -valikon Format (Muotoile) -välilehti. Valitse Size (Koko) -työkaluriviltä Crop (Rajaa).

pp2016_croppics

Muut esitysohjelmat

Verkosta löytyy useita hyviä niin ilmaisia kuin maksullisiakin ohjelmia esitysten tekoon. Eräs suosituimmista on Prezi, jolla voi tehdä helposti näyttäviä esityksiä selaimessa. Yliopistolaiset voivat käyttää Prezin ilmaista Edu-versiota rekisteröitymällä käyttäjiksi helsinki.fi -sähköpostiosoitteesta.

Tutustu Preziin katsomalla lupaavan itseapukirjailija Raimo Keski-Väännön koostama esitys opinnoissa menestymiseen!
Nuolinäppäimillä pääset siirtymään edestakaisin esityksessä, ja painamalla oikean alakulman Full screen -nappia voit katsoa esityksen täysikokoisena.