Bilagor

Bilagor och delning av filer

Bifogade filer (Attachments) är vilka slags filer som helst som skickas eller mottas som bilagor till e-post.

Skicka inte bifogade filer i onödan, eftersom de tar upp utrymme både i din och mottagarens postlåda.  Dessutom kan det vara svårt att hitta bifogade filer bland meddelanden, och du kan inte heller redigera dem i postlådan.

Kom ihåg att använda kända filformat så att mottagaren kan öppna dem. Läs mera om filtyper i kapitel 1.2.

Om det är möjligt ska du hellre skriva ditt ärende i textfältet eller länka till filer som är sparade någon annanstans på nätet. Olika lagringstjänster (som OneDrive eller Funet Filesender som följer med Office 365-paketet) är oftast bättre lämpade för ändamålet. Lagringstjänsterna erbjuder mångsidigare möjligheter till hantering och begränsning av behörigheter samt redigering och kommentering mellan flera personer.  Tack vare detta är det också enklare och snabbare att göra grupparbeten. Läs mera i andrakapitlet i materialet.

Rekommenderad filstorlek

I många e-postprogram är den tillåtna storleken på bifogade filer begränsad, för att inte överstora bilagor ska blockera mottagarens postlåda. Storleksbegränsningen varierar från system till system (den kan till exempel vara 5 MB, 10 MB eller mera).

Ett meddelande som innehåller en för stor bilaga eller ett filformat som inte godkänns av postservern kan studsa tillbaka till dig som en bumerang utan att det har blivit levererad till mottagaren. Orsaken kan vara en begränsning som din egen eller mottagarens postserver har satt. Det här kan inträffa också om posttjänsten inte godkänner bilagans filformat.

Hantera bifogade filer

De flesta e-postprogram klarar av att både motta och skicka bifogade filer.  Men kom ihåg att bifogade filer kan innehålla olika virus, så öppna aldrig en bilaga om du inte är säker på innehållet!

Skicka bifogade filer

I Outlook kan du bifoga en fil genom att skapa ett nytt e-postmeddelande och klicka på Attach file (Bifoga fil) i meddelandefönstret. Då öppnas en dialogruta där du kan välja fil. Välj den bilaga du vill skicka och klicka på Insert (Infoga). Då bifogas filen till ditt meddelande. Det är artigt att skriva en kort beskrivning av den bifogade filen i meddelandet (se följande bild). Därefter är meddelandet klart att skickas som vanligt.

o2016_treeattached

Du känner igen ett meddelande med en bifogad fil på pappersklämman eller en annan liknande symbol.

outlook2013_raimo_klemmari

Ta emot och öppna bifogade filer

Du kan öppna bifogade filer så här:

  • spara bilagan på datorn i den mapp du vill och öppna bilagan i mappen
  • direkt i e-postmeddelandet genom att klicka på symbolen för bilagan.

Det är bättre att spara den bifogade filen på datorn först. Om du öppnar en bifogad fil direkt kan den öppnas i fel program, endast för läsning – eller inte öppnas alls.

Om du öppnar en bifogad fil direkt på nätet eller i e-postprogrammet, kommer den som standard att sparas i en tillfällig mapp som definierats i programmet. Kom ihåg att spara den bifogade filen i din egen arbetsmapp, om du vill redigera den!

Office-filer som öppnas direkt på nätet och i e-postbilagor öppnas som standard endast i läsläge. Om du vill redigera en bilaga ska du klicka på knappen Enable Editing (Aktivera redigering).enable_editing

I Outlook kan du spara en fil genom att klicka på bilageikonen med den högra musknappen och välja Save as (Spara som) i menyn som öppnas.

Hantera misstänkta bilagor

Om du misstänker att en bifogad fil innehåller ett virus eller ett skadligt program, är det ofta så. Om du inte är säker på att en bifogad fil är ofarlig, ska du helt enkelt radera meddelandet inklusive bilagor. Kom ihåg:

  • En bekant avsändare är ingen garanti för att bilagan är äkta! Virus kan ofta förfalska namnet på avsändaren och därmed skicka dig meddelanden – och bifogade filer – som ser äkta ut.
  • Bilagor som innehåller virus är ofta förklädda så de ser lockande ut och appellerar till dina känslor: meddelandet handlar ofta om t.ex. en tragedi, kärlek, en lotterivinst eller något annat som vädjar till känslorna för att lura dig att öppna bilagan.
  • Då man hanterar bilagor är det alltid bäst att vara misstänksam och fundera på om avsändaren har gett en tillräckligt bra förklaring för bilagans innehåll. Meddelandets språkstil, avsändare eller bilagans ikon är enkla att förfalska. Även ett meddelande på finska eller svenska eller ett meddelande av en vän kan innehålla virus!

Många postsystem (bland annat postsystemen vid HU) förhindrar att vissa filtyper sänds och tas emot. De filtyper som begränsningen gäller är bland annat många programfiler med ändelser som exe, bat, com, scr, vbf eller pif. Oavsett är det bäst att alltid kontrollera vilken typ av fil en bilaga består av! Var också särskilt försiktig med bilagor med dubbla filtillägg: det första av dem är oftast falskt och finns där för att lura dig att tro att filen är äkta. En fil med dubbla filtillägg kan till exempel heta Photo of my girlfriend.jpeg.exe.