Tiedostojen varmuuskopiointi

Varmuuskopioinnilla tarkoitetaan tärkeän tiedon kopiointia alkuperäisen tallennuspaikan lisäksi yhteen tai useampaan paikkaan. Onnettomuuden sattuessa voit ottaa tärkeät tiedostot käyttöön varmuuskopiosta. Ikävä kyllä monet laiminlyövät varmuuskopioinnin täysin. Hoida varmuuskopiointi kuntoon, niin et menetä tiedostojasi, vaikka jokin seuraavista vahingoista tapahtuisi:

  • tallennusvälineesi (tietokoneen kiintolevy, puhelin, USB-muisti tms.) tuhoutuu fyysisesti
  • et enää pääse käyttämääsi tallennuspalveluun
  • virus tuhoaa tai muuttaa sinulle tärkeitä tiedostoja
  • joku poistaa vahingossa sinulle tärkeitä tiedostoja
  • tallennusväline katoaa tai se varastetaan
  • pahantekijä kaappaa tallennustilasi tunnukset

Kuinka usein varmuuskopiointi pitäisi tehdä?

Mitä enemmän teet muutoksia sinulle tärkeään tiedostoon, sitä useammin tiedosto on syytä varmuuskopioida. Varmuuskopioinnissa ei ole yhtä oikeaa tapaa tai tallennusvälinettä, vaan sinun kannattaa tehdä varmuuskopioita moneen eri paikkaan. Tallenna kopio tärkeästä tiedostosta esimerkiksi päivittäin verkkoon.

Muista, että varmuuskopiota ei kannata tallentaa samalle välineelle, jossa alkuperäinen versio on. Jos levy hajoaa tai katoaa, menetät alkuperäisen lisäksi myös varmuuskopiosi!

Varmuuskopioiden tekeminen

Vaikka varmuuskopiointi on periaatteessa vain yksinkertaista tiedostojen kopiointia paikasta toiseen, suunnittele varmuuskopiointi huolellisesti. Ota huomioon ainakin seuraavat seikat:

  • ÄLÄ JÄTÄ TÖITÄSI VAIN YHDEN TALLENNUSMEDIAN VARAAN! Pidä tiedostoistasi useita eri tiedostonimille tallennettuja versioita eri tallennusvälineille tallennettuna: vaikkapa “gradu” olisi vaarallista tallentaa vain USB-muistille käyttämällä vain yhtä tiedostonimeä. Parempi onkin luoda tiedostosta useita versioita jollakin itsellesi selkeällä nimeämistavalla (“gradu versio1”, “gradu versio2″… “gradu versio88” tms.) ja tallentaa tiedosto varsinaisen tallennusmediasi lisäksi myös kokonaan toiselle tallennusvälineelle.
  • Päätä, kuinka usein varmistuskopioit työsi jo ennen kuin alat tehdä sitä. Mieti, kuinka pitkältä ajalta olet valmis menettämään tietosi: mitä tiheämmin varmuuskopioit, sitä vähemmän voit menettää.
  • Ole looginen, kun nimeät varmuuskopiot: nimeä varmuuskopio selkeästi ja merkitse mediaan varmuuskopion luontiajankohta.
  • Varmista, että ottamasi varmuuskopio toimii: avaa ainakin osa varmuuskopion sisältävän median tiedostoista.

Raimon ystävä Alisa koki kerran karvaasti, miten varmuuskopiointia ei tule tehdä. Alisa oli kyllä ottanut varmuuskopioita, mutta hän oli tallentanut tärkeät tiedostonsa kotitietokoneensa kiintolevylle – siis samalle tallennusmedialle varsinaisten, muokattavien tiedostojen kanssa. Alisan pikkuveli päätti eräänä päivänä asentaa tietokoneen käyttöjärjestelmän uudelleen, jolloin myös Alisan varmuuskopiot katosivat. Niinpä Alisan luomista ja tietokoneen työpöydälle (Desktop) tallentamista varmuuskopioista ei ollut mitään hyötyä, ja Alisa menetti proseminaarityöhönsä liittyen yli 2 kk työn!

