Säkerhetskopior av filer

Med säkerhetskopiering avses att man gör kopior av en viktig fil på ett eller flera medier så att de kan användas om någon olycka sker med originalet. Tyvärr försummar en stor del av datoranvändarna helt att göra säkerhetskopior. För att inte vara som de ska du vara medveten om varför du kan behöva ty dig till en säkerhetskopia. Några orsaker nedan:

  • ditt lagringsmedium (hårddisk, telefon, USB-minne m.m.) kan förstöras fysiskt
  • ett virus kan förstöra eller förändra filer som är viktiga för dig
  • någon kan i misstag radera filer som är viktiga för dig
  • lagringsmediet kan försvinna eller bli stulet
  • en förbrytare kan kapa användarnamn till något av dina lagringsmedier.

Hur ofta borde man säkerhetskopiera?

Ju mera förändringar du gör i en viktig fil, desto oftare borde filen säkerhetskopieras. Det finns inget enda korrekt sätt att säkerhetskopiera eller medium för säkerhetskopior, utan det lönar sig att spara dem på många olika lagringsmedier. Om en fil är riktigt viktig kan man spara en kopia på nätet en gång om dagen.

Kom dock ihåg att det inte lönar sig att spara säkerhetskopian på samma medium som originalet. Om hårdskivan går sönder eller försvinner förlorar du utöver originalet även säkerhetskopian!

Att skapa en säkerhetskopia

Trots att säkerhetskopiering oftast är enkelt kopierande av filer från ett ställe till ett annat är det alltid bäst att vara systematisk också när det gäller säkerhetskopiering. För att du inte ska stöta på problem då du gör säkerhetskopior är det bäst att vara medveten om följande saker:

  • LITA ALDRIG PÅ ENDAST ETT LAGRINGSMEDIUM FÖR DITT ARBETE! Uppehåll olika versioner av dina filer under olika filnamn på olika lagringsmedier: t.ex. dokumentet ”gradu.doc” skulle vara farligt att förvara endast på ett USB-minne under endast ett filnamn. Det är bättre att skapa olika versioner av filen enligt något redigt namngivningssystem (”gradu version1.doc”, ”gradu version2.doc … ”gradu version88.doc”) och lagra filen även på andra medier än ditt vanliga lagringsmedium.
  • Bestäm redan då du påbörjar ditt arbete hur ofta du ska säkerhetskopiera det. Överväg hur lång tids arbete du är beredd att förlora: ju oftare du gör en säkerhetskopia desto mindre kan du förlora.
  • Var logisk då du lagrar dina säkerhetskopior: namnge säkerhetskopiorna tydligt och anteckna på mediet när du har gjort säkerhetskopian.
  • Förvissa dig om att din säkerhetskopia fungerar: öppna minst en del av filerna som du lagrat i mediet som innehåller säkerhetskopian.

Ragnars vän Alisa fick en gång bittert erfara hur man inte ska göra en säkerhetskopia. Alisa hade gjort flera säkerhetskopior, men hon hade lagrat de viktiga kopiorna på hårddisken på sin hemdator – alltså på samma ställe där originalen fanns lagrade. En dag bestämde sig Alisas lillebror för att installera operativsystemet på nytt, och då försvann även Alisas säkerhetskopior. Hon hade alltså ingen nytta av säkerhetskopiorna som hon hade lagrat på skrivbordet (Desktop) och hon förlorade över 2 månaders proseminariearbete på en gång!

Var är det bäst att lagra filer?

Nätverksdiskar och molntjänster

Nätet är nästan alltid det bästa stället att lagra säkerhetskopior på. Den enda nackdelen med att lagra på nätet (beroende på tjänsten) är att går långsamt att överföra stora datamängder och att du nödvändigtvis inte har tillgång till dina filer utan en nätanslutning.

Du kan på nätet använda lagringsplatser som universitetet tillhandahåller eller olika gratis molnlagringstjänster. Då du använder de senare bör du komma ihåg att du överlämnar dina filer i en helt främmande aktörs förvar. Du ska därför läsa tjänstens användningsförbindelse och använd åtminstone en sådan tjänst som krypterar dina filer!

Som studerande vid Helsingfors universitet har du tillgång till en hemkatalog som automatiskt säkerhetskopieras på HU:s webbserver. Mer information om användning av hemkatalogen på universitets datorer finns i kapitel 2. Hemkatalogen kan och bör användas även utanför universitets nätverk. Mer information om detta på denna sida.

Dessutom kan alla studeranden vid universitetet använda OneDrive-molnlagringsutrymmet som medföljer Office 365-tjänsten. Med hjälp av den kan du förutom att dela filer och samarbeta även säkerhetskopiera dina filer på en externa plats på nätet.

USB-minnen och externa hårddiskar

USB-minnen eller löstagbara hårddiskar är behändiga lagringsmedier, eftersom de är lätta att ha med sig. Observera dock att USB-minnen kan lätt komma bort och gå sönder och bör således inte användas för säkerhetskopiering av filer: USB-minnen är inte i första hand utformande för säkerhetskopiering, utan för enkel överföring av data från ett ställe till ett annat!

Vad göra vid olycka?

Om du försummar att säkerhetskopiera dina filer, kan du – med god tur – räddas undan en katastrof. Följande metoder kan hjälpa dig att återställa viktiga filer:

  • Om en fil som du raderat finns i hemkatalogen på nätet, är det möjligt att återställa filen till en tidigare version antingen på egen hand eller genom att be om hjälp (mer information om ämnet).
  • Om ett program som du använder har installerats så att det gör periodiska (till exempel med 10 minuters mellanrum) säkerhetskopieringar, kan du i bästa fall hitta en version av den fil som gått förlorad i programmets katalog eller temp-mappen på din dator.
  • Om du har en färsk utskriven version av ditt arbete kan du skanna arbetet tillbaka i elektronisk form t.ex. med hjälp av textidentifieringsfunktionen (OCR) hos HU:s skrivare (mer information om hur funktionen används).

Om du dock endast har en enda kopia av en mycket viktig fil på till exempel en hårddisk eller ett USB-minne, undvik risker! Visserligen finns det på nätet dataåterställningsprogram som återställer förstörda filer, men även med dessa är sällan möjligt att återställa försvunna data. Om du är beredd att betala ska du använda en sakkunnig för att återställa data. På marknaden finns olika företag som specialiserar sig på att återställa data, till vilka du kan vända dig om det sker en katastrof.