Formatmallar

Formateringar (indragning, teckensnitt, kanter o.s.v.) som lagras under ett gemensamt namn kallas formatmallar. Mallarna kan användas då någon viss formatering upprepas många gånger i ett dokument.

Det är viktigt att kunna redigera mallarna för varje dokument för att kunna använda dem effektivt. Om man t.ex. vill göra alla rubriker större – eller vill ändra radavstånd i hela brödtexten – behöver man endast göra förändringen i mallen. Formatmallar som används i textbehandlingsprogram är t.ex.:

  •     olika rubriknivåer, bl.a. mallarna Heading 1 (Rubrik 1) och Heading 2 (Rubrik 2)
  •    brödtexten: mallen för själva texten
  •     bildtexter: det finns ofta (men inte alltid) skilda mallar för bildernas beskrivningar
  •     innehållsförteckningstexten: innehållsförteckningen har ofta sin egen mall

Om man använder mallar behöver man inte göra förändringar skilt på varje dokumentsida. Eftersom formatmallarna gör redigeringen av dokument snabbare, lönar det sig att använda dem bl.a. vid textbehandling.

I Offices senaste versioner finns verktygen för att behandla format grupperade på fliken Home (Start) (se bilden nedan).

o2016_styles

Stycke- och textmallar

Det finns två typer av mallar:

  • Styckemallar: inverkar på hela textstycken, t.ex. indragningar och placering av texten. Styckemallarna markeras med symbolen ¶ .
  • Textmallar: påverkar den utvalda texten. Textmallarna markeras med symbolen a.

Om du vill använda en styckemall ska du klicka på stycket du vill formatera.  Om du däremot vill använda en teckenmall ska du välja texten med musen. Sedan kan du byta formatantingen i Format-fönstret (mera om det längre ned på sidan) eller från en mera grafisk formatmeny, som man öppnar genom att klicka på knappen till höger i verktygsgruppen Styles (Format):

office2010_word_styles_button

Då man för musen över de olika formaten i menyn som öppnas ser man hur de påverkar textens formatering. Välj önskat format genom att klicka på det i menyn. På exemplet nedan har muspekaren förts till ett av Words egna format, Subtle Emphasis (Diskret betoning), och den utvalda texten har betonats.

o2016_styles_nuolikuva

Använd de färdiga rubrikmallarna i programmet i långa dokument. Då kan du utnyttja dem senare då du ska strukturera dokumentet och göra innehållsförteckning. Om rubrikmallen inte är lämplig för ditt dokument kan du formatera den som du önskar.

Styckemallen påverkar hela stycket (t.ex. indragningar, radavstånd, teckensnitt och dess formateringar). Textmalen påverkar endast det utvalda textpartiet (t.ex. teckensnitt och dess storlek, färg, understreckningar och specialeffekter).

Om man placerar muspekaren i ett textstycke ser man vilken formatering stycket har i Styles (Formatmallar)-fönstret, som man kan öppna genom att klicka på knappen i nedre högra hörnet av verktygsgruppen, eller alternativt genom att trycka ner tangenterna Alt+Ctrl+Shift+S samtidigt.

o2016_styles_window

Man kan avlägsna alla formateringar på ett utvalt stycke genom att klicka på Clear Formatting (Radera formatering) i stilmenyn i verktygsgruppen Styles (Format), eller på Clear All (Radera alla) i Styles (Formatmallar)-fönstret.

Skapa egna formatmallar

Textbehandlingsprogrammen innehåller flera färdiga mallar. Om ingen av dem är lämpliga för dina behov kan du skapa din egen mall (vi ser närmare på hur man redigerar dem längre fram på den här sidan). Mallen lagras i dokumentet du håller på med.

