Liitetiedostot, tallentaminen ja jakaminen

Tällä sivulla kerrotaan seuraavista asioista:

  • Liitetiedostojen käsittely
  • Tallennustila sähköpostissa
  • Tiedostojen tallennus, jakaminen ja muokkaaminen OneDriven avulla

Liitetiedostojen käsittely

Älä avaa liitetiedostoa, ellet ole varma sen sisällöstä: liitetiedostot saattavat sisältää viruksia! HY:ssä saapuvat sähköpostit tarkistetaan tunnettujen virusten varalta ja havaitut virusviestit tuhotaan automaattisesti. Koska uusia viruksia kuitenkin tulee jatkuvasti, saattaa postilaatikkoosi päästä välillä myös viruksen sisältäviä viestejä. Noudata siis varovaisuutta käsitellessäsi liitetiedoston sisältäviä viestejä! Lisätietoa tietoturvaluvussa.

Liitetiedoston avaaminen

Jos saamasi viestit sisältävät liitetiedostoja, ne näkyvät OWA:n viestinäkymässä klemmarikuvakkeina. Lukunäkymässä liitteet näkyvät viestin yläreunassa vastaanottajien alla, ennen viestin sisältöä:

owa_attachments_download2016

Voit avata liitetiedoston esikatseluun klikkaamalla sitä. Jos haluat tallentaa tiedoston tai avata sen oikeassa ohjelmassaan, klikkaa liitteen vieressä olevaa alaspäin osoittavaa nuolta ja valitse Tallenna (Download). Vaihtoehtoisesti voit myös klikata liitettä hiiren oikealla napilla. Kun valitset Tallenna nimellä (Save link as), pääset valitsemaan liitteelle sopivan tallennuskansion.

Jos käytät Internet Explorer -selainta, ruutuun ilmestyy palkki, jossa kysytään, haluatko avata (Open) vai tallentaa (Save) tiedoston. Kun liitetiedosto on latautunut, voit avata tiedoston joko etsimällä sen tallennuspaikasta tai painamalla Open (Avaa) tai Open Folder (Avaa kansio) tallentamisen yhteydessä avautuvasta ikkunasta (ks. seuraava esimerkkikuva Internet Explorer -selaimesta).

owa_downloads_ie

Huomaa, että Mozilla Firefox -selaimella liitetiedostot tallentuvat oletustallennuskansioon, ellet määritä muuta. Kun lataus on valmis, selaimen oikean yläreunan Downloads (Lataukset) -nuolipainike välähtää. Avaa liite klikkaamalla Downloads-painiketta ja sitten lataamaasi tiedostoa.

owa_ff_raimodownload

Liitetiedoston liittäminen viestiin

Kun haluat liittää viestiin liitetiedoston, esimerkiksi tekstidokumentin tai kuvan, aloita viestin kirjoittaminen normaalisti. Klikkaa viestin kirjoitusikkunan yläreunassa klemmarikuvalla merkattua Lisää (Insert) -painiketta ja valitse Liitteet tai OneDrive-tiedostot (Attachments or OneDrive files). OWA:ssa voit hakea liitettäviä tiedostoja joko OneDrive-pilvestä (josta lisää tietoa myöhemmin tässä luvussa) tai omalta laitteeltasi tai tietokoneeltasi (Computer).

owa_raimo_attach2016

Etsi tiedostoikkunasta haluamasi tiedosto, valitse se hiirellä ja paina Open (Avaa). Valitse avautuvasta ikkunasta vielä Send as an attachment.

Kun olet lisännyt viestiisi liitetiedoston, sen tiedot näkyvät kirjoitusikkunassa. Jos haluat poistaa liitteen, napsauta ristipainiketta liitteen oikeassa reunassa.

owa_raimo_attachedfile2016

Tallennustila sähköpostissa

Sähköpostisi tallennustila on 50 gigatavua. Huomaa, että sähköpostin tallennustila on eri asia kuin henkilökohtaisen kotihakemistosi tallennustila.

Jos lähetät vain tavallisia sähköposteja ja liitetiedostoja, sähköpostisi tallennustila riittää hyvin koko opiskeluajaksi. Tilanne muuttuu, jos lähetät tai vastaanotat paljon suurikokoisia liitetiedostoja. Liitetiedostojen koot vaihtelevat paljon, ja yksi isokokoinen liitetiedosto saattaa viedä helposti satoja megatavuja tallennustilaa. Lisäksi isojen tiedostojen käsittely sähköpostiohjelmalla voi olla hidasta ja vaivalloista.

