Verktyg för grupparbete

På den här sidan redogör vi för program och verktyg som underlättar grupparbete.

  • Kalenderreserveringar, arbetslokaler för grupper och distansmöten
  • OneDrive – dela gruppens filer i molnet
  • Office Online – grupparbete i realtid med webbläsare
  • Skype for Business
  • Universitetets wikin
  • Universitetets bloggar

Kalenderreserveringar, arbetslokaler för grupper och distansmöten

Det lönar sig att i god tid lära sig schemalägga arbete som du ska utföra själv och grupparbeten med det övriga livet. E-post- och kalenderprogrammet Outlook i universitetets Office365-tjänst är det behändigaste sättet att ta i bruk en elektronisk kalender som används av alla vid universitetet.

Du kan dessutom reservera arbetslokaler för grupper på campus, särskilt i samband med biblioteken. Du kan reservera lokalerna med hjälp av Outlook-kalendern. Läs mera om hur du använder kalendern och reserverar rum här.

OneDrive – dela gruppens filer i molnet

Hanteringen av gemensamma arbeten via molntjänsten är enkelt, för du kan ge din grupp rättigheter att läsa och redigera enskilda filer eller hela mappar.

I OneDrive som finns i OWA kan du dela material som du har sparat där på två sätt: genom att ge användarna rättigheter enskilt eller genom att skapa en länk som som ger användarna tillgång till materialet. Välj först vilken fil eller vilken mapp du vill dela, välj sedan Share eller Get link i övre raden, beroende på hur du vill dela rättigheterna.

När du lägger till användare bland Helsingfors universitets användare enskilt med Share-funktionen säkerställer du att ingen annan än gruppens medlemmar kan se el lerredigera era arbeten. Dessutom visas material som delats med en enskild användare i användarens egen OneDrive-tjänst i samlingsmappen Shared with me och där kan varje gruppmedlem enkelt hitta materialet på nytt.

Med funktionen Get link skapar du en länk. Du kan bestämma om det via länken ska vara möjligt att redigera eller endast läsa eller ladda ner materialet. Det är lättare att ge en stor grupp en länk än att söka och lägga till varje användare särskilt, i stället kan du skicka länken en gång till alla per e-post. När du delar en länk öppet finns det en risk för att länken sprids okontrollerat. Du kan förbättra säkerheten genom att begränsa länken till Helsingfors universitets användare i stället för hela världen.

Du kan också bestämma en giltighetstid för delningen. Då behöver du inte senare försöka minnas vad du har delat till vem.

Mera information om den grundläggande användningen av OneDrive finns här!

Office Online – grupparbete i realtid med webbläsare

Word-, Excel-, PowerPoint- och andra liknande filer kan kan hanteras direkt i molnet med hjälp av det fullständiga Office-programmet som är installerat på datorn eller via programmens webbläsarversioner. I tjänsten OneDrive kan du välja om till exempel en .docx-fil ska öppnas i det normala Word-programmet eller i den lätta Word Online-versionen som finns i webbläsaren.

Fördelen med webbläsarversionen är att den fungerar i webbläsaren på vilken dator och med vilket operativsystem som helst oberoende om det har installerats ett Microsoft Office-paket på datorn eller inte. En annan fördel är att ändringar som görs i filen syns i realtid för alla som har samma fil öppen.

Webbläsarversionerna av Office-programmen innehåller emellertid inte alla egenskaper som skrivbordsversionerna har och de visar inte heller alltid alla formateringar, särskilt de finare, på rätt sätt. Därför lämpar de sig bäst för utkast och utformningen av innehåll under den första produktionsfasen. Den fortsatta bearbetningen av dokumentet och finslipningen kanske måste göras med programmets fullständiga version.

Skype for Business

Skype for Business ingår i Office-paketetet för Windows- och Mac-datorer (vi berättade mera om ämnet tidigare i kapitlet), och därutöver finns det också versioner för mobila enheter.

Om hela gruppen eller en del av medlemmarna emellertid vill delta virtuellt, via videosamtal, med ljudförbindelse eller via chatt är det också möjligt att direkt komma överens om en Skype for Business-kalenderreservering i Outlook-kalendern genom att klicka på Skype Meeting på menyraden i ett nytt händelsefönster. Då uppstår i samband med reserveringen en länk till Skype-mötet och man kan ansluta sig till samtalet via länken i inbjudan.