Då man skapar en ny stil ska man först öppna dokumentet där man vill använda den nya stilen. Sedan klickar man på knappen nere till höger av verktygsfältet för att öppna Styles (Formatmallar)-fönstret. Klicka på knappen New style (Nytt format) (se följande bild) för att börja skapa en ny stil.

o2016_newstylebutton

Nu kommer det upp ett inställningsfönster för den nya mallen (se följande bild) där du kan ge namn åt den i fältet Name (Namn), och välja objektet för mallen (ett stycke, ett tecken, en tabell eller en lista). Sedan ska man välja grunden som den nya mallen baserar sig på. De delar av mallen som du inte redigerar kommer att vara som i grundmallen. Normalvärdet för alla styckemallar är Normal. Om du har skapat någon annan mall som skulle vara lämplig som grund till den nya mallen, kan du välja den från listan vid Style based on (Formatmall baserad på).

I listan Style for following paragraph (Formatmall för följande stycke) kan man välja vilken mall som ska gälla efter att man trycker på Enter efter slutet av stycket. Efter en rubrikmall, t.ex., kommer vanligen mallen Normal.

Programet lagrar den nya formatmallen till mallarna i det öppna dokumentet om du kruxar för New documents based on this template (Nya dokument som baseras på den här mallen). Då kan man uppdatera t.ex. mallen som är normalvärde (Default template) i sitt eget textbehandlingsprogram så att det använder den mall man själv vill ha. Om du inte kruxar för ovannämnda inställning används mallen endast för dokumentet som du håller på med.

o2016_newstylewindow

Klicka härnäst på knappen Format (Format) som du ser på bilden ovan. Då visar programmet formateringsalternativen för mallen. Välj den egenskap du vill formatera. I exemplet på nästa bild är det textstycket som formateras: för att ändra på inställningarna ska man välja Paragraph (Stycke) i menyn Format.

Om du vill formatera andra egenskaper, kan du klicka på Format i den första menyn på nytt och välja dem.

I menyfönstret New Style (Nytt format) kan du se vilken som är grunden för mallen och hurudana förändringar du har gjort till grundmallen då du skapat den nya mallen. Godkänn alla val genom att klicka på OK. Nu är mallen färdig och du kan ta den i bruk via Styles (Formatmallar)-fönstret (fönstret i högra kanten av programmet) eller från formatlistan i verktygsgruppen Styles (Format).

Redigera formatmallar

Det kan hända att du upptäcker att du behöver ändra på formateringen eller inställningarna för textstyckena medan du använder en mall. Då kan du redigera mallen. Förändringarna uppdaterar texten så att de gäller alla stycken som använder samma formatmall.

Med Word kan du redigera mallen genom att klicka med den sekundära musknappen på formatet du vill redigera i  Styles (Formatmallar)-fönstret (se följande bild). Välj Modify (Ändra) ur menyn som öppnas. Då får du fram det bekanta urvalsfönstret där du kan redigera mallen. Godkänn de förändringar du gjort genom att klicka på OK.

o2016_modifymystyle

När du är färdig med förändringarna kommer de automatiskt att tillfogas alla stycken där du använt ifrågavarande formatmall.

Observera att mallarna inte alltid kan överföras helt felfritt från en programversion till en annan. Ta dig alltså tid att redigera dem om du öppnar ditt dokument med en annan programversion eller ett annat textbehandlingsprogram.

Man kan också byta formatmall direkt i ett öppet dokument: gör förändringarna i det stycke där du vill ändra mallen. För muspekaren in i stycket och öppna menyn för mallar i aktivitetsrutan, och välj där alternativet Update to Match Selection (Uppdatera enligt urval).Man kan redigera alla andra mallar utom Normal på det här sättet. Om du vill ändra på den mallen, måste du redigera den via aktivitetsrutan på ovannämnda sätt.

Ta bort formatmallar

Dokument innehåller vissa grundmallar som man inte kan avlägsna, men alla mallar som man själv gör kan man också avlägsna.

Med Word kan man avlägsna mallar genom att med den sekundära musknappen välja formatets namn i Styles (Formatmallar)-fönstret. Programmet visar då ett fönster där du kan radera (Remove, Ta bort) ditt val.