Goda kalkyleringsrutiner

Då man gör tabeller , diagram eller räknar ihop värdena i kolumner och rader med ett kalkylprogram lönar det sig att beakta följande:

  • När du ska skapa en tabell ska du tänka efter vad som ska komma på raderna och vad som ska komma i kolumnerna. En tabell ser oftast bättre ut om den har mera rader än kolumner (då blir det också lättare att skriva ut tabellen). Om tabellen ska kompletteras senare kan det kännas mera naturligt att lägga till rader än kolumner. Undantaget bestyrker regeln, så tänk alltid efter och se vilket format som passar dig bäst.
  • Då du skriver in data på raderna i en tabell ska du inte lämna tomma kolumner mellan datat.
  • Du kan ändra antalet decimaler som visas i tabellcellerna, men det ändrar inte talets noggrannhet då man kalkylerar med det.
  • Det är en god idé att använda formateringar (bakgrundsfärger, kantlinjer o.s.v.) för att märka ut viktiga data och göra det lättare att vläsa tabellen, men undvik onödig utsmyckning.
  • Trots att det finns många olika representationstyper lönar det sig i allmänhet att använda den enklaste och tydligaste man kan. Ett tredimensionellt pajdiagram, t.ex., kan se fint ut men det är sällan mera tydligt än ett enkelt stapeldiagram.
  • Då man ska skriva ut tabeller är det bäst att använda förhandsvisningen så att man ser om tabellen ryms på pappret. Man kan också skriva ut endast en del av en tabell (genom att måla den del man vill skriva ut).
  • Arrangera alltid  data i tabellen på ett ändamålsenligt sätt (t.ex. datum, namn, variabler o.s.v. i uppåt- eller nedåtstigande ordning). Utnyttja programmets automatiska sorteringsfunktion.
  • Arbetet kan ofta påskyndas avsevärt om man använder relativa referenser (läs mera i kapitlet om cellreferenser) och kalkyleringsformler.
  • Man kan lagra många tabeller i samma tabellfil eller arbetsbok (en tabell kan jämföras med en bild i en bildpresentation). Då är det lättare att överföra data mellan olika tabeller. Nedan en bild av en arbetsbok med tre olika tabeller.
    mybudget2017