Voit lukea ja lähettää sähköpostia useilla eri tavoilla. Monet organisaatiot ja postipalvelut tarjoavat postin käsittelyyn sekä selainpohjaisen sovelluksen että erikseen asennettavan sähköpostiohjelman (esimerkiksi Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Macin Mail tai tekstipohjainen Alpine). Puhelimissa ja tableteissa on usein valmiina omat sovelluksensa, jotka toimivat yhtä hyvin kuin erikseen ladattavat ohjelmat.

Voit lukea Helsingin yliopiston sähköpostia niin sähköpostiohjelmalla kuin selaimella Outlook Web App (OWA) -sovelluksella. OWA:sta löydät tietoa luvusta 2.

Koska eri sähköpostiohjelmat toimivat samalla periaatteella, voit lähettää ja vastaanottaa sähköpostia periaatteessa millä tahansa sähköpostiohjelmalla.

Tässä luvussa kerrotaan erillisen sähköpostiohjelman käytöstä. Erillisohjelman etuja selainsovellukseen verrattuna ovat:

• voit lukea aiemmin saamiasi viestejäsi silloinkin, kun et ole yhteydessä verkkoon
• erillisohjelmaan ei tarvitse kirjautua erikseen joka kerta
• postinluku ja kirjoittaminen on selainsovellusta helpompaa ja nopeampaa
• postia on paljon vaivattomampi käsitellä  fiksusti – esimerkiksi suodattaa tulevat postit automaattisesti sopiviin kansioihin
• voit hyödyntää useita sähköpostitilejä (Email account) eli käsitellä vaikkapa raimo.keski-vaanto@helsinki.fi ja raikku@åmail.com -osoitteiden postia samassa ohjelmassa.
• Etenkin mobiililaitteilla postien luku selaimessa on tarpeettoman tuskaista verrattuna postiohjelman käyttöön.

Sähköpostiohjelman käyttöönotto

Helsingin yliopiston opiskelijana voit asentaa laitteellesi ilmaiseksi Microsoftin Office ProPlus -paketin, jonka mukana tulee Outlook-sähköpostiohjelma (Lisää Officen asentamisesta omille laitteille luvussa 2.2). Käytämme Outlook-ohjelmaa kaikissa tämän luvun esimerkeissä.  Voit kuitenkin soveltaa lähes kaikkia ohjeita myös muihin sähköpostiohjelmiin.

Sähköpostiohjelmat ja -asetukset vaihtelevat käyttöjärjestelmän, sen version sekä laitteen mallin mukaan. HY:n Helpdesk-sivustolta löydät perusohjeen, jolla pääset alkuun asetusten määrittämisessä.

Sähköpostitili

Kun olet asentanut sähköpostiohjelman, tallenna ohjelmaan oman sähköpostiosoitteesi tiedot eli ns. sähköpostili (E-mail account). Eri ohjelmissa tämä tapahtuu eri tavoin (ohjeita löydät tietotekniikkakeskuksen Helpdesk-sivustolta).

Sähköpostitili on paikka, johon sähköposti- ja kalenteriasetuksesi tallennetaan. Sen lisäksi tarvitset jonkin sähköpostipalvelun käyttöoikeuden, eli sinulla tulee olla sähköpostiosoite ja -laatikko valmiina. Helsingin yliopiston opiskelijat saavat automaattisesti laatikon ja osoitteen, joka on yleensä muotoa etunimi.sukunimi@helsinki.fi. Helsingin yliopiston sähköpostista kerrotaan enemmän luvussa 2.

Muista aina noudattaa käyttösääntöjä sähköpostia käsitellessäsi!