Goda rutiner för skrivande

När man använder textbehandlingsprogram är det nyttigt att känna till vissa rutiner som har visat sig vara bra. Rutinerna är bl.a.:

  • Försök skriva så ordentligt som möjligt från början.
  • Använd stilar! Stilarna är formateringar (indrag, bokstavssnitt, radavstånd m.m.) som lagras under ett gemensamt namn, och som man kan använda för att strukturera sitt dokument (rubriker, brödtext, innehållsförteckning m.m.). Stilar används för att någon viss formatering (storlek, bokstavssnitt o.s.v.) i en text oftast upprepas flera gånger. Om man har definierat formateringen i stilarna, behöver man bara välja den förhandsinställda stilen för en viss textdel (t.ex. en rubrik), och då formateras den enligt stilen man har valt.
  • Det lönar sig att sammanfoga text och bilder först när texten i stort sett är färdig. Det är bäst att planera layouten med början från början av texten.
  • Om möjligt, använd textbehandlingsprogrammets automatiska stavningskontroll. Lita ändå inte för mycket på programmet; du anvsarar i sista handen själv för kvaliteten på din text.
  • Om det blir ofullbordade partier kvar i en text som annars är färdig, kan du markera dem med med någon teckensträng som är lätt at hitta (t.ex. “OFÄRDIG”). Du kan senare söka fram de partien med funktionen Find (Sök) i textbehandlingsprogrammet.
  • Om filstorleken för ditt dokument växer för att du använt bl.a. bilder i det, ska du INTE dela upp dokumentet i flera dokument (om du delar upp det i flera filer kan du t.ex. inte utnyttja stilarna). Kontrollera hellre i sådana fall storleken på bilderna och andra objekt som ingår. Alltför stora bilder gör lätt dokumentfiler överstora. Om dokumentfilen trots passlig bildstorlek blir för stor kan du komprimera filen innan du publicerar den eller t.ex. skickar den till en vän.
  • Om du gör en ny version av ett dokument med endast små förändringar lönar det sig att markera förändringarna med någon av signalfunktionerna i textbehandlingsprogrammet (t.ex. den såkallade highlight-funktionen). Framhävandet av textpartiet gör det lättare att upptäcka förändringarna i texten, särskilt om någon annan ska läsa dokumentet.
  • Om ett dokument är långt och viktigt är det bäst att lagra flera versioner av det medan man arbetar på det.
  • Om man behöver skriva matematiska formler i ett dokument kan man utnyttja bl.a. funktionen formeleditor, symbolfonter samt övre och nedre index. Dessa funktioner kommer att beskrivas närmare på annat håll i detta avsnitt (om formeleditorn kan du läsa mer i Alma).
  • Kom ihåg ergonomin och ta en paus för att sträcka på benen tillräckligt ofta. Man kan förhindra problem med t.ex. axlarna, “mushand” m.m. genom att t.ex använda tangentbordet istället för musen. Läs mera om tangentbordskommandon som underlättar skrivarbetet.