Goda rutiner för bildvisningar

Planera en presentation

Bildpresentationer som ska visas med en videoprojektor är ett bra sätt att presentera information till en större publik om visningen har planerats noggrannt. Det händer dock ofta att man i planeringsskedet glömmer hur en bra visning ser ut.Kom alltså alltid ihåg att det är visningens innehåll som är viktigast.

Ta dig tid för att sammanställa visningen och fundera på vad du vill presentera och för vem. En redig bildpresentation kann indelas i tre avsnitt:

    1. inledningen, där man kort berättar vad visningen kommer att handla om,
    2. det egentliga ärendet där man presenterar fakta med illustrationer, och
    3. sammandraget, där man upprepar huvudpunkterna och gör en slutledning.

Undvik alla onödiga tricks och oredighet. Om du fyller din visning till bräddarna med extravaganta effekter blir den högst sannolikt mycket frånstötande. Använd alltså effekterna endast efter noggrannt övervägande. Idén med effekter är inte att fästa publikens uppmärksamhet på effekterna utan att understryka viktiga delar av presentationen. Försök alltså inte lappa ett svagt innehåll med stora effekter, utan arbeta på innehållet!

Bildstruktur

Då man planerar en bild är det mycket ofta man gör det grova misstaget att man matar in alltför mycket data på en bild: om det är för mycket text på en bild är det oundvikligt att teckenstorleken blir för liten. Man kan använda 7±2 -regeln som en tumregel: en lättläst bild har 7±2 rader text och 7±2 ord per rad. Om texten på en bild ser ut att bli för lång är det bäst att dela upp den på flera bilder.

Om man använder bilder på sin bild borde de ha ett tydligt samband med ämnet för presentationen. Bilder kan visserligen pigga upp en presentation men alltför många bilder kan göra presentationen oredig.

Teckensnitt

Det viktigaste då man väljer teckensnitt är att det är tydligt och lättläst. Välj ett tydligt, stort teckensnitt och undvik snirkliga snitt (som är svåra att läsa, även på nära håll). Ställ in teckenstorleken till minst 18 punkter. Rubrikerna kan vara ännu större.

Använd högst två olika teckensnitt. Om du vill kan du accentuera med olika punktstorlekar, färger, fet stil eller kursivering. Använd sådana effekter med måtta; det är t.ex. svårt att läsa en lång kursiverad text, men kursivering är ett bra sätt att ge eftertryck åt enskilda ord. Däremot är det itne att rekommendera att man använder versaler, d.v.s. stora bokstäver, någon annanstans än i början av meningar, namn eller rubriker.

Färger

Använd samma bakgrundsfärg på alla bilder i din presentation, om det inte finns någon särskild orsak att byta färg. Observera att du genom att utnyttja stilar kan formatera alla bilderna i din presentation på en gång så att du inte alls behöver formatera enskilda bilder.

Välj färgskala enligt behov. En ljus bakgrund passar i allmänhet bäst för t.ex. utskrifter, medan en mörk bakgrund är bättre för presentationer med dataprojektor.

Kontrollera ALLTID att din presentation är lättläst innan du håller den; lägg särskild vikt vid att texten står i tydlig kontrast till bakgrunden. kom ihåg att vissa färgkombinationer kan se obehagliga ut eller vara helt omöjliga att läsa (t.ex. för färgblinda människor).

Diagram och tabeller

Det är bäst att inte lägga in alltför detaljerade tabeller eller dylik information i en bildvisning. Det är bättre att kopiera dem och dela ut dem till deltagarna, och visa ett sammandrag av talen i en tabell, t.ex. som ett diagram.

Ta i beaktande att typen av diagram avsevärt kan påverka hur innehållet gestaltas. Om typen av diagram är fel vald kan det ge helt fel bild av innehållet. Fundera alltså noggrannt på vilken typ av diagram som bäst passar för att förmedla informationen i din presentation.

  • Stapeldiagram används oftast i bildpresentationer. De lämpar sig t.ex. för att jämföra olika data.
  • Linjediagram lämpar sig för att beskriva t.ex. förändringar eller utveckling under en viss tidsperiod.
  • Cirkeldiagram kan illustrera t.ex. fördelningen av en helhet i olika delar. Det är dock bäst att inte använda mer än sex “skivor” i samma diagram: många små andelar kan samlas till en skiva som heter “Övrigt”, vilken i sin tur kan representeras skilt som sitt eget diagram.

Förberedelser för en presentation

Beroende på hur erfaren man är kan det visa sig vara utmanande att utarbeta en tidtabell för sin presentation. Det lönar sig att gå igenom presentationen noggrannt och uppskatta hur lång tid det tar att gå igenom informationen på varje bild. Över 10 bilder, t.ex., är ett ganska stort antal för en presentation på 20 minuter. Bered också tid för problem samt frågor från publiken. Senast i det skede då du utarbetar en tidtabell lönar det sig att avlägsna alla grammatikfel i presentationen.

Själva presentationen

Det är bäst att komma till lokalen där presentationen ska gå av stapeln i god tid, så att du hinner bekanta dig med utrustningen och se till att den fungerar. Det är också bra att erbjuda publiken materialet för din presentation på pappersutskrifter eller på webben redan innan föreställningen, så att publiken kan löadda ner materialet och göra anteckningar direkt i förhandsmaterialet.

Då du håller din presentation är det mycket lockande att vända sig mot bildduken och läsa presentationen ordagrannt direkt från bilderna. Din presentation kommer att verka mycket mera naturlig om du talar till publiken istället för bildduken och talar “med egna ord”.