Länkning och inneslutning av information mellan olika program

Överföring av information i form av bilder

Om det inte går att överföra information från ett program till ett annat med den vanliga klippa-klistra-metoden kan det vara bäst att överföra information i form av bilder. Detta betyder oftast också att man inte kan redigera bilden i målprogrammet. Om man vill redigera bilden måste man göra ändringarna i den ursprungliga filen och sedan överföra bilden till målprogrammet på nytt (ibland kan det dock vara möjligt att redigera bilden med målprogrammets egna redigeringsfunktioner).

Man överför information i form av bilder på följande sätt:

  1. Välj önskat material ur källprogrammet, öppna sedan Edit (Redigera) och välj Copy (Kopiera).
  2. Gå till målprogrammet, öppna Edit (Redigera) och välj Paste Special (Klistra in special).
  3. Välj alternativet Picture (Bild) i menyfönstret. Programmet lägger in bilden som en bitkarta.

I Office-programmen finns kommandona ovan på fliken Home (Start) och gruppen Clipboard (Urklipp). Observera också att om man importerar information i form av bilder blir filstorleken lätt mycket stor. Använd den här metoden endast om övriga metoder inte fungerar som väntat.

Länkning av information

Med länkning av information (Linking) avser man att information kopieras från ett program till ett annat så att en länk bildas mellan de två programmen. Informationen som ska kopieras stannar kvar i källfilen (t.ex. en fil som lagrats med Excel) och en kopia införs någon annanstans (t.ex. i ett Word-dokument). Då man ändrar på informationen i källfilen ändras den automatiskt också i målprogrammet tack vare länkningen.

Programmen som man använder för länkning bör kunna länka information mellan ett källprogram och ett målprogram: länkning stöds av bl.a. programmen Word och Excel. Länkningen förutsätter också att man lagrar källinformationen som en fil.

Skapa en länk

Med program som stöder länkning gör man det enligt följande princip:

  1. Välj det objekt som ska länkas (t.ex. ett diagram i Excel) i källprogrammet, öppna fliken Home (Start) och välj kommandot Copy (Kopiera).office2013_transfer_chart
  2. Gå till målprogrammet (Word i exemplet) och klicka på nedre delen av menyn Paste (Klistra in på fliken Home (Start). Välj sedan Paste Special (Klistra in special) ur menyn som öppnas.
    o2016_transfer_pastespecial
  3. Välj Paste link (Klistra in länk) ur menyfönstret som öppnas och godkänn genom att klicka på OK. Observera källfilens sökväg på bilden (vid Source).o2016_transer_pastelink
  4. I exemplet länkades en Excel-tabell till ordbehandlingsprogrammet Word. Den egentliga informationen blir alltså kvar i Excel-filen och endast en “avbild” av tabellen syns i Word. Om man redigerar källfilen kommer avbilden att uppdateras automatiskt:office2013_transfer_linkedchart_kavennettu

Uppdatera länkar

Utgångspunkten är att målprogrammet uppdaterar länkarna automatiskt varje gång informationen i källprogrammet redigeras. Om det finns många länkar och man inte vill att programmet uppdaterar dem varje gång, kan man ställa in länkarna så de uppdateras endast då man ger kommandot att uppdatera dem.

Med Word ställer man in länkningarna genom att markera objektet som länkats, trycka på knappen File (Arkiv) i vänstra övre hörnet och sedan välja Edit Links to Files (Redigera fillänkar) i menyn som öppnas. Nedtill i menyfönstret som öppnas är standardvalet Automatic update (Automatisk uppdatering) valt. Byt det till Manual update (Manuell uppdatering) om du vill updatera länkarna manuellt. Om du redigerar informationen i källprogrammet och vill uppdatera den i länken ska du klicka på knappen Update Now (Uppdatera nu) i detta fönster i målprogrammet.

Om man ger ett nytt namn åt källfilen eller flyttar den till en annan lagringsplats ska man komma ihåg att ändra länkens källinformation i målfilen! Det kan man göra med hjälp av knappen Change Source (Ändra källa) i ovanstående fönster. Om man ger målfilen med länkarna till någon annan och vill att länkarna ska fungera måste man också överföra källfilen.

Man kan öppna källprogrammet via fönstret ovan, eller bryta länken genom att klicka på knappen Break Link (Bryt länken) (om du bryter en länk och senare vill att den ska fungera igen måste du skapa den på nytt).

Inneslutning av information

Med inneslutning ab information (Embedding) avses att man t.ex. inför en tabell i ett ordbehandlingsprogram som ett inneslutet objekt så att man kan redigera tabellen genom att dubbelklicka på den i ordbehandlingsprogrammet. Då startar man egentligen kalkylprogrammet inne i ordbehandlingsprogrammet och kommer åt alla funktionerna i kalkylprogrammet. Istället för de ovannämnda programmen kunde man använda t.ex. ett bildbehandlingsprogram och ett ombrytningsprogram.

Om man vill redigera ett inneslutet objekt (t.ex. en Excel-graf i Word) ska man dubbelklicka på objektet, så att programmet (i det här exemplet Word) öppnar objektet (Excel-diagrammet) med den tillämpning som det har skapats med (Excel). Då kan man redigera objektet som man vill.

Kopiering av ett inneslutet objekt från källprogram till målprogram

För att kopiera ett inneslutet objekt ska man göra såhär:

  1. Välj informationen som ska inneslutas från källprogrammet, sedan Copy (Kopiera) från fliken Home (Start).
  2. Öppna målprogrammet och för muspekaren till önskat ställe för objektet. Klicka på nedre delen av menyn Paste (Klistra in) på fliken Home (Start). Välj sedan Paste Special (Klistra in special) ur menyn som öppnas. Välj den importmetod som innehåller ordet “objekt” (t.ex. Microsoft Office Excel Worksheet Object). Godkänn inneslutandet genom att klicka på OK.o2016_transfer_pasteembedded

Skapa innesluten Exceltabell från målprogrammet

Man kan också skapa ett nytt inneslutet Excel-objekt genom att i målprogrammet gå till det ställe där man vill infoga objektet, sedan gå till fliken Insert (Infoga). Klicka på knappen Table (Tabell) och välj Excel Spreadsheet (Excel kalkylblad) från menyn som öppnas. Tabellen kommer att dyka upp i målprogrammet där muspekaren finns.

Öppna menyn Insert (Infoga) och välja funktionen Object (Objekt). Sedan går man till fliken Create new (Skapa nytt). Där kan man välja det program där man vill skapa objektet ur en lista (i exemplet på följande bild skapas en tabell från ett ordbehandlingsprogram). Klicka till slut på OK.

o2016_transfer_createembedded

När man skapar ett nytt objekt syns programmet man använder “innanför” målprogrammet: i exemplet nedan skapas en Excel-tabell som inneslutet objekt i Word. Menyerna, verktygsfälten och rutfältet på bilden hör alltså till Excel, men bakom dem ser vi ett dokument som redigeras med Word.

office2013_transfer_embeddedexcel

Man kan gå ut ur källprogrammet (Excel i exemplet) genom att klicka på dokumentet utanför rutfältets kanter. På det sättet kommer man tillbaka till det ursprungliga programmet (Word). Om källprogrammet har öppnats i sitt eget fönster kan man välja Exit (Avsluta) ur Office-menyn.

Redigera ett inneslutet objekt i målprogrammet

Om man vill redigera ett inneslutet objekt från ett annat program ska man dubbelklicka på objektet med musen. Då öppnas objektet i det program där det ursprungligen har skapats. Använd metoden som beskrevs ovan för att gå ut ur programmet.