Tämän vuoksi isoja liitetiedostoja ja suuria määriä tiedostoja kannattaa tallentaa ja jakaa muulla tavalla! Office 365 -palvelun mukana tulee OneDrive-pilvitallennuspalvelu, joka soveltuu hyvin juuri tähän tarkoitukseen.

Tallennus ja jakaminen OneDrivessa

OneDrive on Microsoftin pilvitallennuspalvelu. Muita tunnettuja pilvitallennuspalveluja ovat mm. DropBox, Applen iCloud ja Google Drive. Pilvitallennuspalveluiden idea on tarjota käyttäjille tallennustilaa verkossa. Kun olet tallentanut tiedostosi pilvipalveluun, voit muokata tiedostoja kätevästi missä vain yleisimpien toimisto-ohjelmien selainversioilla. Lisäksi monissa palveluissa – myös OneDrivessä – voit antaa erilaisia luku- ja kirjoitusoikeuksia eri käyttäjille ja käyttäjäryhmille. Ohjelmista on saatavilla myös mobiiliversiot, joilla voit käsitellä ja jakaa tiedostoja missä vain.

Katso tästä lyhyt demovideo, jossa esitellään OneDriven peruskäyttöä!

Omalla tietokoneellasi pääset OneDriveen selaimen avulla OWA:n kautta. Kirjaudu OWA:an sivulla  www.helsinki.fi/office365 ja klikkaa vasemman ylälaidan “vohvelipainikkeen” takaa löytyvää OneDrive-kuvaketta (kuva alla).

owa_voffeli_onedrive

Tallennus

Voit tallentaa olemassa olevan tiedoston  pilveen klikkaamalla Upload-painiketta. Etsi ja valitse tiedosto ja klikkaa Open. Vaihtoehtoisesti voit luoda  uuden tiedoston suoraan pilveen klikkaamalla New. Voit luoda uuden hakemiston  samalla painikkeella.

Jakaminen ja muokkaaminen

Kun olet tallentanut tiedoston pilveen ja haluat jakaa sen, valitse tiedosto  OneDrivessä ja klikkaamaa Share. Saat eteesi ikkunan, johon voit kirjoittaa niiden henkilöiden nimiä ja sähköpostiosoitteita, joille haluat jakaa tiedostosi. Jos henkilö on yliopiston Office 365 -käyttäjä, ohjelma löytää nimen perusteella hänen osoitteensa ja lähettää tiedon jaetusta tiedostosta tai tiedostoista tämän sähköpostiin. Samalla voit valita, saako henkilö täydet kirjoitusoikeudet (Can edit) vai vain lukuoikeudet (Can read) jaettuun sisältöön.

Voit muokata OneDriveen tallennettuja tiedostoja yleisimpien toimisto-ohjelmien selainversioiden avulla. Ryhmä voi kokoontua vaikkapa yhtäaikaisesti muokkaamaan Word-asiakirjaa, kun kukin jäsen klikkaa saman jaetun asiakirjan auki ja avaa sen muokkaustilaan. Tämä onnistuu valitsemalla katselunäkymässä Edit -> Edit in Word Online. Tämän jälkeen jokaisen henkilön muokkaukset ja kommentit näkyvät toisille reaaliaikaisesti. Toisin kuin ohjelmien työpöytäversioissa, selainversiossa muokatut tiedostot tallentuvat automaattisesti reaaliajassa.

Synkronointi

Jos valitset hakemiston OneDrivessa ja klikkaat valikkorivillä Sync, OneDrive luo laitteellesi paikallisen kopion hakemistosta ja sen sisällöstä, ja pitää sen samansisältöisenä (eli synkronoituna) verkkoversion kanssa aina laitteen ollessa kytkettynä verkkoon. Vastaavasti kaikki tähän paikalliseen kansioon tallentamasi tiedostot ja hakemistot ilmestyvät OneDriveen eli pilveen sitä mukaa, kun ohjelma ehtii niitä synkronoimaan.

Synkronoitava kansio löytyy Windowsissa oletusarvoisesti oman profiilikansiosi alta (polun C:\users\käyttäjätunnus) alta OneDriven mukaan nimettynä.

Käytitpä sitten sähköpostia tai pilvitallennusta, muista aina noudattaa palvelun käyttöehtoja. Esimerkiksi arkaluonteisten henkilötietojen välittäminen ja tallennus HY:n Office 365 -palvelun avulla on kielletty palvelun käyttöehdoissa!