Mihin kannattaa tallentaa?

Verkkolevyt ja pilvipalvelut

Verkko on lähes aina paras paikka varmuuskopioille. Verkkotallennuksen ainoat huonot puolet liittyvät (palvelusta riippuen) isojen tietomäärien siirron hitauteen ja siihen, ettet välttämättä pääse käsiksi tiedostoihisi ilman verkkoyhteyttä.

Voit käyttää verkossa yliopiston sinulle tarjoamia tallennuspaikkoja tai erilaisia ilmaisia pilvitallennuspalveluita. Jälkimmäisiä käyttäessäsi sinun kannattaa muistaa, että luotat tiedostosi täysin ulkopuolisen tahon huomaan, joten lue käyttämäsi palvelun käyttösitoumus, ja käytä ainakin sellaista palvelua, joka salaa tiedostosi!

Helsingin yliopiston opiskelijana sinulla on käytössäsi HY:n verkon palvelimella oleva kotihakemisto, joka varmuuskopioidaan automaattisesti. Löydät lisää tietoa kotihakemiston käytöstä luvusta 2. Kotihakemistoa voi ja kannattaa käyttää myös yliopistoverkon ulkopuolella. Siitä lisää tällä sivulla.

Lisäksi kaikkien yliopistolaisten käytettävissä on Office 365 -palvelun mukana tuleva OneDrive-pilvitallennustila. Sen avulla voit jakamisen ja yhteistyön lisäksi varmuuskopioida tietojasi verkkoon, laitteesi ulkopuolelle.

USB-muistit ja ulkoiset kovalevyt

USB-muisti tai irtokovalevy on kätevä tallennusmedia, koska se kulkee helposti mukana. USB-muisti on kuitenkin altis katoamiselle ja hajoamiselle, joten älä käytä sitä tiedostojen varmuuskopiointiin. USB-muistit on suunniteltu ensisijaisesti tiedon helppoon siirtämiseen paikasta toiseen, ei varmuuskopiointiin!

Mitä tehdä vahingon tapahduttua?

Jos olet laiminlyönyt tiedostojesi varmuuskopioinnin, voit – hyvällä onnella – pelastua katastrofilta. Seuraavat keinot voivat auttaa sinua palauttamaan tärkeän tiedoston:

  • Jos olet vahingossa poistanut tiedoston, joka sijaitsi verkon kotihakemistossasi, saatat pystyä palauttamaan tiedoston aiemman version joko itse tai pyytämällä apua (lisätietoa aiheesta).
  • Jos käyttämäsi ohjelma on asetettu tekemään ajoittaisia (esimerkiksi 10 minuutin välein otettavia) varmuuskopioita, voit parhaimmassa tapauksessa löytää kadottamasi tiedoston sisältämän tiedon käyttämäsi ohjelman hakemistoista tai tietokoneesi temp-kansiosta.
  • Jos sinulla on vastikään tulostettu paperiversio työstäsi, voit lukea työn takaisin sähköiseen muotoon esim. HY:n tulostinlaitteen tekstintunnistustoiminnon avulla.

Jos ainoa kopio sinulle erittäin tärkeästä tiedostosta sijaitsi esimerkiksi kiintolevyllä tai USB-muistilla, älä ota riskejä! Löydät verkosta tuhoutuneiden tiedostojen palauttamiseen käytettäviä datanpalautusohjelmia, mutta niilläkin hävinneen datan palautus onnistuu varsin harvoin. Jos olet valmis maksamaan, käytä datan palauttamiseen asiantuntijaa. Markkinoilta löytyy erilaisia datan palautukseen erikoistuneita yrityksiä, joiden puoleen voit kääntyä katastrofin sattuessa.