Den grundläggande användningen av Skype är enkel och intuitiv. De vanligaste användningssätten torde vara att skicka snabbmeddelanden samt videokonferens. Så här kommer du igång:

  • Skriv början av namnet i fältet (se punkt 1 på bilden här nedan). Skype kompletterar listan och föreslår lämpliga personer. I bilden är Anu Pöyry anträffbar och dessutom tillgänglig för videokonferenser (2).
  • Du kan skicka ett snabbmeddelande genom att klicka på Send an IM (Skicka snabbmeddelande) med den högra musknappen. Du kan starta ett videosamtal genom att välja Start a Video Call (Starta ett videosamtal).skypeforbusiness_1
  • Skriv meddelandet i det meddelandefönster som öppnas och tryck på Enter.
  • Mottagaren underrättas om inkommande meddelanden och kan acceptera dem genom att klicka på Accept (Godkänn) eller avböja dem genom att klicka på Ignore (Ignorera) (se bilden nedan).skypeforbusiness_2

Webbmöten erbjuder mera närvaro och växelverkan än om var och en arbetar på sitt håll med en del av gruppens arbete utan att veta i vilket skede de andra gruppmedlemmarnas arbete framskrider. Om det på grund av tidtabellerna inte är möjligt att träffas ansikte mot ansikte kan gruppen med väl inpassade webbmöten effektivare komma överens om arbetsfördelningen innehållet och gruppens tidtabell för arbetet håller.

Universitetets wikin

I universitetets wikitjänst kan du inrätta ett område som en gemensam text kan redigeras och sparas på. Du kan också lägga till bilder och bilagor på wikisidan. Helsingfors universitets wikitjänst finns på adressen https://wiki.helsinki.fi.

Uppe till höger på första sidan (“Dashboard”) hittar du en inloggningsknapp. Logga in på tjänsten genom att klicka på Login-knappen (se bilden nedan) och välja Helsinki University account som inloggningssätt i fönstret som öppnas. Skriv ditt användarnamn och lösenord vid universitetet i fälten i följande fönster och klicka sedan på ”Kirjaudu” för att fortsätta.

Grupparbeten är kryddan i wikier. Om du vill skapa en wiki till exempel för ett grupparbete på kursen eller för en hobbyorganisation lämpar sig en gruppwiki som du fritt kan namnge bättre för ändamålet. En sådan inrättar du med ett enkelt verktyg för att skapa ett wikiområde.

När du har inrättat ett wikiområde kan du börja producera innehåll. I det övre vänstra hörnet hittar du knappen Create (se bilden nedan) som du kan använda för att skapa sidor och innehåll i ditt wikirum. När du klickar på knappen öppnas ett fönster där du kan välja antingen en tom sida eller en modell.

hywiki2015_create

Klicka på Edit i högra övre kanten för att redigera sidan. Då öppnas sidan i ett redigeringsfönster där knapparna är bekanta från ordbehandlingsprogrammen. När flera personer samtidigt redigerar samma sida ser gruppmedlemmarna i realtid vilka ändringar de andra gör. Följande exempelbild visar editor-funktionen och knapparna.

hywiki2015_editor

Du kan justera användarrättigheterna för området eller rentav för enskilda sidor mycket detaljerat från helt öppna rättigheter till helt slutet läge. Som skapare av området kan du bestämma de grundläggande rättigheterna för utvalda personer inom wikiområdet i menyn Space Tools > Permissions i nedre högra kanten.

Det lönar sig att lägga märke till att anvisningen omfattar enbart de grundläggande funktionerna i wikier. Mera ingående anvisningar finns i snabbanvisningen för HU-wikier på sidan https://wiki.helsinki.fi/display/support.

Mer allmän information om wikier finns i tilläggsläsningen för körkortet.

Universitetets bloggar

Helsingfors universitet uppehåller också en bloggtjänst, där alla studeranden och anställda vid universitetet kan skapa sin egen bloggsida. Bloggtjänsten finns på adressen https://blogs.helsinki.fi. HU:s bloggtjänst, som fungerar på WordPress-underlag, kräver inte automatiskt ”dagbokspublikationer”. I bloggarna förekommer många andra slag av kommunikation – framför allt undervisning. Studiematerialet du läser som bäst är ett ypperligt exempel på det.

Det är lätt att starta en blogg. Det räcker med att du loggar in på adressen https://blogs.helsinki.fi/wp-admin/ och du får automatiskt på basis av ditt användarnamn en blogg i HU:s bloggtjänst (till exempel https://blogs.helsinki.fi/rkeskiva).